Jak najít data v Accessu 2016

Když chcete vystopovat konkrétní záznam právě teď, vytvoření dotazu pro úlohu je příliš náročné. Naštěstí má Access 2016 velmi jednoduchý způsob, jak najít jednu konkrétní část dat v tabulkách a formulářích vašeho projektu: příkaz Najít.

Najít se nachází – velké překvapení zde – v části Najít na kartě Domů, doprovázené ikonou dalekohledu. Do nabídky Najít se můžete dostat také stisknutím Ctrl+F, čímž otevřete dialogové okno Najít.

Přestože se příkaz Najít používá docela snadno, znalost několika triků jej činí ještě výkonnějším, a pokud používáte Word nebo Excel, shledáte triky užitečné i v těchto aplikacích – protože příkaz Najít je Funkce pro celou kancelář.

Rychlé nalezení něčeho

Použití příkazu Najít je velmi přímočarý úkol. Funguje to takto:

Otevřete tabulku nebo formulář, který chcete prohledat.

Všimněte si, že příkaz Najít funguje v zobrazení datového listu a s formuláři aplikace Access a bude dostupný, jakmile se otevře tabulka nebo formulář.

Klikněte do pole, které chcete prohledat.

Příkaz Najít prohledá aktuální pole ve všech záznamech tabulky, takže před zahájením procesu hledání nezapomeňte kliknout na správné pole. Přístupu je jedno, na který záznam kliknete; pokud jste v záznamu ve správném poli, Access přesně ví, ve kterém poli chcete hledat.

Spusťte příkaz Najít.

Můžete kliknout na tlačítko Najít v části Najít na kartě Domů nebo stisknout Ctrl+F.

Otevře se dialogové okno Najít a nahradit, které je připraveno vám sloužit.

Do pole Najít co zadejte text, který hledáte.

Než začnete hledat, věnujte chvíli kontrole pravopisu. Access je docela chytrý, ale není dostatečně jasný, abyste zjistili, že jste ve skutečnosti mysleli instalatéra, když jste napsali plumer.

Dialogové okno Najít a nahradit.

Klepnutím na Najít další spustíte vyhledávání.

• Pokud jsou hledaná data v aktivním poli, příkaz Najít okamžitě vyhledá požadovaný záznam.

  Buňka obsahující hledaná data je zvýrazněna.

  Co když první záznam, který Access najde, není ten, který hledáte? Předpokládejme, že chcete druhého, třetího nebo čtrnáctého Johna Smithe v tabulce? Žádný problém; proto má dialogové okno Najít a nahradit tlačítko Najít další. Pokračujte v klepnutí na Najít další, dokud Access nepřejde k požadovanému záznamu nebo vám neoznámí, že vyhledávání vzdává.

• Pokud Find nic nenajde, naříká nad svým selháním v malém dialogovém okně doprovázeném tímto smutným prohlášením:

  Aplikace Microsoft Access dokončila vyhledávání záznamů. Hledaná položka nebyla nalezena.

Pokud funkce Najít nenalezla, co jste hledali, máte několik možností:

• Můžete to vzdát kliknutím na OK v malém dialogovém okně, aby to zmizelo.

• Můžete zkontrolovat hledání a zkusit to znovu (stále budete muset kliknout na OK, abyste se zbavili dialogového okna s výzvou). Po návratu do dialogového okna Najít a nahradit byste měli zkontrolovat následující věci:

  • Ujistěte se, že jste klikli do správného pole a napsali vše správně v poli Najít.

    Můžete také zkontrolovat speciální možnosti Najít, abyste zjistili, zda některá z nich nenarušuje vaše hledání.

  • Pokud jste nakonec změnili pravopis nebo možnosti, klikněte znovu na Najít další.

Řazení Find na vysoký rychlostní stupeň

Někdy pouhé zadání údajů, které potřebujete do pole Najít, nepřinese požadované výsledky:

• Nalezli jste příliš mnoho záznamů (a nakonec donekonečna klikali na tlačítko Najít další, abyste se dostali k jednomu požadovanému záznamu).

• Záznamy, které se shodují, nejsou ty, které chcete.

Nejlepším způsobem, jak snížit počet chybných shod, je přidat do vyhledávání více podrobností, což sníží počet shod a možná vám poskytne právě ten jeden záznam, který potřebujete najít.

Access nabízí několik nástrojů pro jemné doladění funkce Najít. Chcete-li je použít, otevřete dialogové okno Najít a nahradit kterýmkoli z nich

• Klepnutím na tlačítko Najít na kartě Domů

  nebo

• Stisknutím Ctrl+F

Pokud váš příkaz Najít nefunguje tak, jak si myslíte, že by měl, zkontrolujte následující možnosti. Je pravděpodobné, že alespoň jedna z těchto možností je nastavena tak, aby vylučovala to, co hledáte.

Podívejte se do

Ve výchozím nastavení Access hledá shody pouze v aktuálním poli – podle toho, do kterého pole jste klepli před spuštěním příkazu Najít. Chcete-li Accessu přikázat, aby místo toho prohledával celou tabulku, vyberte z rozevíracího seznamu Hledat položku Aktuální dokument.

Chcete-li prohledat celou tabulku, změňte možnost Hledat.

Zápas

Vaše možnosti jsou následující:

• Jakákoli část pole: Umožňuje shodu kdekoli v poli (nalezení Richarda, Ulricha a Lifestyles of the Rich and Famous ). Toto je výchozí nastavení.

• Celé pole: To vyžaduje, aby hledané výrazy (to, co zadáte do pole Najít) tvořily celou hodnotu pole. Takže Rich nenajde Ulrich , Richlieu , Richarde , nebo Richmond . Nachází pouze bohaté.

• Začátek pole: Rozeznává pouze ty zápasy, které začínají od začátku pole. Rich tedy najde Richmonda, ale ne Ulricha.

  Tato možnost vám umožňuje vložit také jen část jména, zvláště pokud znáte pouze začátek jména nebo začátek adresy.

Chcete-li změnit nastavení Shody, klikněte na šipku dolů vedle pole Shoda a poté vyberte ze zobrazené rozevírací nabídky.

Pomocí možnosti Shoda.

Vyhledávání

Pokud nacházíte příliš mnoho shod, zkuste omezit hledání na jednu konkrétní část tabulky pomocí možnosti Hledat. Hledání říká příkazu Najít, aby se podíval buď

• U všech záznamů v tabulce (výchozí nastavení)

  nebo

• Nahoru nebo dolů od aktuálního záznamu

Kliknutím na záznam v polovině tabulky a následným příkazem Accessu, aby hledal odtamtud dolů, omezíte vyhledávání na spodní část tabulky.

Upřesněte nastavení vyhledávání kliknutím na šipku dolů vedle pole Hledat a výběrem příslušné nabídky z rozbalovací nabídky.

Shodný případ

Zaškrtnutím políčka Rozlišovat malá a velká písmena zajistíte, že výraz, který hledáte, je přesně stejný jako hodnota uložená v databázi, včetně stejných velkých a malých písmen.

Funguje to opravdu dobře, pokud hledáte jméno, nikoli jen slovo, takže při hledání (capital R ) Rich v celé tabulce nebude nalezen bohatý pudinkový topping .

Vyhledávací pole ve formátu

Tato možnost dává Accessu pokyn, aby se podíval na formátovanou verzi pole, nikoli na skutečná data, která jste zadali. „Formátováno“ to znamená s formátováním aplikovaným na obsah – čísla formátovaná jako procenta, data nastavená jako krátká data vs. střední data atd.

Omezení vyhledávání tímto způsobem je užitečné, když hledáte data, ID skladových jednotek nebo jakékoli jiné pole s poměrně specializovaným formátováním.

Zapněte vyhledávací pole ve formátu zaškrtnutím políčka vedle něj.

Toto nastavení nefunguje s Rozlišovat malá a velká písmena, takže pokud je zaškrtnuto Rozlišovat malá a velká písmena, budou pole Hledat ve formátu zobrazena šedě. V takovém případě zrušte zaškrtnutí políčka Rozlišovat velká a malá písmena, aby se zaškrtávací políčko Vyhledat pole ve formátu vrátilo.

Většinu času tato možnost příliš nemění. Ve skutečnosti vás tato konkrétní možnost Najít pravděpodobně zajímá pouze tehdy, když (nebo pokud) prohledáváte mnoho vysoce formátovaných polí.