Jak integrovat Dynamics 365 s Outlook Email

Microsoft bere vážně integraci mezi Outlookem a jeho dalšími aplikacemi a Dynamics 365 rozhodně není výjimkou. Většina firemních uživatelů totiž odpovídá na e-maily celý den. E-maily, které dostáváte, často určují, na jaké úkoly se soustředíte.

Způsob, jakým komunikujete se spolupracovníky i zákazníky, je většinou e-mail. Pokud je tedy váš e-mailový systém oddělený od vašeho front-office CRM (automatizace prodejních sil a zákaznických služeb) a back-office ERP (finance a provoz), budete přepínat mezi odpojenými aplikacemi, vyjímat a vkládat data, pracně stahovat přílohy souborů, vyhledejte tyto soubory a poté vytvořte nové přílohy. Kontakty ve vašem CRM nebo ERP systému budou muset být ručně přidány do vašich e-mailových kontaktů nebo e-mailové adresy budou muset být vyjímány a vkládány tam a zpět. Je jasné, že neexistence těsné integrace mezi vašimi kritickými front-office, back-office a e-mailovými aplikacemi je neefektivní, náchylná k chybám a časově náročná.

Odpovědí společnosti Microsoft na integraci e-mailu Outlooku s Dynamics 365 je Dynamics 365 App for Outlook. Tato aplikace, která je doplňkem Microsoft Office, je preferovanou aplikací, zejména pokud používáte Dynamics 365 na mobilních zařízeních.

Dříve byla základní integrací poskytovanou společností Microsoft aplikace s názvem Dynamics 365 for Outlook (starý název neobsahuje slovo app). Starší aplikace (někdy nazývaná klient Dynamics 365 for Outlook) je stále dostupná z důvodu zpětné kompatibility.

Následující novější funkce jsou součástí Dynamics 365 App for Outlook, ale v Dynamics 365 for Outlook chyběly:

• Umožňuje jedním kliknutím nastavit související záznam (jinými slovy propojit záznam v Dynamics 365, jako je zákaznický účet, s e-mailem aplikace Outlook).
• Zobrazí souhrn informací z Dynamics 365 pro příjemce e-mailu v Outlooku.
• Zobrazí souhrn týkající se záznamu v e-mailu nebo schůzce.
• Kompatibilní s aplikací Outlook Web App.
• Kompatibilní s Outlookem pro Mac.
• Kompatibilní se smartphony a tablety.
• Schopnost sledovat odeslané e-maily.
• Schopnost vytvářet dokumenty hromadné korespondence aplikace Word.

Naštěstí, bez ohledu na to, kterou verzi aplikace Outlook používáte, je Dynamics 365 App for Outlook k dispozici pro nejnovější verze pro všechny tyto verze aplikace Outlook:

• Outlook pro plochu
• Outlook Web App (součástí Office 365)
• Aplikace Outlook Mobile (pro chytré telefony a tablety)

Když je nainstalována aplikace Dynamics 365 App for Outlook, vpravo od vaší e-mailové zprávy se zobrazí podokno Dynamics 365; stejný panel se zobrazí vždy, když nastavujete schůzku. Jediným kliknutím můžete propojit e-mailovou zprávu se záznamem Dynamics 365, jako je případ v Dynamics 365 Customer Service. Propojený e-mail se automaticky stane aktivitou na případu. Jinými slovy, e-mail je nyní součástí případu zákaznických služeb, a je tedy viditelný v obou aplikacích. (Všimněte si, že typ integrace, který umožňuje přenos dat v obou směrech, se nazývá obousměrná integrace nebo synchronizace .)

Chcete-li spustit podokno Dynamics 365 v aplikaci Outlook, klikněte na ikonu Dynamics 365 – to funky logo sestávající ze dvou trojúhelníků a jednoho lichoběžníku. Seznamte se s tímto logem, protože znamená Dynamics 365 Finance and Operations (Enterprise ERP systém) a protože se často objevuje v jiných aplikacích, kde je k dispozici integrace s Dynamics 365.

Logo Dynamics 365.

Pomocí funkcí dostupných v Dynamics 365 App for Outlook můžete

• Podívejte se na informace o svých kontaktech a potenciálních zákaznících Dynamics 365, když si prohlížíte e-maily, schůzky nebo schůzky v Outlooku.
• Propojte e-mailové zprávy, schůzky a schůzky s účtem (zákazníkem), prodejní příležitostí, případem nebo jakoukoli vlastní entitou, kterou jste vytvořili v Dynamics 365.
• Otevírejte účty Dynamics 365 (zákazníci), příležitosti nebo případy přímo z aplikace Outlook.
• Přidejte aktivity (jinými slovy, telefonní hovory, úkoly nebo schůzky) do Dynamics 365 přímo z aplikace Outlook.
• Při vytváření e-mailu nebo schůzky zahrňte do svého e-mailu nebo schůzky v aplikaci Outlook znalostní články a prodejní literaturu z Dynamics 365.
• Sledujte kontakty aplikace Outlook přímo v Dynamics 365.

Chcete-li používat Dynamics 365 App for Outlook, je vyžadována synchronizace příchozích e-mailů do vaší e-mailové schránky na straně serveru. Správce systému možná bude muset provést změny v konfiguraci e-mailu pro vaši organizaci. Tyto změny konfigurace zahrnují vaše předplatné Exchange Online a váš profil e-mailového serveru pro Microsoft Exchange Online a nastavení výchozí metody synchronizace. Poté, co je toto vše nastaveno, dochází k synchronizaci každých 5 minut. Tato frekvence se automaticky zvyšuje na každé 2 minuty, pokud má uživatel mnoho příchozích e-mailových zpráv.

Chcete-li propojit e-mailovou zprávu s účtem Dynamics 365, postupujte takto:

Klikněte na tlačítko Dynamics 365 v podokně e-mailu.
Zobrazí se okno Náhled.

Klikněte na ikonu Set Regarding/Link (dva překrývající se ovály, které vypadají jako články řetězu).
Zobrazí se vyhledávací pole.

Zadejte hledaný text a klikněte na ikonu lupy.
Pod ním se zobrazí seznam účtů a dalších záznamů, které odpovídají textu kritérií vyhledávání. Seznam záznamů můžete omezit pouze na účty kliknutím na tlačítko Účty, které je nad seznamem záznamů.

Chcete-li e-mail propojit, klikněte na účet, se kterým jej chcete propojit.

Můžete také sledovat bez ohledu, což znamená, že e-mail je sledován v rámci Dynamics 365, ale není přidružen (propojen s) konkrétním účtem, kontaktem nebo jinou entitou v rámci Dynamics 365. E-mail se zobrazí v Dynamics 365 ve vašem seznamu sledovaných e-mailů, ale neobjevuje se v souvislosti s prohlížením konkrétního záznamu.

Podmínky používané společností Microsoft k popisu této funkce jsou sledovány, propojeny a nastaveny. Tyto tři termíny se používají poměrně zaměnitelně k popisu e-mailů, které jsou integrovány mezi aplikacemi Outlook a Dynamics 365.

Užitečnou funkcí Dynamics 365 App for Outlook je možnost automaticky přidat kontakt nebo potenciálního zákazníka do systému Dynamics 365 Customer Engagement (jinými slovy CRM) na základě e-mailu, který jste obdrželi. Tím se ušetří stisk kláves a vyhnete se nutnosti přepínat mezi aplikacemi, vyjímat a vkládat data nebo, což je horší, opakovaně klíčovat stejná data.

Chcete-li přidat kontakt do Dynamics 365 od příjemce e-mailu v Outlooku pomocí Dynamics 365 App for Outlook, postupujte takto:

V podokně Dynamics 365, které se zobrazí v aplikaci Outlook, klikněte na znaménko plus (+).
V nabídce, která se objeví, máte na výběr mezi kontaktem nebo potenciálním zákazníkem.

Zvolte Kontakt.
Kontakt se přidá do aplikace Dynamics 365 Customer Engagement.

V podokně Dynamics 365 můžete vytvořit úkol, schůzku nebo telefonní hovor. Jinými slovy, nemusíte procházet, přepínat nebo přepínat aplikace. Podokno Dynamics 365 je vloženo přímo do aplikace Outlook; je součástí aplikace Outlook, ale do Dynamics 365 CRM přidáváte nové záznamy. (Toto je hluboká integrace.)

Chcete-li přidat připomenutí telefonního hovoru z aplikace Outlook do Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), pomocí podokna Dynamics 365 Dynamics 365 App for Outlook, postupujte takto:

Otevřete e-mailovou zprávu v aplikaci Outlook jako obvykle.

Klikněte na ikonu Dynamics 365.
Podokno Dynamics 365 se zobrazí v aplikaci Outlook napravo od okna.

Sledujte e-mail (pokud již není sledován).

Nastavte Ohledně propojit e-mail s konkrétním kontaktem v Dynamics 365.

Klikněte na modré znaménko plus v kruhu v pravém dolním rohu okna O kontaktu.

Zobrazí se rozevírací nabídka s možnostmi Úkol, Schůzka a Telefonní hovor.

Vyberte Telefonní hovor.
Zobrazí se okno Vytvořit telefonní hovor.

Nastavte prioritu a datum splatnosti.
Tato pole jsou volitelná. Povinným polím předchází červená hvězdička.

Datum splatnosti zahrnuje čas, takže nezapomeňte nastavit denní dobu, kdy plánujete zavolat tomuto kontaktu, pokud byl předem domluven konkrétní čas.

Pole Předmět, které je povinné, se automaticky vyplní předmětem e-mailové zprávy jako výchozí.

Předmět můžete přepsat.

Volat od a Volat do se automaticky vyplní vaším uživatelským jménem (Call From) a jménem kontaktu (Call To).

Klikněte na tlačítko Uložit.
Zobrazí se zpráva (zelená), která říká, že telefonní hovor byl úspěšně vytvořen. Telefonní hovor bude přidružen ke kontaktu v Dynamics 365 a v Dynamics 365 vám bude připomenuto, abyste na něj reagovali a uskutečnili telefonní hovor v den splatnosti ve stanovený čas.