Jak filtrovat seznam dat v Excelu 2016

Díky funkci Filtr aplikace Excel 2016 je snadné skrýt vše v seznamu dat kromě záznamů, které chcete vidět. Chcete-li filtrovat seznam dat pouze na záznamy, které obsahují určitou hodnotu, klepněte na tlačítko Automatický filtr příslušného pole, abyste zobrazili rozevírací seznam obsahující všechny položky provedené v tomto poli a vyberte ten, který chcete použít jako filtr.

Excel pak zobrazí pouze ty záznamy, které obsahují hodnotu, kterou jste vybrali v daném poli. (Všechny ostatní záznamy jsou dočasně skryty.)

Pokud záhlaví sloupců tabulky datového seznamu aktuálně nemají v buňkách za názvy polí zobrazena tlačítka rozevíracího seznamu filtrů, můžete je přidat jednoduše kliknutím na Domů→Seřadit a filtrovat→Filtrovat nebo stisknutím Alt+HSF.

Například na obrázku jsem filtroval seznam údajů o zaměstnancích, abych zobrazil pouze ty záznamy, ve kterých je umístění buď Boston nebo San Francisco, kliknutím na tlačítko Automatický filtr v poli Umístění a poté kliknutím na zaškrtávací políčko (Vybrat vše), čímž zrušíte jeho zaškrtnutí. . Poté jsem kliknul na zaškrtávací políčka Boston a San Francisco, abych k nim přidal značky zaškrtnutí, než jsem kliknul na OK. (Je to tak jednoduché.)

Seznam údajů o zaměstnancích po odfiltrování všech záznamů kromě záznamů s Boston nebo San Francisco v poli Umístění.

Poté, co vyfiltrujete seznam dat tak, že se zobrazí pouze záznamy, se kterými chcete pracovat, můžete tyto záznamy zkopírovat do jiné části listu napravo od databáze (nebo ještě lépe do jiného listu v sešitu). Jednoduše vyberte buňky, klikněte na tlačítko Kopírovat na kartě Domů nebo stiskněte Ctrl+C, přesuňte kurzor buňky na první buňku, kde se mají zobrazit zkopírované záznamy, a stiskněte Enter. Po zkopírování vyfiltrovaných záznamů můžete znovu zobrazit všechny záznamy v databázi nebo použít trochu jiný filtr.

Pokud zjistíte, že filtrováním seznamu dat výběrem jedné hodnoty v rozevíracím seznamu polí získáte více záznamů, než se kterými skutečně chcete bojovat, můžete databázi dále filtrovat výběrem jiné hodnoty v rozevíracím seznamu druhého pole. seznam. Předpokládejme například, že vyberete Boston jako hodnotu filtru v rozevíracím seznamu pole Umístění a skončíte se stovkami záznamů Boston zobrazenými v listu.

Chcete-li snížit počet záznamů v Bostonu na lépe spravovatelný počet, můžete vybrat hodnotu (například Lidské zdroje) v rozevíracím seznamu pole Oddělení, abyste dále filtrovali databázi a omezili počet záznamů, se kterými musíte na obrazovce pracovat. Když dokončíte práci se záznamy zaměstnanců Boston Human Resources, můžete zobrazit další sadu tak, že znovu zobrazíte rozevírací seznam pole Oddělení a změníte hodnotu filtru z Human Resources na nějaké jiné oddělení, jako je například účetnictví.

Až budete připraveni znovu zobrazit všechny záznamy v databázi, klikněte na tlačítko Automatický filtr filtrovaného pole (označené výskytem kuželového filtru na jeho rozevíracím tlačítku) a poté klikněte na Vymazat filtr z (následuje názvem pole v závorkách) možnost blízko středu jeho rozevíracího seznamu.

Tlačítka automatického filtru můžete dočasně odebrat z buněk v horním řádku seznamu dat obsahujících názvy polí a později je znovu zobrazit kliknutím na tlačítko Filtr na kartě Data nebo stisknutím Alt+AT nebo Ctrl+Shift+L.