Jak exportovat data do Accessu 2016

Každý objekt Accessu 2016 lze exportovat; nejběžnějšími úlohami exportu je export dat v tabulce nebo dotazu do jiného programu (např. tabulkového procesoru) a export sestavy jako Portable Document Format (běžně známý jako PDF).

Export tabulky nebo dotazu zahrnuje reorganizaci dat, která obsahuje, do jiného formátu. Stejně jako u importu může Access přeložit data do různých formátů souborů v závislosti na vašich potřebách.

Protože lze exportovat každý objekt Accessu, karta Externí data na pásu karet vám nabízí všechny formáty souborů, ve kterých lze objekt exportovat. Pokud jej nemůžete exportovat do určitého formátu, tlačítko tohoto formátu je deaktivováno.

Exportovat formáty

Access exportuje do stejných formátů, které importuje. Access také exportuje do PDF (soubory Adobe Acrobat), XPS (Specifikace papíru XML), Microsoft Word a do přílohy e-mailu.

Export dat tabulky nebo dotazu

Kroky k exportu tabulky nebo dotazu jsou jednoduché:

V otevřené databázi klikněte na tabulku nebo dotaz, který chcete exportovat. Všechny databázové objekty jsou umístěny v navigačním podokně.

Název tabulky nebo dotazu je zvýrazněn.

Klikněte na kartu Externí data na pásu karet.

Skupina tlačítek Export.

Na pásu karet se zobrazí skupina tlačítek Export. Všimněte si následujících funkcí skupiny tlačítek Export:

• Běžné úlohy exportu mají svá vlastní tlačítka.

• Zřídka používané formáty jsou hromaděny; můžete se k nim dostat pomocí tlačítka Více.

Klikněte na tlačítko odpovídající programu, do kterého budete data exportovat.

Krok 1 v dialogovém okně Export – Tabulka Excel dokončen.

Zobrazí se dialogové okno Export přizpůsobené vámi zvolenému formátu.

Dokončete export podle kroků v dialogovém okně Export.

V dialogovém okně Exportovat se zobrazí možnosti pro formát exportovaného souboru:

• Každá volba vyžaduje název souboru (včetně cesty) pro vaše exportovaná data.

• Některé procesy exportu se také zeptají, zda chcete po dokončení exportu otevřít nový soubor.

  Tato druhá funkce může zabránit frustrujícímu hledání po uložení souboru.

Pokud víte, že tento export provedete znovu, zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu.

Zaškrtávací políčko se nachází na poslední obrazovce Průvodce exportem. Po zaškrtnutí políčka budete vyzváni k zadání názvu exportu.

Pás karet obsahuje tlačítko s názvem Uložené exporty. Toto tlačítko použijte, pokud si chcete usnadnit častý export tabulky nebo dotazu. Zde vidíte tabulku exportovanou z Accessu tak, jak se zobrazuje v Excelu. Když spustíte uložený export více než jednou, Access vám sdělí, že cílový soubor již existuje

Exportovaná tabulka Dobrovolníci v Excelu, připravená na cokoli.

Export sestavy do PDF

Chcete-li exportovat zprávu do PDF, postupujte takto:

V otevřené databázi klikněte na sestavu, kterou chcete exportovat. Všechny databázové objekty jsou umístěny v navigačním podokně.

Název sestavy je zvýrazněn.

Klikněte na kartu Externí data na pásu karet.

Na pásu karet se zobrazí skupina tlačítek Export.

Klepněte na tlačítko PDF nebo XPS ve skupině Export.

Zobrazí se dialogové okno Publikovat jako PDF nebo XPS.

Export zprávy Události podle typu do PDF.

Přejděte do složky, do které chcete soubor uložit, a do pole Název souboru zadejte název souboru.

Klepněte na tlačítko Publikovat.

Zpráva se uloží jako PDF do složky a se zadaným názvem souboru.