Jak dotazovat externí databázi v Excelu

Excel poskytuje výkonnou metodu pro získávání informací z externích databází. Nejste omezeni pouze na získání všech informací z konkrétní tabulky. Alternativně můžete dotazovat databázi.

Dotazováním na databázi získáte pouze informace z tabulky, která odpovídá vašim kritériím. Dotaz můžete také použít ke spojení informací ze dvou nebo více tabulek. Proto použijte dotaz k masírování a filtrování dat před tím, než se skutečně umístí do sešitu aplikace Excel.

Dotazování je často nejlepší přístup, když chcete data před importem zkombinovat a když potřebujete data před importem filtrovat.

Chcete-li spustit databázový dotaz a importovat výsledky dotazu, postupujte takto:

1 Na kartě Data vyberte Z jiných zdrojů → Z Microsoft Query.

Excel zobrazí dialogové okno Vybrat zdroj dat.

2Na kartě Databáze určete typ databáze, na kterou se chcete dotazovat.

Chcete-li se například dotazovat na databázi Microsoft Access, klepněte na položku Databáze MS Access a poté na OK.

Na výsledky dotazu se můžete dotazovat kliknutím na kartu Dotazy a výběrem jedné z položek, které jsou zde uvedeny.

Můžete se také dotazovat na krychli OLAP a získat z ní informace. Pokud se chcete dotazovat na dotaz nebo krychli OLAP, poraďte se se správcem databáze. Správce databáze vám může říci, z jakého dotazu nebo krychle OLAP chcete data získat.

3Vyberte databázi.

Excel zobrazí dialogové okno Vybrat databázi. Toto dialogové okno použijte k identifikaci umístění a názvu databáze, kterou chcete dotazovat.

4Ze seznamu adresářů vyberte databázi, kterou chcete dotazovat, a klepněte na OK.

Excel zobrazí dialogové okno Průvodce dotazem – Výběr sloupců.

Pomocí dialogového okna Průvodce dotazem – Vybrat sloupce můžete vybrat, které tabulky a pole tabulky se mají zobrazit ve výsledcích dotazu. V poli Dostupné tabulky a sloupce Excel uvádí tabulky a pole. Zpočátku tento seznam zobrazuje pouze tabulky, ale pole v tabulce můžete zobrazit kliknutím na symbol + vedle tabulky.

5Když uvidíte pole, které chcete jako sloupec v seznamu aplikace Excel, klikněte na jeho pole a potom klikněte na tlačítko se šipkou směřující doprava, které ukazuje na pole seznamu Sloupce ve vašem dotazu.

Chcete-li do seznamu přidat všechna pole v tabulce, klikněte na název tabulky a poté na tlačítko se šipkou směřující doprava, které ukazuje na pole seznamu Sloupce ve vašem dotazu.

Chcete-li pole odebrat, vyberte pole v seznamu Sloupce ve vašem dotazu a poté klikněte na tlačítko se šipkou směřující doleva, které ukazuje na seznam Dostupné tabulky a sloupce.

To vše zní velmi složitě, ale ve skutečnosti tomu tak není. V podstatě vše, co musíte udělat, je identifikovat sloupce informací, které chcete ve svém seznamu Excelu.

6Poté, co určíte, které sloupce chcete v dotazu použít, klikněte na tlačítko Další a filtrujte data dotazu podle potřeby.

Excel zobrazí dialogové okno Průvodce dotazem – Filtrovat data.

Data vrácená jako součást dotazu můžete filtrovat pomocí textových polí Zahrnout pouze řádky. Chcete-li například zahrnout pouze řádky, ve kterých pole zkratky státu zobrazuje CA, klikněte na pole state_abbrev v poli seznamu Sloupec k filtrování. Poté vyberte operaci filtrování Rovná se z prvního rozevíracího seznamu a zadejte nebo vyberte hodnotu CA do druhého rozevíracího seznamu.

Dialogové okno Průvodce dotazem – Filtrovat data provádí stejné druhy filtrování, jaké můžete provádět pomocí příkazu Automatický filtr a příkazu Rozšířený filtr.

7Filtrujte svá data na základě více filtrů výběrem přepínačů A nebo Nebo.

A: Použití filtrů A znamená, že aby byl řádek zahrnut, musí splňovat všechny požadavky na filtr.

Nebo: Použití filtrů nebo znamená, že pokud řádek splňuje jakoukoli filtrovanou podmínku, řádek je zahrnut.

8 Klepněte na tlačítko Další.

Excel zobrazí dialogové okno Průvodce dotazem – Pořadí řazení.

9V dialogovém okně Průvodce dotazem – Pořadí řazení vyberte pořadí řazení pro výsledná data dotazu.

Z rozevíracího seznamu Seřadit podle vyberte pole nebo sloupec, který chcete použít k řazení. Výběrem přepínače Vzestupně nebo Sestupně zvolte, zda má být pole uspořádáno vzestupně nebo sestupně.

Můžete také použít další klíče řazení výběrem polí v prvním a druhém rozevíracím seznamu Pak podle.

Výsledky dotazů seřadíte stejným způsobem, jako řadíte řádky v tabulce aplikace Excel. Řazení funguje stejně, ať už mluvíte o výsledcích dotazu nebo řádcích v seznamu.

10 Klepněte na tlačítko Další.

Excel zobrazí dialogové okno Průvodce dotazem – Dokončit.

11V dialogovém okně Průvodce dotazem – Dokončit určete, kam má Excel umístit výsledky dotazu.

Toto dialogové okno obsahuje přepínače, ze kterých si můžete vybrat, kam chcete umístit data výsledků dotazu: v Excelu, v okně Microsoft Query, které si pak můžete prohlédnout, nebo v krychli OLAP. Obvykle jednoduše chcete vrátit data do aplikace Microsoft Excel a umístit data do sešitu. Chcete-li provést tuto volbu, vyberte přepínač Vrátit data do aplikace Microsoft Office Excel.

12 Klepněte na tlačítko Dokončit.

Po klepnutí na tlačítko Dokončit pro dokončení Průvodce dotazem Excel zobrazí dialogové okno Import dat.

13V dialogovém okně Importovat data vyberte umístění listu pro výsledná data dotazu.

Toto dialogové okno použijte k určení, kam mají být umístěna data výsledků dotazu.

Chcete-li umístit výsledky dotazu do existujícího listu, vyberte přepínač Existující list. Potom identifikujte buňku v levém horním rohu oblasti listu a zadejte ji do textového pole Existující list.

Případně chcete-li umístit data do nového listu, vyberte přepínač Nový list.

14 Klepněte na tlačítko OK.

Excel umístí data do umístění, které jste vybrali.