Jak Access 2019 funguje a jak s ním pracujete

Když se podíváte na všechny aplikace v Microsoft Office 2019 — Word, Excel, PowerPoint, Outlook a samozřejmě Access — uvidíte některé funkce, které jsou konzistentní v celé sadě. Access má několik funkcí společných se zbytkem aplikací sady Microsoft Office. Na několika kartách najdete stejná tlačítka a ve všech aplikacích se zobrazí panel nástrojů Rychlý přístup.

Pokud již víte, jak otevřít, uložit a tisknout například ve Wordu, pravděpodobně jste připraveni dělat stejné věci v Accessu bez jakýchkoli potíží.

Abyste se ujistili, že jste zcela připraveni na přístup, zde je pohled na základní postupy, které vám mohou poskytnout pevný základ, na kterém můžete stavět.

Jak otevřít Access

Přístup se otevírá jedním z několika způsobů. Takže, stejně jako restaurace s velmi obsáhlým menu, někteří lidé budou milovat všechny možnosti a jiní řeknou: „Nemohu se rozhodnout! Na výběr je prostě příliš mnoho možností!“

Nyní se dostanete do situací, ve kterých je jeden ze způsobů očividně nejlepší volbou – ruku na srdce a ten bude správný. Ale co když jste o tom nikdy neslyšeli? Budete se snažit najít moje telefonní číslo (nejsem v seznamu – ha!), abyste mi mohli dát kus své mysli. Abychom vás seznámili se všemi vašimi možnostmi (abyste byli připraveni na každou situaci), zde jsou všechny způsoby, jak otevřít Access:

• Uživatelé Windows 8.1 mohou ke spuštění aplikace použít kteroukoli z několika metod – kliknutím na levý dolní roh obrazovky zobrazíte ikonu Start, stiskněte klávesu Windows na klávesnici, nebo pokud máte dotykovou obrazovku, klepněte na tlačítko Start. Jakmile se zobrazí úvodní obrazovka, klepněte na dlaždici aplikace Přístup.

Pokud jste nedávno používali Access, uvidíte jej v seznamu na levé straně nabídky Start. Stačí vybrat Start→ Microsoft Access 2019 a Access se otevře.

• Poklepejte na jakýkoli existující soubor databáze Access na ploše nebo ve složce (jak je znázorněno). Přístup se otevře automaticky.

Poklepejte na soubor databáze Access a Access se otevře.

Dobrá zpráva: Access 2019 otevře databázové soubory, které jste vytvořili v předchozích verzích Accessu, a měl by podporovat všechny funkce, které jsou v těchto databázových souborech použity. Všechny vaše tabulky by se měly správně otevřít a také sestavy, formuláře a dotazy by měly fungovat dobře.

• Pokud nějaká užitečná osoba přidala Access na panel nástrojů Snadné spuštění (na hlavním panelu), můžete kliknout na ikonu Access 2019 (vypadá jako A na obálce knihy) a je to. Přístup se vám otevře právě tehdy.

Jak vybrat výchozí bod v Accessu

Access je tedy otevřený a (za předpokladu, že jste jej otevřeli z nabídky Start nebo z části Rychlé spuštění na hlavním panelu), zíráte na rozhraní Accessu. Můžete vidět funkce, jejichž účel vám uniká nebo které ještě nevíte, jak je používat.

Podívejte se na způsoby, jak vám Access nabízí, jak začít s vaší databází, ať už se jedná o existující databázi, která vyžaduje práci, nebo novou, kterou jste si naplánovali a připravili.

Otevření existující databáze

No, tohle je ten snadný. Pokud databáze již existuje, můžete ji otevřít kliknutím na kartu Soubor (v levé horní části pracovní plochy) a výběrem Otevřít ze seznamu příkazů, které se zobrazí. Jak je zde znázorněno, otevře se panel zobrazující typy souborů, které můžete otevřít (napravo od dlouhého červeného panelu Soubor), a databáze, které jste naposledy použili. Klepněte na slovo Nedávné v seznamu nalevo a poté klepněte na databázi v seznamu Poslední. Otevře se databáze se seznamem aktuálních tabulek, dotazů, sestav a formulářů na levé straně okna.

Vyberte nedávno použitou databázi ze seznamu Nedávné vpravo.

Když se databáze otevře, můžete otevřít a zobrazit její různé části pouhým poklepáním v tomto levém panelu; cokoli otevřete, se objeví v hlavní, střední části okna. Následující obrázek ukazuje příklad: tabulka připravená k úpravám.

Stávající tabulka, připravená pro další záznamy.

Po otevření tabulky můžete začít zadávat nebo upravovat záznamy. Pokud si chcete pohrát s jakýmikoli existujícími dotazy, můžete je také otevřít kliknutím na ně v seznamu na levé straně pracovní plochy.

Spuštění nové databáze od začátku

Takže nemáte databázi k otevření, co? No, nenech se tím zastavit. Chcete-li začít nový, stačí otevřít Access.

Databázový soubor obsahuje všechny komponenty databáze. Vše spojené s daty je součástí databáze, včetně:

• Všechny tabulky, ve kterých jsou uložena vaše data
• Dotazy, které vám pomohou vyhledávat a používat data
• Přehledy, které ukazují, co jsou vaše data a co znamenají
• Formuláře, které lidem umožňují prohlížet, zadávat a upravovat data

Po otevření aplikace Access klikněte na příkaz Nový na kartě Soubor (pokud to již není aktivní příkaz). Z výsledného zobrazení můžete začít kliknutím na tlačítko Prázdná databáze pracovní plochy (zde zobrazeno).

Klepněte na tlačítko Prázdná databáze plochy ve skupině Nový.

Dále pojmenujte databázi (viz dialogové okno, které se zobrazí na následujícím obrázku) a klikněte na tlačítko Vytvořit.

Pojmenujte databázi něčím, co nahradí obecný DatabaseX.accdb.

X v titulku představuje číslo; Access přiřadí výchozím jménům po sobě jdoucí čísla. Obrázek ukazuje 1 přidanou k názvu souboru.

Pokud je toto vaše absolutně první databáze v nové instalaci Accessu, název souboru nabízený v tomto panelu bude Database1. Pamatujte, že zde nemusíte zadávat příponu souboru; Access vám přidá ten správný.

Co je to za malou žlutou složku v dialogovém okně, kde jste pojmenovali svou novou databázi? Umožňuje vám vybrat si složku (jinou než výchozí složku Dokumenty ve Windows 8/8.1), do které můžete databázi uložit. Po zadání názvu databáze klikněte na ikonu složky a poté pomocí výsledného dialogového okna Soubor Nová databáze vyberte umístění – existující podsložku v Dokumentech, plochu, síťovou jednotku (pokud jste v síti, řekněme na adrese vaší kanceláři) nebo Office 365 OneDrive. Dialogové okno vypadá velmi povědomě každému, kdo používal jakoukoli aplikaci Windows, takže to pro vás nebude nová oblast.

V tomto okamžiku, s vaší novou databází otevřenou, můžete začít zadávat záznamy do své první tabulky nebo začít pojmenovávat svá pole a nastavovat je. Názvy polí jsou v nejvyšším řádku (pole ID je již vytvořeno, ve výchozím nastavení v nové tabulce) a popisek Kliknutím přidáte je na vrcholu sloupce s aktivní buňkou. Pokud se nyní rozhodnete uložit tabulku (klikněte pravým tlačítkem na kartu Tabulka1 a vyberte Uložit), můžete tabulku pojmenovat užitečněji než Tabulka1.

Počínaje šablonou

Access poskytuje šablony (připravené soubory, které fungují podobně jako databázové nástroje na vykrajování souborů cookie) pro potřeby vaší nové databáze. Sadu ikon šablon najdete na stejném panelu Nový, kde jsme právě vybrali Prázdnou pracovní plochu. Jak je znázorněno, můžete si vybrat kategorii šablon kliknutím na kterékoli ze slov pod vyhledávacím polem Hledat online šablony a hledat online šablony v této kategorii.

Prohlédněte si databázové šablony pro vybranou kategorii.

Jakmile je online vyhledávání dokončeno (za předpokladu, že jste v tu chvíli online), objeví se řada velkých tlačítek, jedno pro každou nalezenou šablonu, která odpovídá vašemu vyhledávání. Všimněte si, že napravo se zobrazí větší seznam kategorií – který se má použít, pokud chcete znovu hledat jinou kategorii šablon.