Hromadná korespondence aplikace Word 2007 — Krok 3: Vytváření záznamů

Po definování polí, která potřebujete pro hromadnou korespondenci aplikace Word 2007, je dalším krokem dokončení seznamu adres. Chcete-li to provést, vytvořte seznam záznamů zadáním dat pro každé pole v každém záznamu. K tomu dojde v dialogovém okně Nový seznam adres. Pamatujte, že pole jsou sloupce a záznamy jsou řádky.

Zadejte data prvního pole.

Stiskněte Tab pro vstup do dalšího pole.

Pokračujte ve vyplňování údajů a stisknutím klávesy Tab se můžete pohybovat mezi poli.

Začněte nový záznam.

Když stisknete Tab na posledním poli v záznamu, automaticky se vytvoří nový záznam a přidá se na další řádek. Pokračujte ve vyplňování údajů!

Až budete hotovi, zkontrolujte svou práci.

Libovolné pole v libovolném záznamu můžete upravit tak, že jej vyberete myší.

Pokud jste omylem přidali prázdné pole na konec, klepnutím jej vyberte a poté klepněte na tlačítko Odstranit položku. (Prázdné záznamy jsou stále zpracovávány hromadnou korespondencí, což vede k plýtvání papírem.)

Klepněte na tlačítko OK.

Objeví se speciální dialogové okno Uložit jako, které vám umožní uložit seznam adres na disk.

Zadejte název seznamu adres.

Nejlepší jsou krátké a popisné názvy. Měli byste také použít složku, kterou vám vybral Word.

Klikněte na Uložit.

Seznam adres je nyní uložen na disk. To vám umožní jej znovu použít v budoucích operacích hromadné korespondence.

Nyní můžete pokračovat v části „Hromadná korespondence aplikace Word 2007 — Krok 4: Vkládání polí do hlavního dokumentu“.