Po definování polí, která potřebujete pro hromadnou korespondenci aplikace Word 2007, je dalším krokem dokončení seznamu adres. Chcete-li to provést, vytvořte seznam záznamů zadáním dat pro každé pole v každém záznamu. K tomu dojde v dialogovém okně Nový seznam adres. Pamatujte, že pole jsou sloupce a záznamy jsou řádky.
Zadejte data prvního pole.
Stiskněte Tab pro vstup do dalšího pole.
Pokračujte ve vyplňování údajů a stisknutím klávesy Tab se můžete pohybovat mezi poli.
Začněte nový záznam.
Když stisknete Tab na posledním poli v záznamu, automaticky se vytvoří nový záznam a přidá se na další řádek. Pokračujte ve vyplňování údajů!
Až budete hotovi, zkontrolujte svou práci.
Libovolné pole v libovolném záznamu můžete upravit tak, že jej vyberete myší.
Pokud jste omylem přidali prázdné pole na konec, klepnutím jej vyberte a poté klepněte na tlačítko Odstranit položku. (Prázdné záznamy jsou stále zpracovávány hromadnou korespondencí, což vede k plýtvání papírem.)
Klepněte na tlačítko OK.
Objeví se speciální dialogové okno Uložit jako, které vám umožní uložit seznam adres na disk.
Zadejte název seznamu adres.
Nejlepší jsou krátké a popisné názvy. Měli byste také použít složku, kterou vám vybral Word.
Klikněte na Uložit.
Seznam adres je nyní uložen na disk. To vám umožní jej znovu použít v budoucích operacích hromadné korespondence.
Nyní můžete pokračovat v části „Hromadná korespondence aplikace Word 2007 — Krok 4: Vkládání polí do hlavního dokumentu“.