Filtrování datového listu v aplikaci Access 2003

Filtrování datového listu aplikace Access 2003 je způsob, jak se zaměřit na konkrétní záznamy, nikoli na všechny záznamy v tabulce. Můžete odfiltrovat záznamy, které nejsou relevantní pro to, co se právě snažíte dělat.

Při filtrování dat sdělujete Accessu pomocí kritérií, co chcete vidět. Kritériem je test, který předává data, aby bylo zobrazení po použije filtr. Můžete například požádat Access, aby vám ukázal záznamy s datem objednávky 1. 5. 2003. Pokročilejším kritériem jsou objednávky s datem 1. 5. 2003 nebo později.

V tabulce můžete použít pět typů filtrů: Filtrovat podle výběru, Filtrovat podle formuláře a Rozšířený filtr/Řazení. Tabulka 1 ukazuje, jak používat jednotlivé filtry.

Tabulka 1: Typy filtrů datového listu

Základy filtrování

Pokud chcete pochopit celý koncept filtrování, začněte tím, že se podíváte na části datového listu, které se týkají filtrů. Obrázek 1 ukazuje datový list s označenými tlačítky filtru a indikátory. V tomto datovém listu je použit filtr – poznáte to podle indikátorů Filtrovaného datového listu ve spodní části datového listu. Zvýrazní se také tlačítko Použít/Odebrat filtr — pokud na něj znovu klepnete, filtr se odstraní a zobrazí se všechny záznamy v datovém listu.

Obrázek 1: Filtrovaný datový list.

Filtr můžete použít na jakýkoli datový list – který samozřejmě zahrnuje tabulku, ale také dílčí datové listy a datové listy generované dotazy. Ve filtrovaném datovém listu můžete zadávat a upravovat data. Pamatujte, že filtr se nepoužije na žádné nové záznamy, dokud jej znovu nepoužijete (výběrem položky Záznamy –> Použít filtr/Řazení).

Filtrovat můžete pomocí tlačítek Filtrovat podle výběru nebo Filtrovat podle formuláře nebo můžete použít nabídku. Zobrazte nabídku Záznamy, abyste viděli možnosti filtrování, včetně těch, které nemají tlačítka (některá jsou v nabídce Záznamy a některá v podnabídce Filtr).

• Chcete-li znovu použít poslední použitý filtr, zvolte Záznamy –> Použít filtr/třídění.

• Chcete-li filtr odstranit, klikněte na tlačítko Použít filtr nebo zvolte Záznamy –> Odstranit filtr/Třídit.

Filtr spustí jednoduchý dotaz na jednu tabulku – dobrý způsob, jak začít analyzovat data. Filtrování vám může pomoci zahřát se na vytváření složitějších dotazů. Pokud jste zmatení z dotazů, vytvoření filtru vám může pomoci zjistit, jak napsat kritéria pro dotaz. Když vytvoříte filtr, zvolte Záznamy –> Filtr –> Rozšířený filtr/Řazení, abyste jej viděli v mřížce dotazu. Podívejte se na řádek Kritéria, abyste viděli, jak kritéria vypadají. Chcete-li mřížku dotazu zavřít, klepněte na tlačítko Zavřít na panelu nástrojů.

Filtry se zobrazí ve vlastnosti Filtr na kartě Vlastnosti. Tabulku můžete filtrovat tak, že tam zadáte výraz, ale téměř nikdo to neudělá, protože filtr zůstane použit a některé záznamy mohou být odfiltrovány v okamžiku, kdy tabulku otevřete.

Filtrování podle výběru

Filtrování podle výběru je nejjednodušší druh filtru — vyhledá záznamy s odpovídajícími hodnotami v jednom poli. Chcete-li filtrovat podle výběru, postupujte takto:

1. Najděte záznam s hodnotou nebo textem, který chcete porovnat, a poté umístěte kurzor do této buňky tak, aby odpovídal celé hodnotě.

• Chcete-li najít všechny produkty s cenou 29,99, umístěte kurzor do buňky Cena s hodnotou 29,99.

• Chcete-li odpovídat začátku hodnoty, vyberte první znak a poté tolik znaků, kolik chcete. Chcete-li najít všechny položky v poli, které začínají La, zvýrazněte La v Lawn Flamingo před filtrováním.

• Chcete-li se shodovat s částí hodnoty, vyberte znaky uprostřed hodnoty, které chcete shodovat. Vyberte 99, chcete-li najít všechny hodnoty, které obsahují 99, například 499.

2. Klepněte na tlačítko Filtrovat podle výběru na panelu nástrojů

Access filtruje datový list tak, aby zobrazil pouze záznamy, které mají v daném poli stejnou hodnotu.

Chcete-li zobrazit celou tabulku, klikněte na tlačítko Odebrat filtr (což je druhá strana tlačítka Použít filtr; stejné tlačítko na panelu nástrojů přepíná mezi tlačítkem Použít filtr a Odstranit filtr).

Filtrování vyloučením

Filtrování podle vyloučení je velmi podobné filtrování podle výběru s tím rozdílem, že namísto zobrazení pouze záznamů, které odpovídají vašim kritériím, jsou z datového listu vyloučeny všechny odpovídající záznamy.

Chcete-li filtrovat podle vyloučení, vyberte hodnotu, kterou chcete vyloučit, stejným způsobem, jakým vybíráte hodnotu, která se má shodovat při filtrování podle výběru:

• Umístěním kurzoru kamkoli do buňky vyloučíte hodnoty, které odpovídají celé hodnotě. Umístěte kurzor například do buňky s hodnotou ME, abyste vyloučili všechny adresy ve státě Maine.

• Vyberte začátek hodnoty a poté tolik znaků, kolik chcete porovnat, abyste vyloučili všechny záznamy s odpovídajícími počátečními hodnotami.

• Vyberte znaky uprostřed hodnoty, chcete-li vyloučit všechny záznamy obsahující výběr kdekoli v poli.

Chcete-li filtrovat podle vyloučení poté, co vyberete hodnoty, které chcete vyloučit, zvolte Záznamy –> Filtr –> Filtrovat bez výběru. (Tento typ filtru není na panelu nástrojů.)