Fáze plánování implementace Office 365

Fáze plánování implementace Office 365 do značné míry závisí na mnoha faktorech, včetně toho, zda používáte plán pro profesionály a malé firmy nebo plán pro podniky. Bez ohledu na to, který plán používáte, chcete mít kontrolu nad zdroji a rolemi, které budete potřebovat pro implementaci, stejně jako s úkoly, jako jsou:

• Synchronizace schůzek

• Sledování problému

• Strategie týkající se e-mailu, jako je velikost poštovní schránky a integrace e-mailů se službou SharePoint

• Poskytování účtů a licencování

• Zvažování šířky pásma internetu

• Zásoby softwaru a hardwaru

• Školení administrátorů a koncových uživatelů

• Plánování komunikace

Synchronizační schůzky pro implementaci Office 365

U jakéhokoli podnikového softwaru je důležité udržovat otevřené komunikační linky. Pokud jsou všichni na stejné stránce, pak je snazší orientovat se v problémech, které nastanou, spíše než na konci projektu.

Když vytáhneme stránku z metodiky SCRUM, je dobré mít každodenní stand-upy, kde týmy stojí v kruhu a rychle oznamují, na čem pracují a jaké překážky jim brání pokračovat v plnění úkolů.

Metodologie vývoje softwaru známá jako SCRUM je proces pro dokončení komplikovaných cyklů vývoje softwaru. Termín pochází z australského sportu ragby, kde se celý tým pohybuje po hřišti jako jeden celek, nikoli jako jednotliví hráči. Pokud neznáte SCRUM, podívejte se na stránky Scrum Alliance .

Sledování problémů pro implementaci Office 365

Sledování problémů, jakmile nastanou, je kritické a potřebujete zavedený proces. SharePoint je ideální pro sledování problémů, takže možná budete chtít použít pilotní implementaci Office 365, která zahrnuje SharePoint Online, abyste mohli sledovat vaše problémy pro vaši implementaci Office 365. Není ta taktika otřesem mysli?

E-mailové strategie pro implementaci Office 365

E-mail hraje velmi důležitou roli téměř v každé organizaci. Při přechodu na Office 365 přesunete svůj e-mailový systém. E-mail může být široce rozšířen a integrován do mnoha různých zákoutí a skulin vaší infrastruktury.

Chcete se ujistit, že provedete důkladný audit, abyste zjistili, které systémy a aplikace používají e-mail a které chcete přesunout na Office 365. Kromě toho je třeba rozumět velikosti e-mailových schránek uživatelů a množství e-mailů, které budou migrovány na Exchange Online (což je e-mailová část Office 365).

Všimněte si zejména toho, jak používáte SharePoint a jak SharePoint používá e-mail. Pokud jste v SharePointu nováčkem, pak se vám bude líbit, protože pochopíte, jak se produkt integruje s e-mailem.

Poskytování účtů a licencování pro implementaci Office 365

Dobrou zprávou je, že Office 365 je velmi flexibilní v licencování, zřizování uživatelů a správě. S tím, co bylo řečeno, však chcete naplánovat počet uživatelů a licenční požadavky, které potřebujete pro vaši organizaci.

Můžete si vybrat, zda zavedete Office 365 všechny najednou nebo jako postupný přístup přesunem jedné skupiny na Office 365 jako pilotní. V obou případech musíte porozumět svým licenčním požadavkům, abyste mohli odpovídajícím způsobem plánovat zdroje a náklady.

Zvažování šířky pásma internetu pro implementaci Office 365

Protože Office 365 žije v cloudu a je přístupný přes internet, vaše připojení musí být špičkové. Váš správce sítě nebo IT konzultant může použít řadu různých nástrojů pro testování šířky pásma sítě, takže budete mít zprávy z první ruky o tom, jakou šířku pásma aktuálně používáte ve vaší organizaci a jak přechod do cloudu ovlivní uživatele.

Inventáře softwaru a hardwaru pro implementaci Office 365

Je důležité provést audit vašich současných softwarových a hardwarových zdrojů. Naštěstí má Microsoft k dispozici nástroj právě pro takový úkol. Jmenuje se Microsoft Assessment and Planning toolkit (MAP) a lze si ji stáhnout vyhledáním v Microsoft Download Center .

Školení administrátorů a koncových uživatelů pro implementaci Office 365

Jako u každého nového systému je nezbytným prvkem školení. Office 365 byl navržen s intuitivním uživatelským rozhraním pro administraci i koncové uživatele, ale bez tréninkového plánu házíte kostky.

Populární a úspěšný přístup k tréninku, pokud jde o intuitivní návrhy, se nazývá train the trainer. Myšlenka je taková, že investujete do formálního školení pro pokročilého uživatele a poté tento uživatel školí zbytek společnosti. Tato strategie je velmi účinná i pro velké organizace, protože školení se exponenciálně mění. Jak jsou lidé trénovaní, trénují pak další lidi.

Potřeby migrace pro implementaci Office 365

Jedním z největších aspektů přechodu na Office 365 bude migrace obsahu, včetně poštovních schránek a dalšího obsahu. Ideální situace je, že vaše organizace žije pod skálou a nemá zaveden žádný systém správy dokumentů ani vlastní funkce portálu.

V tomto scénáři jednoduše začnete používat SharePoint v celé jeho kráse a budete se koupat v efektivitě a produktivitě moderního portálového prostředí.

Je však pravděpodobné, že již máte několik systémů zavedených. Tyto systémy mohou být SharePoint nebo mohou být řešením vyvinutým na zakázku. V každém případě je třeba naplánovat migraci obsahu a funkcí těchto systémů do Office 365. Dobrou zprávou je, že Office 365 je rozhodně produkt, který stojí za to věnovat čas, úsilí a zdroje jeho přijetí.