Export tabulek Accessu 2007 do jiných formátů souborů

I když lze exportovat každý objekt aplikace Microsoft Access 2007, nejběžnějším úkolem exportu je export dat v tabulce nebo dotazu do jiného programu – například do tabulky. Export tabulky nebo dotazu zahrnuje reorganizaci dat, která obsahuje, do jiného formátu. Stejně jako u importu může Access přeložit data do různých formátů souborů v závislosti na vašich potřebách.

Exportovat formáty

Karta Externí data na pásu karet odhaluje všechny formáty souborů, do kterých lze objekt exportovat. (Access exportuje do stejných formátů, které importuje. Access také exportuje do PDF — souborů Adobe Acrobat — a Microsoft Word.)

Hlavním problémem, na který je třeba při exportu dávat pozor, je ztráta dat. Báječná Access tabulka nemusí vždy znamenat báječnou tabulku Paradoxu. Ne všechny databáze sdílejí stejná pravidla

• Datové typy: Datové typy speciálního přístupu, jako je Automatické číslo, Ano/Ne, Memo a OLE, téměř jistě způsobí problémy v jiných programech. Možná budete potřebovat nějaké kreativní řešení problémů, aby data fungovala přesně tak, jak chcete.

• Názvy polí: Každý databázový program má vlastní sadu pravidel, kterými se řídí názvy polí, jako je délka a speciální znaky (jako dolar nebo znak procenta) povolené v názvu pole.

• Chcete-li se vyhnout problémům s názvy polí během exportu, udržujte názvy polí krátké a při pojmenovávání polí Access používejte pouze písmena a čísla. Pokud názvy polí vaší Accessové tabulky porušují pravidla programu, do kterého exportujete, export nebude fungovat správně.

Buďte připraveni věnovat čas ladění exportu, aby fungoval přesně tak, jak chcete. Máte-li problém při exportu, podívejte se do dokumentace k softwaru, do jehož formátu souboru exportujete, kde najdete pravidla pro názvy polí a datové typy .

Export dat tabulky nebo dotazu

Kroky k exportu tabulky nebo dotazu jsou jednoduché:

1. V otevřené databázi klepněte na tabulku nebo dotaz, který chcete exportovat.

Název tabulky je zvýrazněn.

2. Klepněte na kartu Externí data na pásu karet.

Na pásu karet se zobrazí skupina nástrojů Export:

• Běžné úlohy exportu mají svá vlastní tlačítka.

• Zřídka používané formáty jsou soustředěny na tlačítko Více.

3. Klikněte na nástroj, který odpovídá programu, do kterého budete data exportovat.

Zobrazí se dialogové okno Export přizpůsobené vámi zvolenému formátu.

4. Dokončete export podle kroků v dialogovém okně Export.

V dialogovém okně Exportovat se zobrazí možnosti pro formát exportovaného souboru:

• Každá volba bude vyžadovat název souboru (včetně cesty) pro vaše exportovaná data.

• Některé procesy exportu se také zeptají, zda chcete po dokončení exportu otevřít nový soubor. To může zabránit frustrujícímu hledání po uložení souboru.

5. Pokud víte, že tento export provedete znovu, zaškrtněte políčko Uložit kroky exportu.

Pás karet obsahuje tlačítko s názvem Uložené exporty. Použijte to ke snadnému rutinnímu exportu tabulky nebo dotazu.