Deset úskalí projektového řízení a jak se jim vyhnout

Řízení projektu je obtížné. Rozsah, zdroje, očekávání, plány a rozpočty se neustále mění. Přestože vám Microsoft Project může pomoci s mechanismy organizace, plánování a sledování projektu, nemůže vám pomoci předejít všem nástrahám řízení projektů. Zde je přehled deseti nejčastějších nástrah a tipů, jak se jim vyhnout.

Začněte příliš malý

Chcete-li v novém projektu vykročit správnou nohou, začněte přemýšlet nad celkovým obrazem a systematicky se propracovávat k detailům. Než se ponoříte do podrobných úkolů, které jsou nezbytné k dokončení projektu, musíte pochopit účel, cíle a strategický význam projektu.

Začněte tím, že si položíte tyto otázky: Měl by být projekt organizován podle výsledků? Podle fáze? Podle geografie? Podle typu technologie? Promyslete si důsledky organizace vašeho projektu každým z těchto způsobů. Jakmile určíte, jak chcete projekt zorganizovat, můžete začít se strukturou rozpisu práce (WBS). Pokud se rozhodnete uspořádat jej podle fází, každá fáze vašeho projektu se odráží v nejvyšší úrovni WBS; pokud se rozhodnete, že výstupy jsou lepší způsob, jak zorganizovat projekt, jsou to nejvyšší úrovně. Jakmile je stanovena vaše nejvyšší úroveň, můžete začít rozkládat nejvyšší úroveň na podrobnější pracovní balíčky az pracovních balíčků na úkoly.

Nepokryjte své předpoklady

Bez určitých předpokladů byste nemohli plánovat projekt. Vytvářet domněnky není problém, ale věřit, že ostatní lidé znají – nebo dokonce sdílet – vaše domněnky, je problém.

Kdykoli zahájíte nový projekt, vytvořte protokol předpokladů – buď v excelové tabulce, nebo jako tabulku ve Wordu. Zdokumentujte předpoklad, určete termín pro jeho ověření a přidejte pole pro komentáře. Je to velmi jednoduché, ale zajišťuje to, že všichni fungují za stejných předpokladů.

Vložte předpoklad do části Poznámky úkolů ovlivněných předpokladem.

Zacházejte se svým projektem jako s jediným VIP (velmi důležitý projekt)

Váš projekt je pro vás důležitý; ve skutečnosti to může být nejdůležitější aspekt vaší práce. Pro všechny ostatní to však nemusí být tak důležité. Pokud pracujete v organizaci, která má mnoho probíhajících projektů, ten váš pravděpodobně není prioritou č. 1. Kdykoli jsou zdroje z vašeho projektu staženy, abyste pomohli s jiným projektem, jednoduše se vraťte k plánu a upravte svůj plán, abyste práci dokončili. Možná budete muset upravit základní linii nebo dokonce vytvořit novou.

Věřte, že dostupnost je sada dovedností

Když pracujete hluboko uvnitř projektu a snažíte se vyvážit dostupnost zdrojů s prací, která musí být dokončena, nejjednodušší strategií je vyhledat první nepřidělený nebo nedostatečně přidělený zdroj a přiřadit tuto osobu k úkolu. Problém je v tom, že nepřidělený zdroj nemusí mít dovednosti k provedení práce. Pozice zaměstnance například v IT oddělení nezaručuje, ba dokonce ani nenaznačuje, že dokáže vybudovat databázi nebo architekt systému. Identifikujte dovednosti nezbytné k dokončení práce a identifikujte sady dovedností dostupných zdrojů. Možná budete muset určit úrovně dovedností , jako je vstupní úroveň, střední úroveň a expert.

Přihlaste se k mýtu neomezených zdrojů

Pokud nepočítáte úsilí a trvání každého úkolu, riskujete, že přiřadíte příliš mnoho práce jedinému zdroji. Ve většině případů nejsou zdroje věnovány projektům na plný úvazek. Mnoho zdrojů pracuje v maticové organizaci; pracují na více projektech nebo dělají projektovou práci.

Pokud neurčíte, jak dlouho musí projekt vynaložit prostředky, a podle toho práci nenarovnáte, budete čelit nepříjemnému překvapení, když projekt zaostává, protože jeho zdroje nejsou 100% vyhrazeny nebo protože jste je přetížili.

Spolehněte se na nereálné odhady

Jako projektový manažer se spoléháte na členy týmu, kteří vám poskytnou přesné odhady nákladů a trvání jejich práce. Nemůžete být přeci odborníkem na dané téma v každém oboru. Protože však stále nesete odpovědnost za plán a rozpočet, který vytvoříte, měli byste porozumět tomu, jak byly odhady vytvořeny, a poté ověřit vhodnou metodu odhadu.

V části Poznámky zdokumentujte základ odhadů a předpoklady použité k vytvoření odhadu, abyste mohli sledovat proměnné spojené s odhadem.

Zapomeňte se připravit na Murphyho zákony

Projektový manažer má schopnost dělat věci. To, že se zabýváte řešením problémů a poskytováním výsledků, však neznamená, že si můžete dovolit být ohledně projektů slepě optimističtí. Včasné plnění a plnění rozpočtu závisí částečně na vytvoření rezervy pro nepředvídané události pro harmonogram i rozpočet. Můžete si vytvořit rezervu pro jednotlivé úkoly, které jsou ze své podstaty rizikové, a nastavit celkovou rezervu projektu. U jednodušších projektů stačí rezerva 10 procent. Pro špičkovou technologii budete možná potřebovat 50procentní rezervu nebo více.

Podlehněte setkání s šílenstvím

Překážkou č. 1 při plnění úkolů je nepochybně Setkání. Možná si vzpomenete na pracovní dny, kdy jste spěchali z jedné schůzky na druhou, abyste se dostali na konec dne a uvědomili si, že jste nedokázali dokončit žádnou svou vlastní práci. Pravděpodobně jste nemuseli navštěvovat všechny z nich – nebo že kdyby byly alespoň vedeny efektivněji, mohly být ukončeny za poloviční čas.

Zastavte schůzkové šílenství! Plánujte schůzky – dokonce i týdenní stavové schůzky – pouze v případě potřeby. Experimentujte s týmovými schůzkami každé dva týdny nebo s individuálními schůzkami s jednotlivými členy týmu.

Pokud konkrétní téma na programu vyžaduje vstup od zainteresované strany, pozvěte tuto osobu, aby se zúčastnila pouze této části schůzky, a poté se omluvte, že se může vrátit do práce.

Zapomeňte, že je to pouze model

Až budete vědět, jak vytvořit efektivní rozvrh pomocí Projectu, nezaměňujte rozvrh se skutečností. Harmonogram je jednoduše modelem reality, vzhledem k informacím dostupným v té době. Informace, předpoklady, odhady a zdroje se všechny mění, rizika a problémy jsou neustále přítomné a samozřejmě se mění i rozsah projektu. Proto, jakmile projekt založíte, je pravděpodobně zastaralý.

Samozřejmě se snažte aktualizovat model nejnovějšími informacemi, ale pamatujte, že pouhé naplánování události nezaručuje, že k ní dojde.

Spoléhání na zázraky

Pokud nemůžete přijít na to, jak dodržet termín s ohledem na zdroje a informace, které do projektu zadáte, pravděpodobně tento termín nedodržíte. Ve skutečnosti vám Project může pomoci sdělit problémy spojené s agresivním termínem dodání. Zúčastněným stranám můžete ukázat plán a požádat je, aby vám pomohli určit, jak urychlit dokončení úkolů. V některých případech mohou zúčastněné strany poskytnout relevantní informace, které vám pomohou skončit dříve; v jiných případech však chtějí, aby byl projekt hotový do určitého data, ale neexistuje žádný rozumný způsob, jak termín dodržet.

Když se potýkáte s nereálným termínem, dodržujte jej, jak nejlépe umíte. Pokud je lhůta prostě nemožná, uznejte to. Projekt můžete použít k hledání alternativních přístupů k dosažení výstupů projektu – i když jej nemůžete použít ke zkrácení času.