Co potřebují IT administrátoři vědět, aby získali buy-in pro Microsoft Teams

Microsoft Teams je základní technologie v Microsoft 365 Business. Je centrem týmové práce pro dnešní pracovní sílu. Chcete-li začít chápat sílu Microsoft Teams, zvažte, že během dvou let od jeho vydání jej přijalo více než 125 000 organizací na 181 trzích ve 29 jazycích s více než 120 miliony aktivních uživatelů. Počet společností využívajících Microsoft Teams stále roste.

Vytvoření obchodního případu pro Microsoft Teams

Každá organizace má osoby s rozhodovací pravomocí a jako správce IT je na vás, abyste znali možnosti softwaru, který navrhujete . Zde je to, co potřebujete vědět o Microsoft Teams. K Microsoft Teams lze přistupovat z webového prohlížeče, desktopové aplikace nebo mobilní aplikace. Můžete vést individuální nebo skupinové audio a video hovory, sdílet obrazovku během webových konferencí, plánovat schůzky, nahrávat schůzky a využívat až 1 TB úložiště na uživatele.

Jako IT administrátor máte nástroje pro správu aplikací třetích stran, které lze integrovat s Microsoft Teams. Sestavy jsou k dispozici ke shromažďování informací o použití a můžete nakonfigurovat nastavení pomocí zásad specifických pro vaši organizaci. Pro klid duše má Microsoft Teams 99,9 procenta finančně zajištěnou smlouvu o úrovni služeb od společnosti Microsoft. Jinými slovy, služba má 0,1 procenta (nikoli 10 procent) šanci na pokles; pokud by to překročilo, Microsoft by musel svým předplatitelům kompenzovat určitou částku.

Co tedy můžete dělat s Microsoft Teams? Ve zkratce:

• Komunikujte efektivněji a efektivněji – interně i externě. Můžete chatovat nebo posílat rychlou zprávu, telefonovat, pořádat webovou konferenci nebo sdílet soubory. Členové týmu se mohou zapojit do soukromých chatů jeden na jednoho nebo vést skupinové konverzace, které jsou trvalé. (V trvalém chatu může nový člen týmu číst předchozí konverzace, což pomáhá s integrací.) Microsoft Teams se přizpůsobí různým komunikačním stylům a dokonce vám umožní zahrnout emotikony, memy a další zábavné grafiky. Pokud máte malou firmu, která zaměstnává mladší pracovní síly, dát jim nástroj k vyjádření tohoto komunikačního stylu může být náborovou výhodou.
• Zjednodušte tok práce zaměstnancům a zvyšte jejich produktivitu. Pokud jste v Microsoft Teams a chatujete se spolupracovníkem a uvědomujete si, že na dokumentu musíte spolupracovat oba, nemusíte opouštět Microsoft Teams a přejít na OneDrive nebo SharePoint a najít soubor, spustit Word a otevřít dokument a poté začněte spolupracovat. Aplikace Office jako Word, PowerPoint, Excel a SharePoint jsou integrovány do Microsoft Teams. Z chatové konverzace můžete přejít přímo do spoluvytváření dokumentů, aniž byste opustili Microsoft Teams.

Získání e-mailové adresy pro kanál Microsoft Teams.

Microsoft Teams má integrovanou integraci s Exchange Online, takže uživatelé mohou přeposílat e-maily ze své poštovní schránky aplikace Outlook do kanálu Microsoft Teams. Tato funkce je užitečná, pokud máte e-mail, který by mohl být cenný pro současné i budoucí členy týmu. Každý kanál v centru Microsoft Teams má svou vlastní e-mailovou adresu, kterou lze získat kliknutím na tři tečky vedle názvu kanálu.

• Umožněte uživatelům, aby byli produktivnější. Ne všechny týmy pracují stejným způsobem, tak proč jim neumožnit nakonfigurovat svůj pracovní prostor způsobem, který jim vyhovuje, aniž by museli zapojit správce IT? V Microsoft Teams můžete!

Technologie je přizpůsobitelná, takže si uživatelé mohou přizpůsobit svůj pracovní prostor podle způsobu, jakým pracují. Například v centru Microsoft Teams mohou uživatelé vytvářet kanály, aby mohli vést více zaměřenou konverzaci na konkrétní témata. Uživatelé mohou důležitý soubor připnout na karty, takže ostatní mohou k souboru rychle přistupovat jediným kliknutím.

Požádání Who-Bota o pomoc v Microsoft Teams.

Microsoft Teams využívá zpravodajské schopnosti Microsoft Graph, takže můžete zvýšit produktivitu ve vaší organizaci. Předpokládejme například, že potřebujete pomoc s vytvářením marketingových materiálů. V rámci Microsoft Teams požádáte Who-Bota o seznam lidí ve vaší organizaci, kteří mají odborné znalosti v oblasti marketingu.

• Minimalizujte datová rizika a zůstaňte v souladu. Microsoft Teams těží z funkcí zabezpečení podnikové třídy v Microsoft 365. Data v Microsoft Teams jsou vždy šifrována, ať už jsou uložena v úložišti nebo jsou přenášena.

Jako správce IT můžete přejít do Centra zabezpečení a dodržování předpisů a nastavit upozornění nebo prohledávat protokoly auditu pro všechny aktivity uživatelů a správců v Microsoft Teams. Z Microsoft Teams můžete také provádět vyhledávání obsahu všech dat a exportovat data do za účelem podpory požadavků na dodržování předpisů nebo soudních sporů.

Uživatelské rozhraní Microsoft Teams: Recenze pro správce IT

Připravte se na rozšíření své slovní zásoby Microsoft Teams o slova, jako je příkazový řádek, karty, bot, @zmínky a červené rány, když spustíte Microsoft Teams. Poté přidejte mainstreamovou řeč sociálních médií, jako jsou emotikony, nálepky a Giphys.

Uživatelské rozhraní Microsoft Teams je konzistentní, ať už používáte webovou verzi nebo desktopovou aplikaci. Klíčové prvky uživatelského rozhraní jsou podrobně popsány v následujícím seznamu:

• Bar app na levé straně má ikony pro činnosti, povídání, týmy, setkání, soubory, More Apps (zobrazeno jako elipsa), Get App (zobrazený ve webové verzi pro stahování desktopovou aplikaci), týmy Store, a zpětnou vazbu.
• V části Týmy vedle lišty aplikací jsou uvedeny týmy a kanály, jichž je přihlášený uživatel členem.
• V okně Konverzace vedle sekce Microsoft Teams se zobrazují všechny konverzace ve vybraném kanálu. Chaty mohou obsahovat vizuální indikátory, jako je @zmínka, která značí, že chat konkrétně zmiňuje uživatele, nebo červenou ránu (!), která označuje vysokou důležitost.
• Panel příkazů v horní části se používá k dotazování aplikací nebo vyhledávání v Teams.
• Konverzace a poutka soubory se nachází těsně pod názvem týmu a kanál. Na kartě Konverzace najdete chat nebo rychlé zprávy (IM). Karta Soubory zobrazuje soubory ve složce kanálu. Znak + umožňuje uživateli přidávat zástupce k obsahu v Microsoft Teams.
• Pole pro psaní v pravém dolním rohu je místo, kde zadáte zprávu, kterou chcete zahájit konverzaci.

  Uživatelské rozhraní Microsoft Teams.

Zde najdete další informace o výhodách a nevýhodách cloudu Microsoft 365 .