Cheat Sheet pro týmy Microsoftu pro LuckyTemplates

Microsoft Teams je produkt pro komunikaci a spolupráci, který byl oznámen jen před několika lety. Poté se stal nejrychleji rostoucím produktem v historii společnosti Microsoft. Teams podporuje téměř jakýkoli způsob okamžité a asynchronní komunikace. Můžete například posílat zprávy, volat ostatním pomocí zvuku a videa a vést online schůzky – to vše v rámci Teams. Kromě toho můžete sdílet digitální obsah a spolupracovat v reálném čase.

©Round Pebble Design/Shutterstock.com

Představte si Microsoft Teams jako řídicí panel vaší online práce. A samozřejmě se Teams úzce integruje se zbytkem produktů společnosti Microsoft, jako jsou SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote a Outlook, abychom jmenovali alespoň některé.

Začínáme: Jak používat Microsoft Teams

Microsoft Teams je k dispozici buď jako bezplatná, samostatná aplikace, kterou si můžete stáhnout z internetu, nebo jako součást balíčku softwaru, jako je Microsoft 365. Bezplatná aplikace Microsoft Teams bez závazků nabízí funkce jako neomezený počet zpráv a vyhledávání, 10 GB sdíleného úložiště napříč aplikací a audio a video hovory mezi členy.

Robustnější verze Teams dostupná prostřednictvím předplatného Microsoft 365 poskytuje všechny tyto funkce a také celou řadu dalších, včetně 1 TB úložiště na organizaci; Exchange e-mailový hosting; přístup k OneDrive, SharePointu a dalším službám Microsoft 365; vylepšené bezpečnostní prvky; a 24/7 telefonická a webová podpora mimo jiné administrativní nástroje. Získejte podrobnosti o rozdílech mezi různými verzemi Teams .

Teams můžete nainstalovat do následujících operačních systémů:

• Windows: Je pravděpodobné, že pokud používáte počítač se systémem Windows, pravděpodobně používáte Windows 10. Pokud jste však v organizaci, která používá starší verzi systému Windows, stále můžete nainstalovat Teams. Od spuštění Teams je podporován ve všech verzích Windows od Windows 7.
• Mac: Teams je k dispozici na počítačích MacOS a funguje přesně jako Microsoft Teams pro Windows.
• Linux: Mnoho vývojářů softwaru a technologických nadšenců používá open source a bezplatný operační systém Linux. Microsoft Teams pro Linux je první aplikace Microsoft 365 dostupná na stolních počítačích se systémem Linux.
• iOS: Pokud máte iPhone nebo iPad, používá operační systém iOS. Aplikaci Teams najdete v Apple App Store.
• Android: Většina smartphonů používá operační systém Android. Aplikaci Teams najdete v obchodě Google Play.
• Webové prohlížeče: Pokud nemůžete nainstalovat klienta Teams do svého zařízení, můžete vždy použít webový prohlížeč a přihlásit se do Teams. Webová verze Teams nabízí způsob přístupu k Teams z počítačů, které můžete používat v kavárně nebo u přátel. Nezapomeňte se odhlásit a používat pouze důvěryhodné počítače!

Jak se pohybovat v Microsoft Teams

Navigační nabídka Teams se nachází na levé straně obrazovky tradičního počítače nebo notebooku a ve spodní části mobilních zařízení. Do seznamu můžete přidat nové navigační položky vytvořením zásad nebo instalací aplikací. Ve výchozím nastavení mezi hlavní součásti navigace Teams patří:

• Aktivita: Zdroj Aktivita je místo, kde najdete oznámení o událostech kolem Teams. Pokud je například v kanálu nepřečtená zpráva nebo vám někdo pošle chatovou zprávu, uvidíte ji ve vašem zdroji aktivity. Berte to jako své jednotné kontaktní místo pro vše, co se stalo v Teams od doby, kdy jste tam byli naposledy.
• Chat: Oblast chatu je místo, kde najdete všechny své osobní a skupinové chaty. Mezi konverzacemi v chatech a konverzacemi v kanálech je nepatrný rozdíl. Chaty si můžete představit jako zprávy ad hoc jiné osobě nebo několika dalším lidem. Chaty přicházejí a odcházejí a jsou spontánní, zatímco kanál je vyhrazená oblast, která přetrvává a kde lidé mohou komunikovat o konkrétním tématu.
• Týmy: Jmenovec samotného produktu, oblast Týmy je místo, kde najdete týmy, které jste vytvořili. Můžete procházet kanály pro každý tým a posílat zprávy a vést schůzky. Můžete také vytvářet nové týmy a spravovat stávající týmy.
• Kalendář: Oblast Kalendář je zaměřena na váš kalendář událostí a schůzek. Pokud jste si někdy naplánovali schůzku v Microsoft Outlooku, budete až příliš dobře obeznámeni s prací s kalendářem v Teams. Poznámka: Kalendář je úzce integrován s Outlookem, takže pokud nemáte nainstalovaný Outlook, neuvidíte v navigaci položku Kalendář.
• Hovory: Oblast Hovory je místo, kde si prohlížíte informace o audio a video hovorech. Můžete zahájit nový hovor, zobrazit historii hovorů, nastavit kontakty rychlé volby a zkontrolovat hlasovou schránku.
• Soubory: Oblast Soubory je místo, kde můžete ukládat a sdílet digitální soubory. Pokud jste někdy používali SharePoint nebo OneDrive, rádi se dozvíte, že jste již napřed. Teams používá SharePoint a OneDrive v zákulisí Teams a kdykoli můžete vyskočit z Teams a otevřít soubory v aplikacích SharePoint nebo OneDrive.

Rychlé zasílání zpráv a volání Microsoft Teams

Posílání rychlých zpráv je klíčovým konceptem v Teams. Můžete poslat zprávu kanálu v týmu nebo můžete poslat zprávu jako chat jednomu nebo více lidem.

Chcete-li odeslat zprávu do kanálu, vyberte v levém navigačním panelu Týmy a poté vyberte kanál. Kanál se načte a ve středním panelu uvidíte všechny minulé zprávy. Chcete-li odeslat zprávu do kanálu, napište do textového pole ve spodní části obrazovky a vyberte ikonu pro odeslání zprávy, která vypadá jako papírové letadlo. Kdokoli v kanálu uvidí vaši zprávu, až se příště podívá na kanál.

Chcete-li poslat zprávu jednomu nebo více lidem jako chat, vyberte Chat z levého navigačního panelu a poté vyberte ikonu Nový chat v horní části seznamu zpráv chatu. Ikona vypadá jako tužka píšící na kus papíru. Zadejte jméno nebo jména osoby nebo lidí, kterým chcete zprávu odeslat, a poté napište zprávu do textového pole ve spodní části obrazovky. Chcete-li zprávu odeslat, vyberte ikonu odeslat zprávu, která vypadá jako papírové letadlo.

Pomocí Teams můžete také zavolat jiné osobě. Pokud je druhá osoba jiným uživatelem Teams, můžete hovor uskutečnit také pomocí videa. Chcete-li uskutečnit audio nebo videohovor s jiným uživatelem Teams, stačí vyhledat jméno této osoby v Teams. Když najedete myší na jméno, zobrazí se ikona videokamery a ikona telefonu. Výběrem ikony videa zahájíte videohovor a výběrem ikony telefonu zahájíte zvukový hovor. Pokud potřebujete vytočit telefonní číslo, vyberte Hovory v levém navigačním panelu a vyberte ikonu pro uskutečnění hovoru.

Pokud jste si v rámci předplatného Teams nenastavili hlas, nebudete moci volat na telefonní číslo. Stejně tak, pokud vy nebo osoba, které voláte, nemáte nastavenou videokameru, nebudete moci uskutečnit videohovor.

Centrum pro správu Microsoft Teams

Teams Admin Center je místo, kde můžete spravovat Teams. K přihlášení do Centra pro správu Teams použijte webový prohlížeč . Po přihlášení najdete navigační nabídku na levé straně webu. Mezi hlavní součásti navigace Teams Admin Center patří:

• Řídicí panel: Řídicí panel je vaší primární vstupní stránkou Centra pro správu Teams. Zde najdete informační panely, které obsahují takové informace, jako je aktivita uživatele, informace o organizaci a odkazy na nápovědu a školení.
• Týmy: Tato nastavení použijte ke správě týmů a týmových zásad. Můžete přidávat nové týmy a konfigurovat stávající týmy. Můžete také nastavit zásady, které definují, které funkce a nastavení může tým používat.
• Zařízení: Tato nastavení se používají k nastavení a správě zařízení ve vaší síti. Můžete nastavit konfigurační soubory, které se používají pro zařízení, která jste schválili pro vaši organizaci.
• Umístění: Pomocí těchto nastavení můžete nastavit fyzické geografické polohy pro použití Teams. Můžete nastavit štítky, abyste mohli hlásit konkrétní kanceláře a nastavit místa na číslo 911, která používají záchranné služby. Tato místa lze použít pro věci, jako jsou uživatelé a také pro kanceláře a budovy.
• Uživatelé: V této části můžete zobrazit informace o uživatelích Teams a konfigurovat a nastavovat zásady pro jednotlivé uživatele.
• Schůzky: Tato nastavení se používají ke konfiguraci schůzek v Teams. Zde můžete nastavit a nakonfigurovat konferenční mosty, zásady schůzek, nastavení schůzek, zásady živých událostí a nastavení živých událostí.
• Zásady zasílání zpráv: Zde můžete nastavit, které funkce jsou dostupné v chatu a kanálech. Ve výchozím nastavení je nastavena výchozí zásada pro celou organizaci a můžete přidat další.
• Aplikace Teams: Tato nastavení se používají k nastavení zásad a oprávnění, jak mohou uživatelé Teams používat aplikace. Teams například obsahuje výchozí zásady pro lidi, kteří jsou v prvním kontaktu se zákazníky, jako jsou pokladní za pokladnou (často známí jako pracovníci první linie). Zásada Firstline Worker zajišťuje, že aplikace Směny, která se používá ke sledování času práce na směny, bude připnutá a dostupná všem, kdo mají zásady přiřazené.
• Hlas: Pomocí těchto nastavení se konfigurují nastavení hlasových hovorů. Zde můžete nastavit hlasové funkce, jako je přidání telefonního čísla, konfigurace zařízení a možnosti konferenčního hovoru.
• Balíčky zásad: Pomocí těchto nastavení můžete zabalit skupinu předdefinovaných zásad a aplikovat je na skupiny uživatelů. Například pro vzdělávací účely existují předdefinované balíčky politik pro učitele a další balíček politik pro studenty.
• Analýzy a přehledy: Zde si můžete prohlížet a stahovat přehledy o využití Teams. Najdete zde zprávy o využití pro aplikaci Teams, zařízení, živé události, hlasové a textové zprávy a blokované uživatele.
• Nastavení pro celou organizaci : Tato nastavení ovlivňují celou vaši organizaci. Můžete nakonfigurovat nastavení pro externí přístup a přístup pro hosty a také obecná nastavení Teams. Můžete také nakonfigurovat svátky a nastavit účty zdrojů, které se používají pro hlasové funkce, jako jsou automatické spojovatelky.
• Plánování: Zde najdete nástroje, které vám pomohou s plánováním nasazení Teams. Najdete zde nástroj poradce Teams a nástroj pro plánování sítě.

Jak rozšířit týmy pomocí aplikací

Teams můžete rozšířit instalací aplikací od společnosti Microsoft a dalších softwarových společností třetích stran. Existuje pět primárních typů aplikací, které si můžete nainstalovat do Teams. Tyto jsou:

• Osobní aplikace: Tyto aplikace jsou nástroje pro osobní použití, jako je OneNote pro správu obsahu a GitHub pro vývojářské nástroje.
• Roboti: Roboti se instalují do kanálů a mohou do kanálů posílat zprávy o věcech, o kterých chcete, aby měli lidé v kanálu aktuální informace. Můžete například chtít nainstalovat robota SurveyMonkey, který odesílá zprávy o průzkumech do kanálu. S roboty můžete také komunikovat zasíláním zpráv v kanálu. Můžete například poslat zprávu robotovi Flow a nechat ho spustit opakující se úkol, který jste vyvinuli ve Flow.
• Karty: Karty se zobrazují v horní části kanálu v týmu. Například karta Příspěvky obsahuje všechny zprávy, které lidé odeslali do kanálu. Můžete přidat další karty, aby je lidé v kanálu mohli vybírat a zobrazovat informace. Pokud například vaše organizace používá pro výuku FlipGrid, můžete si nainstalovat aplikaci FlipGrid a přidat kartu FlipGrid pro jednu ze svých výukových mřížek.
• Konektory: Pomocí konektorů umožníte dalším softwarovým produktům a službám odesílat zprávy přímo do kanálu Teams. Pokud například používáte Zendesk pro své lístky podpory, můžete nechat Zendesk odesílat zprávy o nových lístcích přímo do vašeho kanálu.
• Zprávy: Některé aplikace rozšiřují a vylepšují možnosti zasílání zpráv v Teams. Pokud například používáte Zoom k zachycení a sdílení videa, můžete jej přidat jako aplikaci, aby si každý mohl prohlížet a pracovat s videi Zoom přímo ve zprávách v kanálu.