Cheat Sheet Outlook 2019 pro LuckyTemplates

Odesílání e-mailů nebylo nikdy snazší než v Outlooku 2019. Všimnete si známého rozhraní pásu karet a stále najdete všechny funkce Outlooku, které jste si oblíbili – plus některé nové. Pomocí tohoto praktického Cheat Sheetu objevíte skvělé tipy a klávesové zkratky, které vám pomohou co nejlépe využít Outlook.

10 tipů pro používání modulu Mail v Outlooku 2019

Upravte sloupce a panely. Sloupce ve složce Doručená pošta a další umístění pošty jsou nastavitelné. Chcete-li sloupec rozšířit, umístěte ukazatel myši mezi záhlaví dvou sloupců a tažením změňte šířku toho nalevo. Můžete také upravit relativní velikosti navigačního podokna, seznamu pošty a podoken pro čtení; stačí umístit ukazatel myši na oddělovač mezi panely a přetáhnout.

Vyberte, které sloupce se zobrazí. Sloupce, které se zobrazují ve vašich poštovních složkách, si můžete přizpůsobit. Na kartě Zobrazit kliknutím na tlačítko Přidat sloupce otevřete dialogové okno Zobrazit sloupce, kde můžete přidat nebo odebrat sloupce.

Otevřete zprávu ve vlastním okně. Čtení zprávy v podokně Čtení je někdy dobré, ale jindy můžete chtít zprávu zobrazit na větším prostoru. Poklepáním na zprávu ji otevřete v novém okně nebo ji vyberte a poté na kartě Zobrazit klikněte na Otevřít v novém okně.

Zavřete všechny otevřené položky. Zde je zkratka, když máte otevřeno mnoho různých zpráv nebo jiných položek najednou. Chcete-li je všechny zavřít najednou, na kartě Zobrazit klikněte na Zavřít všechny položky.

Seskupte zprávy podle konverzace. Pokud bylo k tématu odesláno mnoho zpráv tam a zpět, můžete snadno zobrazit všechny související zprávy najednou. Na kartě Zobrazit zaškrtněte políčko Zobrazit jako konverzace a klikněte na Tato složka. Poté pomocí rozbalovací nabídky tlačítka Nastavení konverzací dolaďte vzhled vláken konverzace.

Přístup k pokročilým nastavením zobrazení. Existuje více způsobů, jak upravit zobrazení modulu Mail, než jste si pravděpodobně představovali. Chcete-li se k nim dostat, na kartě Zobrazit otevřete galerii skupiny Uspořádání a v její nabídce vyberte Nastavení zobrazení. Otevře se dialogové okno Upřesnit nastavení zobrazení. Odtud máte přístup ke sloupcům, skupinám, filtrování řazení, podmíněnému formátování a dalším.

Vyberte oblíbené složky. Chcete-li, aby se zástupce složky objevil v oblasti Oblíbené v horní části navigačního panelu v modulu Pošta, přetáhněte jej tam ze spodní části navigačního panelu. Můžete také kliknout pravým tlačítkem na složku a vybrat Zobrazit v oblíbených.

Filtrujte e-maily. Zkoušeli jste někdy procházet doručenou poštu a hledat zprávy určité vlajky nebo kategorie nebo zprávy, které mají přílohy? Na kartě Domů můžete kliknout na Filtrovat e-maily a poté vybrat kritérium, podle kterého chcete rychle filtrovat. Například výběrem Přílohy zobrazíte pouze zprávy, které obsahují přílohy. Můžete také filtrovat zadáním hledaného slova nebo fráze do pole Hledat v aktuální poštovní schránce nad seznamem pošty.

Reagujte na žádosti o doručení nebo potvrzení o přečtení. Některé zprávy přicházejí s požadavkem na potvrzení, že jste je obdrželi nebo přečetli. Někteří lidé to považují za užitečné; jiní si myslí, že je to rušivé nebo neslušné. Můžete si nastavit své preference, co se stane, když takový požadavek dostanete. Vyberte Soubor, Možnosti, klikněte na Pošta a přejděte dolů do části Sledování. V části Pro jakoukoli přijatou zprávu, která obsahuje požadavek na potvrzení o přečtení, vyberte svou preferenci: Potvrzení o přečtení vždy posílejte, nikdy neposílejte nebo se pokaždé zeptejte.

Používejte psací potřeby. Funkce šablony v Outlooku není vhodná pro podnikání, protože do zprávy přidává zbytečnou grafiku a většina obchodníků ji považuje za neprofesionální. Ale pro osobní použití může přidat zábavný, náladový nádech. Vyberte Soubor, Možnosti a klikněte na Pošta. Klepněte na položku Šablony a písma a potom nastavte šablonu v dialogovém okně Podpisy a šablony. Zkuste kliknout na tlačítko Motiv a začít s motivem. Po nastavení motivu se při psaní nové zprávy ujistěte, že je na kartě Formát textu vybráno HTML, protože šablony fungují pouze se zprávami ve formátu HTML.

10 tipů pro používání modulu kalendáře aplikace Outlook 2019

Změňte výchozí zvuk připomenutí. Když se objeví připomenutí, uslyšíte zvuk (pokud je váš zvuk samozřejmě zapnutý). Ve výchozím nastavení je to zvuk zvaný připomínka.wav, který je součástí aplikace Outlook. Můžete přejít na jiný zvuk. Vyberte Soubor, Možnosti, klikněte na Upřesnit a v části Připomenutí klikněte na tlačítko Procházet a vyberte jiný zvukový soubor.

Přehrát připomenutí. Pokud omylem zavřete okno Připomenutí, můžete je znovu otevřít. Na kartě Zobrazit ve skupině Okno klikněte na Okno připomenutí.

Přidejte svátky do kalendáře. Kdy jsou příští rok Velikonoce? Díkůvzdání? Outlook ví. Ale neřekne ti to, pokud se nezeptáš. Outlook ve výchozím nastavení nezobrazuje svátky v kalendářích, protože jsou závislé na lokalitě. Pokud je však chcete, můžete je přidat. Vyberte Soubor, Možnosti a klikněte na Kalendář a poté v části Možnosti kalendáře klikněte na Přidat svátky. Vyberte zemi, ve které se nacházíte, a klikněte na OK.

Vytvořte kopii kalendáře. Chcete-li zkopírovat kalendář, na kartě Složka klikněte na tlačítko Kopírovat kalendář. Poté vyberte umístění pro kopii. Můžete to udělat, chcete-li spustit nový kalendář, který obsahuje všechny položky vašeho hlavního kalendáře jako výchozí bod, a poté do něj přidat nebo odebrat položky a sdílet jej s ostatními.

Práce s více časovými pásmy. Můžete nastavit další časová pásma a přiřadit jim smysluplné štítky, které vám mohou pomoci s plánováním. Vyberte Soubor, Možnosti, klikněte na Kalendář a v části Časová pásma zadejte štítek hlavního časového pásma a vyberte zónu. Můžete zaškrtnout políčka Zobrazit druhé časové pásmo a Zobrazit třetí časové pásmo a také je označit.

Změňte barvu kalendáře. Každý kalendář používá pro svou kartu, nadpisy a položky jinou barvu, takže je můžete rozlišit, pokud si prohlížíte více kalendářů najednou. Chcete-li změnit barvu kalendáře, klepněte pravým tlačítkem na jeho záložku, vyberte Barva a vyberte barvu. Můžete také jen zobrazit kalendář a poté na kartě Zobrazit kliknout na tlačítko Barva.

Upravte časové měřítko. V zobrazeních kalendáře, kde vidíte jednotlivé časy, jako je den a týden, můžete změnit časové měřítko a kalendář sbalit nebo rozbalit. Na kartě Zobrazit klikněte na Časové měřítko a vyberte interval, který by měl představovat každý řádek v kalendáři.

Nastavte pracovní dobu. Ve výchozím nastavení Outlook považuje „pracovní dobu“ za 9:00 až 18:00 od pondělí do pátku a neděli za první den v týdnu. Můžete to změnit tak, aby vyhovovaly různým směnám a rozvrhům. Vyberte Soubor, Možnosti a klikněte na Kalendář a poté změňte nastavení v části Pracovní doba.

Ukaž počasí nebo ne. Všimli jste si, že aplikace Outlook zobrazuje vaše místní počasí v horní části kalendáře? Pokud se vám to nelíbí, můžete to vypnout. (Můžete také změnit mezi stupni Fahrenheita a Celsia.) Zvolte Soubor, Možnosti, klikněte na Kalendář a v části Počasí označte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit počasí v kalendáři a vyberte teplotní stupnici.

Spusťte aplikaci Outlook v kalendáři. Ve výchozím nastavení se Outlook spustí ve složce Doručená pošta. Chcete-li místo toho spustit modul Kalendář, vyberte Soubor, Možnosti a klikněte na Upřesnit. V části Spustit a ukončit Outlook klikněte na Procházet a poté na Kalendář.

10 tipů pro používání modulu Lidé aplikace Outlook 2019

Zadejte části jména osoby. Když vytvoříte nový kontakt, jakékoli jméno, které zadáte do pole Celé jméno, se automaticky analyzuje do samostatných polí pro Titul, První, Prostřední, Příjmení a Příponu. Outlook v tomhle ne vždy dělá perfektní práci. Dialogové okno pro zadání každé z těchto informací získáte kliknutím na tlačítko Celé jméno při vytváření nového kontaktu.

Nastavte pořadí Soubor jako. Nastavení File As pro kontakt určuje jeho pořadí v abecedním uspořádání kontaktů. Ve výchozím nastavení je to Příjmení, Jméno, ale můžete to změnit. Můžete například chtít, aby se společnost zobrazovala pod názvem společnosti, nikoli pod příjmením vašeho kontaktu. Nastavte nastavení Soubor jako pro jednotlivý kontakt v jeho záznamu tak, že na něj dvakrát kliknete v aplikaci Lidé a poté změníte jeho nastavení Soubor jako v okně, které se zobrazí.

Navrhněte rozvržení vizitky. Výchozí vzhled karty zobrazený v zobrazení Vizitka lze upravit. Otevřete kontakt v jeho vlastním okně a poté na kartě Kontakt klikněte na tlačítko Vizitka a poté v dialogovém okně Upravit vizitku upravte vzhled vizitky a pole, která obsahuje.

Použijte více polí. Pole, která se u kontaktu zobrazí ve výchozím nastavení, když jej otevřete v jeho vlastním okně, jsou pouze podmnožinou dostupných polí. Chcete-li zobrazit další pole, otevřete kontakt a poté na kartě Kontakt klikněte na Podrobnosti. Některá z dalších polí zahrnují Přezdívku, Jméno manažera, Manžel/partner, Narozeniny a Výročí.

Založte nový kontakt na základě již existujícího. Pokud máte více kontaktů, kteří všichni pracují pro stejnou společnost, mnoho polí pro ně bude pravděpodobně stejných, jako je poštovní adresa a adresa webové stránky. Chcete-li ušetřit čas, můžete vytvořit nový kontakt na základě již existujícího. Otevřete existující kontakt v jeho vlastním okně a poté na kartě Kontakt klikněte na spodní část tlačítka Uložit a nový, aby se zobrazila nabídka. Z této nabídky vyberte Kontakt od stejné společnosti.

Přidejte netextový obsah do poznámek ke kontaktům. Otevřete kontakt v jeho vlastním okně a poté klikněte do oblasti Poznámky. Na kartě Vložit najdete mnoho možností pro obsah, který můžete vložit do oblasti Poznámky, včetně obrázků, tvarů, ikon, grafů, SmartArt, rovnic, symbolů a WordArt.

Označte kontakt jako soukromý. Možná máte ve svém seznamu kontaktů nějaké kontakty, které byste raději nesdíleli. Chcete-li vyloučit konkrétní kontakt ze sdílení, otevřete kontakt v jeho vlastním okně a na kartě Kontakt klikněte na Soukromé.

Zobrazit sdílené kontakty někoho jiného. Své kontakty můžete sdílet pomocí tlačítka Sdílet kontakty na kartě Domů. Chcete-li zobrazit sdílené kontakty někoho jiného, ​​klikněte na tlačítko Otevřít sdílené kontakty (na kartě Domů) a poté klikněte na tlačítko Jméno a vyberte osobu, jejíž kontakty chcete zobrazit. Pokud tato osoba sdílí svou složku Kontakty, budete ji moci procházet (bez těch, které označila jako soukromé). Je zřejmé, že to funguje nejlépe v obchodním prostředí, kde jsou všichni na stejném poštovním nebo SharePoint serveru.

Zkontrolujte duplicitní kontakty. Nebylo by hezké, kdyby vám Outlook řekl, když se pokusíte vytvořit nový kontakt pro někoho, kdo je již na vašem seznamu? Můžete to udělat. Vyberte Soubor, Možnosti a klikněte na Lidé. V části Jména a archivace zaškrtněte políčko Při ukládání nových kontaktů kontrolovat duplicity.

Vytvořte nový pohled. Na kartě Domů otevřete galerii aktuálního zobrazení a zvolte Spravovat zobrazení. Odtud si můžete vytvořit svůj vlastní pohled. Začněte výběrem existujícího pohledu a kliknutím na Kopírovat. Poté vyberte kopii a klikněte na Upravit. Vaše nové zobrazení se objeví v aktuální galerii zobrazení vedle standardních zobrazení, jako jsou Vizitka, Telefon a Seznam.

5 tipů pro používání modulu Poznámky aplikace Outlook 2019

Změňte barvy poznámek. Nalepovací papírky nemusí být žluté. Chcete-li změnit barvu poznámky, změňte její kategorii. Vyberte ji a poté na kartě Domů klikněte na Kategorizovat a vyberte jinou barvu. Tím se změní barva poznámky v zobrazení ikon a ve všech ostatních zobrazeních, které ji zobrazují jako barevnou lepicí poznámku.

Přepošlete poznámku. Chcete-li poslat poznámku někomu jinému e-mailem, vyberte poznámku a na kartě Domů klikněte na Předat dál. Poté e-mail adresujte a odešlete jako obvykle. Pokud má příjemce Outlook, může poznámku otevřít a zobrazit.

Seřadit a filtrovat aktuální zobrazení Notes. Chcete-li změnit způsob zobrazení poznámek, můžete upravit zobrazení, stejně jako v jiných modulech. Na kartě Domů otevřete galerii skupiny Aktuální zobrazení a zvolte Spravovat zobrazení. Vyberte Aktuální nastavení zobrazení a poté klikněte na Upravit. Klepnutím na Seřadit změníte pořadí řazení nebo na Filtr pro filtrování seznamu. Pokud si změny rozmyslíte, klikněte na Obnovit aktuální zobrazení.

Udělejte poznámky větší nebo menší. Při prohlížení poznámek v zobrazení ikon na kartě Zobrazit klikněte na Velké ikony nebo Malé ikony a přepínejte mezi těmito dvěma možnostmi. (Ale pozor: Zobrazení malých ikon se vám nebude líbit. Je to chaotické a ztratíte barvy ikon.) Zobrazení seznamu, dostupné také na kartě Zobrazit, zobrazuje poznámky jako seznam s jedním sloupcem.

Změňte velikost otevřené poznámky. Když na poznámku dvakrát kliknete, otevře se ve vlastním samostatném okně s poznámkou. Přetažením rohu tohoto okna můžete změnit jeho velikost, abyste viděli více poznámky bez posouvání (pokud se jedná o dlouhou poznámku).

3 tipy pro správu datových souborů aplikace Outlook 2019

Archivujte staré informace. Datové soubory mohou rychle narůst do velikosti gigabajtů. Postupem času se velký datový soubor může stát nepraktickým, což způsobí pomalejší spouštění a vypínání aplikace Outlook. Možná budete chtít archivovat staré zprávy a položky do samostatného souboru, ke kterému budete mít přístup podle potřeby. Chcete-li archivovat soubory, klikněte na Soubor a poté na tlačítko Nástroje. Klikněte na Vyčistit staré položky. Vyberte, které složky chcete archivovat, a poté nastavte prahovou hodnotu data v poli Archivovat položky starší než. Vyberte umístění archivního souboru nebo přijměte výchozí (což je stejné umístění jako váš hlavní datový soubor aplikace Outlook, ale s názvem Archiv).

Vyčistěte svou poštovní schránku. Vyčištění poštovní schránky je pokročilejší a složitější než jednoduchá operace archivace. Pomocí Vyčištění schránky můžete najít položky, které jsou starší než určitý počet dní nebo větší než určitý počet kilobajtů. Automatickou archivaci můžete použít k automatizaci procesu archivace a můžete vyprázdnit složku Odstraněná pošta. Chcete-li začít, klikněte na Soubor, na Nástroje a poté na Vyčištění poštovní schránky.

Sdílejte Outlook s ostatními uživateli.Když sdílíte počítač a každá osoba má své vlastní přihlášení do systému Windows, nemusíte se starat o křížení aplikace Outlook; když každý z vás spustí aplikaci Outlook, získáte svou vlastní soukromou poštovní schránku a datový soubor. Pokud však dva nebo více lidí sdílí stejné přihlášení, nemusí nutně sdílet jeden soubor dat aplikace Outlook. Klíčem k ochraně soukromí je v tomto případě vytvoření dalších profilů v Outlooku. Klikněte na Soubor, na Nastavení účtu a na Spravovat profily. Vytvořte nový profil v dialogovém okně Pošta kliknutím na Přidat a vyplněním požadovaných informací. Potom v dialogovém okně Pošta můžete zvolit Dotázat se na profil, který se má použít, pokud chcete, aby se Outlook při každém otevření zeptal, kterého uživatele má načíst. Případně můžete zvolit Vždy použít tento profil a poté vybrat ten, který chcete použít. Chcete-li přepnout profily, pokud jste nepožádali Outlook, aby vás při spuštění vyzval, vyberte Soubor, Nastavení účtu, Změnit profil. Outlook se restartuje a zeptá se, který profil načíst.

Klávesové zkratky aplikace Outlook 2019

Některé úkoly můžete provést mnohem rychleji pomocí klávesových zkratek. Následující tabulky nabízejí několik užitečných zkratek, které vám pomohou být efektivnější.