Automatická aktualizace deníku v aplikaci Outlook 2000

Hvězdné datum 2001: Na Star Treku kapitán hvězdné lodi Enterprise věrně denně zapisuje do kapitánova deníku. Kapitán zaznamenává informace o planetách, které posádka prozkoumala, o mimozemšťanech, se kterými bojovali, a o bizarních jevech, které pozorovali v hlubokém vesmíru, kam se ještě nikdo nevydal!

Teď jsi na řadě. Stejně jako kapitán Enterprise můžete zaznamenávat své každodenní interakce s podivnými bytostmi v bizarních prostředích za stresujících okolností, i když jsou všechny podivné bytosti ve vaší kanceláři. Outlook Journal je váš kapitánský deník.

Nepochybně, velcí šmejdi v galaxii používají kapitánský deník na strašně důležité věci, ale váš deník vám slouží přímočařeji. Někdy, když potřebujete najít dokument nebo záznam konverzace, nepamatujete si, jak jste dokument nazvali nebo kde jste jej uložili, ale pamatujete si, kdy jste položku vytvořili nebo přijali. V tomto případě můžete přejít do deníku a zkontrolovat datum, kdy si pamatujete, že jste s položkou pracovali, a najít to, co potřebujete vědět.

Chcete-li deník dobře využít, musíte jej používat. Outlook můžete nastavit tak, aby zapisoval do deníku téměř vše, co děláte, nebo můžete deník úplně vypnout a nezapisovat do něj žádné záznamy. Pokud nic nevložíte do deníku, nic nedostanete ven.

Jaký je nejjednodušší způsob zadávání záznamů do deníku? Nedělat nic. Deník automaticky zaznamenává jakýkoli dokument, který vytvoříte, upravíte nebo vytisknete v jakékoli aplikaci Office 2000. Deník také automaticky sleduje e-mailové zprávy, žádosti a odpovědi na schůzky a požadavky a odpovědi na úkoly. V budoucnu mohou mít jiné programy než sadu Microsoft Office možnost zadávat záznamy do deníku, ale v současnosti je tato funkce omezena na programy Office 2000.

Má to háček: Musíte Outlooku sdělit, že chcete mít zapnuté automatické nahrávání do deníku. Naštěstí, pokud jste neaktivovali funkci automatického nahrávání deníku, aplikace Outlook 2000 se vás zeptá, zda chcete tuto funkci zapnout pokaždé, když klepnete na ikonu deníku.

Chcete-li zapnout funkci automatického nahrávání deníku, postupujte takto:

1. Zvolte Nástroje–>Možnosti.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti.

2. Klepněte na tlačítko Možnosti deníku.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti deníku (viz obrázek 1) se zaškrtávacími políčky pro všechny typy činností, které můžete automaticky zaznamenávat, a se jmény všech osob, pro které můžete automaticky zaznamenávat transakce, například e-maily.

Obrázek 1: Dialogové okno Možnosti deníku.

3. Klepnutím zaškrtněte políčko u položek a souborů, které chcete automaticky zaznamenávat, a u kontaktů, o kterých chcete, aby se zaznamenávaly informace.

Seznam lidí v poli Pro tyto kontakty je stejný jako seznam lidí ve vašem seznamu kontaktů. Pro lidi, kteří nejsou ve vašem seznamu kontaktů, můžete ručně vytvořit záznamy deníku.

Když přidáte jména do seznamu kontaktů v modulu Kontakty, nebudou tato jména nastavena pro automatické nahrávání do deníku. Musíte buď zkontrolovat jméno v dialogovém okně Možnosti deníku, nebo otevřít záznam kontaktu, klepněte na kartu Deník a zaškrtněte Automaticky zaznamenávat záznamy deníku pro tyto kontakty.

4. Klepněte na tlačítko OK.

Deník automaticky zaznamenává položky a soubory, které jste vybrali pro kontakty, které jste pojmenovali.