Archivace složek aplikace Outlook

V některých případech Outlook ukládá e-mailové zprávy, úkoly a schůzky starší než šest měsíců do složky Archiv – speciální složky pro položky, o kterých se Outlook domnívá, že jsou zastaralé nebo nestojí za to je uchovávat. Aplikace Outlook volá odeslání těchto položek do automatické archivace složky Archiv . Položky, které archivuje Outlook, však nejsou navždy ztraceny. Můžete je navštívit otevřením složky Archiv a jejích podsložek v seznamu složek. Aplikace Outlook vytvoří složku Archiv a její podsložky automaticky při první archivaci položek.

Můžete se rozhodnout, jak a kdy Outlook položky archivuje. Chcete-li archivovat položky, stanovíte výchozí sadu pravidel archivace, která platí pro všechny složky, a pokud složka vyžaduje individuální pozornost (což znamená, že nechcete, aby podléhala výchozím pravidlům archivace), můžete pro ni vytvořit speciální pravidla. složka. Každá složka může mít vlastní sadu pravidel archivace nebo podléhat výchozím pravidlům.

Chcete-li Outlooku sdělit, jak archivovat staré věci, začněte zobrazením dialogového okna Automatická archivace:

• Nastavení výchozích pravidel archivace: Zvolte Nástroje –> Možnosti a v dialogovém okně Možnosti vyberte kartu Jiné. Klikněte na tlačítko Automaticky archivovat.

• Vytvoření pravidel pro konkrétní složku: Buď klikněte pravým tlačítkem na složku a zvolte Vlastnosti, nebo zobrazte složku a zvolte Soubor –> Složka –> Vlastnosti pro Název složky. Poté v dialogovém okně Vlastnosti vyberte kartu Automatická archivace. (Protože k položkám ve složce Kontakty není připojeno žádné datum, nemůžete automaticky archivovat jména a adresy.)

Chcete-li vytvořit výchozí pravidla archivace, vyjednávejte tyto možnosti:

• Spustit AutoArchive Every: Zadejte číslo, které Outlooku sdělí, jak často má archivovat položky.

• Dotázat se před spuštěním archivace: Pokud zaškrtnete toto políčko, před zahájením archivace se zobrazí okno se zprávou a pokud chcete, můžete archivaci odmítnout výběrem možnosti Ne v okně se zprávou.

• Odstranit položky s prošlou platností (pouze e-mailové složky): Toto políčko zaškrtněte, chcete-li po vypršení lhůty odstranit všechny e-mailové zprávy.

• Archivovat nebo smazat staré položky: Zrušte výběr této možnosti, pokud nechcete položky archivovat.

• Zobrazit složku archivu v seznamu složek: Tuto možnost vyberte, pokud chcete archivní složku ponechat v seznamu složek. Tato složka obsahuje archivované položky.

• Vymazat položky starší než: Vyberte časové období, po kterém chcete položky archivovat.

• Přesunout staré položky do: Klepněte na tlačítko Procházet a vyberte složku, pokud chcete archivní soubor uložit na určité místo.

• Trvale odstranit staré položky: Tuto možnost vyberte, pokud chcete staré položky odstranit, nikoli archivovat.

Chcete-li vytvořit pravidla archivace pro konkrétní složku, vyberte si z těchto možností:

• Nearchivovat položky v této složce: Tuto možnost vyberte, pokud položky ve složce nestojí za archivaci.

• Archivovat položky v této složce pomocí výchozího nastavení: Tuto možnost vyberte, chcete-li se podřídit výchozím pravidlům archivace pro složku.

• Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení: Tuto možnost vyberte, chcete-li pro složku stanovit pravidla archivace.

• Vyčistit položky starší než: Zvolte časové období, po kterém budou položky ve složce archivovány.

• Přesunout staré položky do: Klepněte na tlačítko Procházet a vyberte složku, pokud chcete archivované položky uložit do konkrétního umístění.

• Trvale odstranit staré položky: Tuto možnost vyberte, pokud chcete položky v této složce odstranit, nikoli archivovat.

Pravidelně komprimujte soubor, do kterého ukládáte data aplikace Outlook, abyste jej zmenšili a získali více místa na pevném disku. Chcete-li komprimovat datový soubor aplikace Outlook, postupujte takto:

1. Zvolte Soubor –> Správa datových souborů.

2. V dialogovém okně Datové soubory aplikace Outlook vyberte možnost Osobní složky.

3. Klepněte na tlačítko Nastavení.

Zobrazí se dialogové okno Osobní složka.

4. Vyberte tlačítko Kompaktovat nyní.

Zkomprimování souboru aplikace Outlook může chvíli trvat, pokud je soubor plný dat.