Access 2019: Jak vytvořit databázi Accessu

Chcete-li vytvořit databázi Accessu, musíte nejprve vytvořit tabulku databáze a poté definovat názvy všech polí, která chcete v této tabulce uložit. Tabulky databáze Accessu umožňují rozdělit soubor na samostatné části. Například jedna databázová tabulka může obsahovat jména a adresy všech vašich zákazníků, druhá databázová tabulka může obsahovat jména a adresy všech vašich zaměstnanců a třetí databázová tabulka může obsahovat jména a adresy vašich dodavatelů. Access ukládá všechny tyto související informace do jediného souboru Accessu, který je uložen na vašem pevném disku.

Chcete-li navrhnout databázi Accessu, můžete vytvořit databázi od začátku nebo použít existující šablonu, kterou můžete upravit. Návrh databáze znamená definovat jak počet polí, která se mají použít pro ukládání informací, tak maximální množství dat, které může každé pole pojmout.

Pokud máte pole, ve kterém jsou uložena čísla, jaké jsou maximální a minimální limity pro čísla, která chcete do tohoto pole uložit? Pokud ukládáte něčí věk, pravděpodobně nechcete, aby pole obsahovalo záporná čísla nebo čísla přesahující 200. Pokud vaše pole potřebuje obsahovat platy, může pole obsahovat velká čísla, ale žádná záporná čísla.

Obecně ukládejte informace do samostatného pole v Accessu. Namísto vytvoření jediného pole pro něčí celé jméno vytvořte dvě samostatná pole: Jedno pole obsahuje křestní jméno a druhé pole obsahuje příjmení. Uložením příjmení do samostatného pole můžete snadno vytáhnout příjmení z databáze a vytvořit formulářová písmena, která uvádějí: „Rodina Smithových právě vyhrála 200 000 dolarů v mnoha sázkách vydavatele na prodejní nabídku!“

Access může vytvořit prázdnou databázi nebo speciální databázi pomocí jedné z mnoha šablon dostupných na webu společnosti Microsoft . Bez ohledu na to, jak vytvoříte databázi, pravděpodobně ji budete muset přizpůsobit pro typ dat, která chcete ukládat.

Když spustíte Access, máte na výběr mezi otevřením existující databáze nebo vytvořením nové.

Chcete-li vytvořit databázi s již spuštěným Accessem, postupujte takto:

Klepněte na kartu Soubor.

Vyberte Nový.
Access zobrazuje různé šablony databáze, které můžete použít.

Vytvoření databáze.

Klepněte na ikonu, například Prázdná databáze, nebo na jakoukoli šablonu databáze.

Když klepnete na šablonu, zobrazí se okno; zobrazí se náhled vaší šablony.

Klepněte do textového pole Název souboru a zadejte popisný název databáze.

Pokud klepnete na ikonu složky, která se zobrazí napravo od textového pole Název souboru, můžete otevřít dialogové okno, které vám umožní definovat konkrétní jednotku a složku, do které chcete uložit databázový soubor.

Klepnutím na tlačítko Vytvořit vytvořte soubor databáze.

Access zobrazí prázdnou databázi.

Začněte definovat názvy polí.

Klikněte na nadpis Kliknutím přidáte.

Access zobrazí nabídku pro definování, jaký typ dat může pole obsahovat, například text nebo čísla.

Záhlaví sloupce Kliknutím přidáte zobrazí nabídku různých možností.

Vyberte Dlouhý text.

Access zobrazí obecný název pole, například Pole1.

Zadejte název pole (například jméno nebo plat).

Stiskněte Enter.
Access zobrazí další sloupec Click to Add; jeho nabídka vám umožňuje vybrat typ dat, která se mají uložit do dalšího pole.

Vyberte Dlouhý text nebo jakýkoli jiný datový typ, který má pole obsahovat.
Access zobrazí jiné obecné pole, například Pole1.

Zadejte název pole, například Příjmení.

Opakujte kroky 9 až 11 pro každé další pole, které chcete vytvořit.

Po dokončení přidávání polí stiskněte na klávesnici Esc.

Zde najdete praktické klávesové zkratky Accessu 2019 .