3 tipy pro správu datových souborů aplikace Outlook 2019

Archivujte staré informace. Datové soubory mohou rychle narůst do velikosti gigabajtů. Postupem času se velký datový soubor může stát nepraktickým, což způsobí pomalejší spouštění a vypínání aplikace Outlook. Možná budete chtít archivovat staré zprávy a položky do samostatného souboru, ke kterému budete mít přístup podle potřeby. Chcete-li archivovat soubory, klikněte na Soubor a poté na tlačítko Nástroje. Klikněte na Vyčistit staré položky. Vyberte, které složky chcete archivovat, a poté nastavte prahovou hodnotu data v poli Archivovat položky starší než. Vyberte umístění archivního souboru nebo přijměte výchozí (což je stejné umístění jako váš hlavní datový soubor aplikace Outlook, ale s názvem Archiv).

Vyčistěte svou poštovní schránku. Vyčištění poštovní schránky je pokročilejší a složitější než jednoduchá operace archivace. Pomocí Vyčištění schránky můžete najít položky, které jsou starší než určitý počet dní nebo větší než určitý počet kilobajtů. Automatickou archivaci můžete použít k automatizaci procesu archivace a můžete vyprázdnit složku Odstraněná pošta. Chcete-li začít, klikněte na Soubor, na Nástroje a poté na Vyčištění poštovní schránky.

Sdílejte Outlook s ostatními uživateli.Když sdílíte počítač a každá osoba má své vlastní přihlášení do systému Windows, nemusíte se starat o křížení aplikace Outlook; když každý z vás spustí aplikaci Outlook, získáte svou vlastní soukromou poštovní schránku a datový soubor. Pokud však dva nebo více lidí sdílí stejné přihlášení, nemusí nutně sdílet jeden soubor dat aplikace Outlook. Klíčem k ochraně soukromí je v tomto případě vytvoření dalších profilů v Outlooku. Klikněte na Soubor, na Nastavení účtu a na Spravovat profily. Vytvořte nový profil v dialogovém okně Pošta kliknutím na Přidat a vyplněním požadovaných informací. Potom v dialogovém okně Pošta můžete zvolit Dotázat se na profil, který se má použít, pokud chcete, aby se Outlook při každém otevření zeptal, kterého uživatele má načíst. Případně můžete zvolit Vždy použít tento profil a poté vybrat ten, který chcete použít. Chcete-li přepnout profily, pokud jste nepožádali Outlook, aby vás při spuštění vyzval, vyberte Soubor, Nastavení účtu, Změnit profil. Outlook se restartuje a zeptá se, který profil načíst.