10 způsobů, jak být produktivní v Microsoft 365 Business

Vaše předplatné Microsoft 365 Business zahrnuje přístup nejen k desktopové aplikaci sady Microsoft Office, ale také k jejím mobilním verzím. Mobilní aplikace Office jsou vysoce hodnoceny na různých mobilních platformách. Každý den miliony informačních pracovníků po celém světě, včetně mě, aktivně používají tyto aplikace k práci, aniž by byli připoutáni ke kancelářskému stolu.

Zde se dozvíte deset tipů pro produktivitu dostupných v Microsoft 365 Business. Použijte tyto tipy jako součást své kampaně za přijetí, abyste zvýšili využívání služby a snížili počet volání na podporu vašemu IT týmu. Tyto tipy můžete s jistotou sdílet se svými koncovými uživateli s vědomím, že data vaší organizace jsou chráněna a spravována.

Věnujte pozornost oznámením v Centru pro správu Microsoft 365. Sledujte nové funkce, abyste měli přehled o dalších tipech pro produktivitu, které můžete sdílet se svými koncovými uživateli.

Pokračujte tam, kde jste skončili v aplikaci Microsoft Word

Řekněme, že začnete číst dokument aplikace Word ve své kanceláři a pak si uvědomíte, že musíte vypnout počítač, abyste se dostali k lékaři. Přijdete do ordinace svého lékaře a je vám řečeno, abyste počkali na recepci, dokud vás někdo nepřipraví. Zklamán tím, že dostupné časopisy nejsou přitažlivé, s úlevou si vzpomenete, že máte svůj smartphone – a ordinace umožňuje používání mobilních zařízení.

Vytáhnete svůj smartphone, spustíte mobilní aplikaci Word, která je zaregistrována k vašemu účtu Office 365 a voila! Poslední dokument, který jste ve své kanceláři četli, je uveden v seznamu Poslední dokumenty. Začnete číst dokument a po dokončení jej zavřete. Stále čekáte na lékaře, takže se znovu podíváte na svou aplikaci Word a uvidíte, že s vámi byl sdílen seznam dokumentů a vyžaduje vaši pozornost. Otevřete jeden, abyste mohli začít upravovat, a pak se zavolá vaše jméno. Bez obav. Pravděpodobně budete mít čas dokončit úpravy dokumentu, až se dostanete do vnitřní čekárny.

Sdílejte dokumenty Office 365 s důvěrou

Bezpečné sdílení dokumentů s ostatními členy vaší organizace z mobilního zařízení je podobné sdílení dokumentu z počítače. Společnost Microsoft investovala značné prostředky do toho, aby mobilní prostředí v Office 365 bylo co nejplynulejší, aby vaše produktivita – na stolním počítači nebo mobilním zařízení – nezasáhla.

Předpokládejme, že jste na cestě do práce a dostanete e-mail od svého projektového manažera s žádostí, abyste rychle sestavili prezentaci pro úvodní schůzku vašeho projektového týmu. Když sedíte v autobuse na cestě do práce, zjistíte, že 30minutové dojíždění můžete využít k něčemu produktivnímu. Spustíte tedy v telefonu aplikaci PowerPoint a začnete vytvářet prezentaci. Dokončíte prezentaci a uložíte ji do složky OneDrive, ale pak si uvědomíte, že jeden snímek potřebuje vstup vašeho projektového manažera.

Podíváte se na čas a všimnete si, že do cíle máte ještě pět minut. Vraťte se do své prezentace a klepněte na ikonu Sdílet, klepněte na tlačítko Pozvat lidi a zadejte e-mailovou adresu projektového manažera. Vzhledem k tomu, že aplikace má výchozí přístup k úpravám, přejdete přímo do oblasti zpráv a napíšete rychlou zprávu a požádáte svého projektového manažera o vstup. Klepněte na tlačítko Odeslat a potom klepněte na Hotovo. Systém odešle e-mail vaší projektové manažerce se zabezpečeným odkazem na dokument, aby mohla začít upravovat.

O deset minut později, když z autobusu jdete do vaší kanceláře, vás uvidí váš projektový manažer. Zmateně se na vás podívá a zeptá se: „Nepsala jsem ti před hodinou e-mail? Jak se vám podařilo dostat tu prezentaci do mé e-mailové schránky, než jste vůbec dorazili do práce?“ Vrhnete pohled na svého hrdinu, IT administrátora sedícího poblíž.

Spoluvytvářejte dokumenty s Microsoft 365 Business kdykoli a kdekoli

Stalo se to. Dokončíte dokument a pošlete ho spoustě lidí, a pak si uvědomíte, že v dokumentu potřebujete změnit jeden klíčový údaj. Takže, co děláš? Všem pošlete e-mail zpět a řeknete jim, aby ignorovali váš předchozí e-mail a že budete posílat aktualizovanou verzi dokumentu. Problém je v tom, že několik lidí již odpovědělo svými vlastními aktualizovanými verzemi, takže nyní musíte jejich zpětnou vazbu sloučit do aktualizovaného dokumentu a poté odeslat dokument zpět všem. Celou dobu doufáte, že neskončíte v noční můře e-mailového stromu, kde si lidé jen neustále posílají své vlastní nové verze dokumentu tam a zpět.

Naštěstí nemusíte žít v této noční můře. Pokud začnete používat funkce spoluvytváření aplikací Office ve svém předplatném Microsoft 365 Business , všichni ve vašem týmu budou moci pracovat na stejném dokumentu – provádět úpravy a aktualizace a vidět si navzájem komentáře – v reálném čase! Funkce spoluautorství Office také bezproblémově fungují ve verzích mobilních aplikací.

Upoutejte něčí pozornost snadno pomocí Microsoft 365

V sociálních médiích, jako je Facebook nebo Twitter, jsou @mentions skvělý způsob, jak označit lidi a dát jim vědět, že chcete jejich pozornost. Jednoduše napište @ a za ním jméno osoby, kterou chcete označit. Při psaní názvu se zobrazí seznam návrhů, takže nemusíte zadávat celý název.

No, hádejte co? @zmínky jsou nyní součástí vaší sady Office! V Outlooku můžete například @zmínit spolupracovníka v těle e-mailu nebo v pozvánce na schůzku a systém uvedeného uživatele automaticky přidá do řádku Komu e-mailu nebo pozvánky na schůzku.

Stejně jako na Facebooku, když někoho @zmíníte, do zprávy se automaticky přidá celé jméno. Pokud chcete, aby zpráva zněla více jako způsob, jakým byste se normálně vztahovali ke svému spolupracovníkovi, můžete část zmínky smazat, takže se například zobrazí pouze křestní jméno. Nemějte obavy, e-mailová adresa v řádku Komu zůstane nedotčena.

Pokud zjistíte, že se mnoho lidí snaží upoutat vaši pozornost pomocí @zmínek, můžete svou poštovní schránku filtrovat tak, aby zobrazovala pouze e-maily, kde jste byli @zmíněni. Chcete-li to provést, klikněte na šipku vedle položky Vše v seznamu zpráv a poté klikněte na Zmíněná pošta. Tato funkce funguje ve verzi Outlooku pro Windows i Mac.

Zjistěte, kdo to dělá, pomocí aplikace Microsoft Word

Office 365 je spoluautorem dokumentů v reálném čase s více lidmi. Tato funkce je skvělá, protože všichni máte co do činění s jediným zdrojem pravdy. Co se ale stane, když jednoho dne otevřete dokument a uvědomíte si, že někdo smazal celý odstavec, který jste den předtím pečlivě napsali?

Mohl bys všem poslat e-mail a požádat viníka, aby se přiznal. Nebo můžete jít stealth cestou a jednoduše zobrazit historii verzí dokumentu, abyste viděli protokol různých verzí, které byly uloženy, spolu se jménem osoby, která jej uložila, a časovým razítkem, kdy byla verze uložena. Můžete dokonce otevřít předchozí verzi dokumentu a obnovit ji.

Chcete-li zobrazit historii verzí v aplikaci Microsoft Word, klikněte na název souboru v horní liště a poté klikněte na položku Historie verzí. V pravé části obrazovky se zobrazí panel Historie verzí, který poskytuje rychlý přístup k verzím dokumentu a jménu a ikoně autora verze.

Přístup k historii verzí z aplikace Microsoft Word.

Ve webové verzi kliknutím na ikonu Historie vpravo nahoře zobrazíte podokno Historie verzí.

Tato funkce nejen zlepšuje produktivitu, ale také podporuje harmonii při správném použití!

Rozostření pozadí v Microsoft Teams

Představte si, že jste v živém rozhovoru vysílaném po celém světě, kde se diskutuje o důsledcích obžaloby jihokorejského prezidenta, když vaše batole srazí váš rozhovor tím, že vejde do vaší domácí kanceláře a začne tančit. A teď si představte, že se situace ještě zhorší, když se vaše malé dítě v chodítku vklouzne do pokoje a váš zpanikařený manžel se snaží obě děti odtáhnout z pokoje. No, stalo se to a vzniklo z toho veselé virální video v březnu 2017, kdy byl profesor Robert Kelly dotazován BBC.

Nová funkce Blur My Background v Microsoft Teams tomuto scénáři předchází. Pokud naplánujete schůzku s Teams, klikněte na tlačítko Další možnosti (…) a poté na Rozmazat pozadí, vše za vámi bude jemně rozmazané.

Představte si, o kolik produktivnější budete nyní, když víte, že můžete přeskočit dojíždění, pořádat schůzky na videokonferencích z domácí kanceláře a vypadat profesionálně, aniž byste se museli bát, že na schůzku přijdou vaše děti nebo pes a budou vás rušit. Je pravděpodobné, že profesor Kelly by tuto funkci uvítal. Ale na druhou stranu, kdyby se jeho veselý rozhovor nestal, neinspiroval by lidi z Microsoftu, aby tuto funkci přidali.

Navrhujte jako profesionál s podporou umělé inteligence aplikace PowerPoint

Přiznejme si to. Ne každý z nás dostal talent na vytváření prezentací, které zaujmou a upoutají pozornost lidí. Pokud nejste jedním z těch kreativních, vytvoření prezentace hodné TED je mimo dosah.

Máme dobré zprávy pro všechny designově náročné jedince! S pomocí umělé inteligence (AI) je nyní možné vytvářet prezentace v PowerPointu, které mají nádech vysoce placeného marketingového guru.

V desktopové nebo webové verzi PowerPointu spusťte novou prezentaci. Stačí zapojit detaily, které chcete do snímku sdělit, a nestarejte se o vzhled a dojem. Až budete hotovi, přejděte na kartu Návrh na pásu karet a klikněte na tlačítko Návrhy. Technologie AI v Office 365 automaticky generuje některé návrhy návrhů, ze kterých si můžete vybrat.

Funkce Návrhové nápady v PowerPointu.

Mluvte místo psaní s Office 365

Jako cloudová služba jsou Office Apps v Office 365 postupem času chytřejší. Strojové učení a umělá inteligence umožňují aplikacím Office, jako je Word, Excel, PowerPoint a Outlook, aby se přizpůsobily tomu, jak pracujete, což vám ušetří čas a dokonce zlepší vaše dovednosti psaní.

Jednou z těchto zpravodajských služeb je funkce Dictate, která umožňuje diktovat text místo psaní. V aplikaci Microsoft Word je tlačítko Diktovat na kartě Domů na pásu karet. Pokud používáte Outlook, začněte psát nový e-mail, přejděte na kartu Zpráva a poté klikněte na tlačítko Diktovat. Když ikona Dictate zčervená, můžete začít mluvit. Během hovoru se v dokumentu objevuje text. Jen se ujistěte, že máte zapnutý mikrofon a že mluvíte jasně a konverzačně.

Interpunkci můžete vložit vyslovením názvu interpunkce. Například na konci věty řekněte „tečka“ nebo „otazník“ nebo „vykřičník“. Pokud chcete začít nový odstavec, řekněte „nový odstavec“.

Na co čekáš? Vyzkoušejte tuto funkci Microsoft 365!

Získejte handsfree s Office 365 Read Aloud

Produktivita v Office 365 je navržena tak, aby vyhovovala potřebám lidí na celém světě s různými schopnostmi. Dictate, Tell Me, který poskytuje rychlý přístup k příkazům bez procházení různých karet na pásu karet, a Usnadnění, které bezproblémově spolupracuje se čtečkami obrazovky, jsou jen některé z funkcí Office 365, které zvyšují produktivitu a podporují začlenění na pracovišti. .

Další šikovnou funkcí, kterou najdete v aplikacích Office, je funkce Číst nahlas ve Wordu. Ačkoli je funkce Číst nahlas nabízena jako jedna z funkcí výukových nástrojů v Office, zvláště užitečná pro lidi s dyslexií, je skvělá pro korektury, protože zvýrazňuje text při čtení každého slova.

Jako bonus pro lidi, jejichž mateřským jazykem není angličtina, je funkce Read Aloud také skvělým nástrojem pro učení se, jak se slova vyslovují.

Vyzkoušejte tuto funkci a zjistěte, zda ji můžete začlenit do svého pracovního postupu. Tlačítko Číst nahlas je v aplikaci Microsoft Word na kartě Recenze.

Příjemné čtení nahlas!

Cestování časem s Windows Timeline

Už se vám někdy stalo, že ztrácíte 30 minut hledáním dokumentu, na kterém jste před pár dny pracovali, ale nemůžete si vzpomenout, kde byl uložen? Nebo procházet historii procházení a najít vyhledávání, které jste provedli pro projekt renovace?

Pokud máte takovou nepříjemnou zkušenost, budete rádi, když budete vědět, že tímto způsobem už nemusíte ztrácet čas. Funkce Časová osa ve Windows 10 vám pomůže získat ztracenou produktivitu tím, že vám umožní vidět všechny vaše aktivity po dobu až 30 dnů na jedné obrazovce.

Obrázek níže ukazuje snímek obrazovky časové osy Windows. Posuvník vpravo vám umožňuje přejít do různých bodů v čase a zobrazit vaši aktivitu. Můžete také použít pole Hledat k vyhledání vašich aktivit pomocí klíčových slov.

Funkce časové osy systému Windows.

Chcete-li aktivovat funkci časové osy Windows, klikněte na tlačítko Zobrazení úkolů vedle vyhledávacího panelu Cortana nebo stiskněte klávesy Windows a tab.

Takže pokračujte a pokračujte tam, kde jste skončili, s Windows Timeline. Možná se nebudete moci vrátit v čase, ale alespoň se vždy můžete vrátit v časové ose!