10 zlatých pravidel projektového řízení

Jakmile začnete používat Project 2016, obecná úsloví (nebo aforismy, axiomy a předpisy) zde vám mohou pomoci připomenout si základní principy projektového řízení. Připevněte si je na zeď v kanceláři, abyste je mohli kontrolovat během pracovního dne.

Smiř se s tím

Plánování rolujících vln je vynikající způsob, jak zjednodušit řízení projektu. Neplánujte do budoucnosti dále, než můžete rozumně vidět – a neplánujte podrobněji, než dává smysl. Když je projekt poprvé zapsán, máte pouze milníky. Jakmile začnete chápat více o projektu, můžete definovat životní cyklus projektu a klíčové výstupy, které mají být vytvořeny v každé z jeho fází.

Sestavte projekt ve fázích. Začněte počátečními fázemi a vyplňte podrobné úkoly, sekvence, zdroje a doby trvání. Ponechte pozdější fáze na vysoké úrovni detailů; tak budete mít méně práce na pozdějších úkolech, které na začátku projektu prostě nelze předvídat. Budete také méně muset manipulovat se základní linií těchto pozdějších úkolů: Pokud jsou úkoly příliš daleko v budoucnosti, jejich časové požadavky nebudou odpovídat zdrojům, které jste pro ně původně vyčlenili.

Když je hra na začátku, vyhněte se podrobnostem o úkolech, které jsou daleko v budoucnosti. Project vám může pomoci s plánováním rolujících vln, když používáte tyto funkce programu:

• Zobrazení síťového diagramu: Pomáhá graficky vizualizovat fáze projektu
• Časová osa: Zobrazuje milníky, výstupy a fáze na vysoké úrovni
• Rozšíření a sbalení úkolu: Umožňuje skrýt nebo zobrazit fáze projektu

Dejte své kachny do řady

Než začnete vytvářet projekt, udělejte si domácí úkol. Pokud nemáte všechny informace, které potřebujete, když si sednete k počítači, abyste mohli pracovat s Projectem, budete se neustále zastavovat, plánovat a utíkat hledat informace – to není efektivní způsob práce.

Než se posadíte a sestavíte plán projektu, zamyslete se nad následujícími informacemi o projektu:

• Ověření skutečnosti základních očekávání: Na základě vašich zkušeností s řízením podobných projektů v průběhu času určete, zda jsou výstupy, rozpočet a předběžný harmonogram v souladu. Rozhodněte se, zda chcete diskutovat o změnách rozsahu a rozpočtu, abyste se vyhnuli projektu, který je od začátku nereálný.
• Informace o zdroji : Pokud je zdrojem člověk, poznamenejte si jeho celé jméno, kontaktní informace, dovednosti, náklady, plán, konflikty v načasování, jméno manažera a kontaktní informace manažera. U vybavení nebo zařízení zjistěte jeho dostupnost a cenu.
• Struktura týmu: Určete, zda jeden člen týmu zaznamenává pokrok všech ostatních, nebo zda všechny zdroje provádějí vlastní sledování. Rozhodněte, kdo aktualizuje plán po provedení změn, kdo obdrží kopie kterých sestav a kdo má online přístup k hlavnímu plánu.
• Očekávání vedení: Zeptejte se, zda vedení očekává, že místo toho uvidí pravidelně naplánované základní sestavy nebo jiný typ sestav. Zeptejte se, jak a od koho získat schválení rozpočtu v různých fázích plánování projektu, a zeptejte se, zda nějaké mezipodnikové zájmy budou vyžadovat zprávy nebo schválení z více zdrojů.
• Zásady společnosti: Tyto dokumenty mohou upřesňovat zásady týkající se pracovní doby a přesčasů, kalendáře svátků, poplatky za režijní náklady nebo přirážky projektu a sdílení (nebo ne) informací s klienty a prodejci.

Po zvážení problémů v tomto seznamu jste připraveni sednout si a začít zadávat informace do projektu projektu. (Slyšíte tady ozvěnu?)

Očekávejte neočekávané

Víš, že je tam venku – Murphy a jeho zatracený zákon, který stanoví, že všechno, co se může pokazit, se pokazí. Většina projektů, zejména delších a složitějších, není dokončena včas nebo v rámci rozpočtu. Vaším úkolem jako projektového manažera je plánovat tak přesně, jak jen můžete, a poté provádět obezřetné úpravy, kdykoli někdo do práce hodí hasák – a Project vám k tomu poskytuje spoustu nástrojů. Kromě všech automatických funkcí Projectu však můžete předvídat změny tím, že je jednoduše naplánujete.

Kritická cesta určuje dobu trvání projektu. Každý moudrý projektový manažer zabudovává do svých projektů čas a finanční prostředky pro nepředvídané události. Když projekt skončí o týden později a 5 000 USD překročí rozpočet, pouze projektový manažer ví, že to bylo o čtyři týdny později a o 25 000 USD dražší, než bylo původně plánováno, bez rezervy na nepředvídané události.

Přidejte rezervu pro nepředvídané události před hlavními plněními nebo koncem fáze, abyste zohlednili neočekávané události. Můžete dokonce přidat pohotovostní úkol a získat jej pomocí Murphyho.

Použijte typ nákladového zdroje (spíše než zdroj práce nebo materiálu) k přidání stanoveného množství rezervy pro nepředvídané události k úkolu nebo fázi.

Neodkládejte na zítra. . .

Přestože software pro správu projektů může zjednodušit mnoho aspektů vašeho pracovního života, většina lidí, kteří používají Project poprvé, je zahlcena množstvím času, který stráví zadáváním a aktualizací dat. Tyto úkoly mohou být jistě těžkopádné, ale odměna za zvládnutí automatických aktualizací a možností vytváření sestav v Projectu více než vynahrazuje veškerou práci, kterou předem vynaloží.

Kdykoli je to možné, importujte úkoly z Outlooku nebo Excelu do Projectu, abyste urychlili zadávání dat ve fázi plánování.

Sledujte, jak často můžete — alespoň jednou týdně. Pokud nemáte tendenci sledovat pokrok na projektu, můžete skončit za pověstnou osmičkovou koulí. Tato strategie vám nejen ušetří nutnost zadávat horu sledovacích dat, ale také vám – a vašemu týmu – umožní kdykoli zobrazit stav projektu. Tímto způsobem můžete rychle rozpoznat blížící se katastrofu a provést preventivní úpravy.

Delegát, delegát, delegát

Vyhněte se nutkání pokoušet se udělat vše na projektu sami. Ačkoli se může zdát, že vytvoření a správa souboru projektu vlastními silami vám poskytne větší kontrolu nad výsledkem, létání sólo ve větším projektu je téměř nemožné (a možná práce na plný úvazek). Samozřejmě nemůžete dovolit desítkám lidí provádět změny v plánu, protože byste riskovali ztrátu přehledu o tom, kdo co a kdy udělal. Dodržení těchto několika jednoduchých postupů však může změnit několik prstů v koláči projektu ze škodlivých na užitečné:

• Určete jednu osobu, která bude zpracovávat všechna data. Úkolem této osoby je zadat všechna sledovací data do hlavního souboru.
• Rozdělte projekt do několika dílčích projektů a přidělte lidi, kterým důvěřujete, aby jednali jako manažeři těchto dílčích projektů. Nechte je, ať si zpracují vlastní sledování a úpravy, a poté tyto projekty sestavte do hlavního projektu, abyste mohli sledovat celkový stav.
• Nastavte jednotné postupy pro tým dopředu. Nedovolte, aby jeden člen týmu hlásil čas na interoffice list, jiný vám posílal svůj pokrok e-mailem a ostatní chtě nechtě zaznamenávali svou pracovní dobu do časového listu. Vypracujte strategii, která využívá funkce projektu ke konzistentní komunikaci.

Pokrok můžete sledovat na vysoké úrovni, například 25 procent, 50 procent, 75 procent a 100 procent dokončení.

Zdokumentujte to

Většina lidí slyšela varování projektového managementu „Zakryjte své předpoklady“ a Project vám to snadno pomůže. Pomocí těchto funkcí zdokumentujte podrobnosti o projektu:

• Oblast poznámek: Použijte ji pro úkoly i zdroje k vytvoření záznamu informací o pozadí, změn nebo speciálních problémů.
• Zprávy: Upravte je tak, aby zahrnovaly všechny relevantní informace a pomáhaly dokumentovat trendy a změny.
• Vizuální zprávy: Použijte tuto novou funkci k vykreslení obrazu stavu projektu pro vizuálně orientované zúčastněné strany.

Uložte více verzí projektu, zejména pokud změníte směrný plán v pozdějších verzích. Tímto způsobem budete mít záznam o každém kroku v plánování projektu, na který se můžete odkázat, když se na cestě objeví nějaké otázky.

Udržujte tým v obraze

Chcete-li udržovat komunikační kanály otevřené, postupujte podle těchto metod:

• Používejte funkce projektu, které se integrují s aplikací Outlook nebo jinými e-mailovými programy. Použijte je k odesílání souborů projektu nebo jiných typů komunikace.
• Aktualizujte plán řízení komunikace. Dokumentujte, kdo, kdy a jak často potřebuje jaké informace.
• Kontrolujte pokrok se členy týmu pravidelnými schůzkami osobně, po telefonu nebo prostřednictvím softwaru pro schůzky. Zajistěte, aby všichni členové týmu měli na těchto schůzkách nejnovější verzi plánu projektu, na kterou se mohou odkazovat.
• Zobrazení kódu struktury rozpisu práce (WBS) na sestavách. Pak můžete snadno odkazovat na konkrétní úkoly ve velkých projektech bez zmatku.

Měřte úspěch

Když začínáte s projektem, měli byste mít představu o tom, co představuje úspěch, a měli byste vědět, jak tento úspěch měřit. Slyšeli jste toto: „Dodávku můžete mít včas, v rámci rozpočtu nebo správně. Vyberte dva." Úspěch může zahrnovat dosažení mnoha cílů, jako např

• Spokojenost zákazníků
• Spokojenost vedení
• Dodržování rozpočtových omezení
• Být na čas

Chcete-li zjistit, jak budete měřit úspěch, položte si tyto otázky:

• Bude úspěch při sestavování rozpočtu znamenat nepřekročení původních odhadů o více než 10 procent?
• Bude projekt zvažován včas, pokud na něm budete pracovat odhadovaný počet týdnů minus dvouměsíční období, kdy jste byli pozastaveni kvůli stávce odborů, nebo je celková pracovní doba méně důležitá než dodržení konkrétního termínu?
• Jak budete měřit spokojenost zákazníků?
• Zahrnuje úspěšné uvedení produktu na trh vysoká prodejní čísla po uvedení na trh, nebo byl projekt úspěšný pouze proto, že jste jej přesunuli za dveře?

Umístěte do projektu milníky, které odrážejí dosažení každého typu úspěchu. Když jednoho dosáhnete, můžete svůj tým poplácat po zádech. Vědět, jak vypadá úspěch, vám pomůže motivovat váš tým, aby se tam dostal.

Udržujte flexibilní strategii

Stávají se věci. Nikdy nebyl projekt, který by nevyžadoval ubytování pro překvapení na cestě. Známkou dobré projektové manažerky je, že je na tyto změny pozorná a provádí úpravy, aby se s nimi rychle vypořádala.

Udělat úpravy tak, aby vyhovovaly špatným zprávám, není snadné; ve skutečnosti může být skutečně obtížné doručit špatné zprávy. Vyhýbat se problému v projektu a doufat, že jednoduše zmizí, má však ošklivý zvyk vrhnout se do ještě horšího problému. Následující nástroje vám pomohou udržet pozornost při změnách a provádět úpravy:

• Volba pracovního obrysu vám může pomoci změnit obrys práce na přední, zadní nebo jinak změnit rozložení práce během trvání úkolu.
• Použijte Task Inspector, abyste viděli, co řídí úkol. Můžete hledat možnosti, jako je přidávání zdrojů, revize vztahů závislostí úkolů a použití rezervy.
• Zapněte formátování kritické cesty, abyste viděli kritickou cestu projektu a sledovali, jak moc zůstává rezerva. Úpravou úkolů tak, abyste efektivně vyčerpali jejich nevyužitou kapacitu, můžete v krizi udržet plán.

Učte se ze svých chyb

Jedním z velkých darů, které Project nabízí, je schopnost ohlédnout se po dokončení projektu, abyste se mohli poučit ze svých chyb. Můžete si prohlédnout původní plán a každou další verzi, abyste viděli, jak dobře jste odhadli čas a peníze, a pak zjistit, jak to udělat lépe.

Pomocí záznamů projektu můžete odhalit trendy, abyste například zjistili, kde vám vždy chybí načasování nebo proč vždy necháváte příliš málo času na průzkum trhu a příliš mnoho času na otázky a odpovědi. Možná vždy zapomenete počítat s dočasnou výpomocí v obdobích spěchu nebo máte příliš brzy, když potřebujete jen pár lidí.

Využijte množství informací v Plánech projektů, abyste se vzdělávali o svých silných a slabých stránkách jako projektant a manažer a zlepšili své dovednosti s každým projektem, do kterého se pustíte.