10 Zkratek Microsoft Outlook 2019, které stojí za to

Zdá se, že žonglování s knoflíky, klávesami a stuhami zabere celý den. Tento seznam nabízí některé zkratky aplikace Microsoft Outlook, které vám mohou ušetřit čas a napětí.

Jak používat nástroj Microsoft Outlook New Items

Chcete-li vytvořit novou položku v kterémkoli modulu, ve kterém se nacházíte, stačí kliknout na nástroj na levém konci pásu karet. Název a vzhled této ikony se změní, když změníte modul, takže se z ní stane ikona Nový úkol v modulu Úkoly, ikona Nový kontakt v modulu Lidé a tak dále. Můžete také kliknout na nástroj Nové položky napravo a stáhnout nabídku Nové položky.

Když vyberete položku ze zde zobrazené nabídky Nové položky, můžete vytvořit novou položku v jiném modulu aplikace Outlook, než ve kterém se nacházíte, aniž byste moduly měnili. Například možná odpovídáte na e-mail a chcete vytvořit úkol. Klikněte na tlačítko Nové položky, vyberte Úkol, vytvořte úkol a poté pokračujte v práci se svým e-mailem.

Nabídka Nové položky umožňuje vytvářet nové moduly položek jiné než aktivní.

Jak rychle odeslat soubor prostřednictvím e-mailu aplikace Microsoft Outlook

Soubor můžete odeslat prostřednictvím e-mailu aplikace Outlook pouhými několika kliknutími myši, a to i v případě, že aplikace Outlook není spuštěna. Když si prohlížíte soubory v Průzkumníkovi souborů, můžete označit libovolný soubor k odeslání kterémukoli příjemci e-mailu. Zde je postup:

Najděte soubor v Průzkumníku souborů.

Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete odeslat. Zobrazí se nabídka.

Zvolte Odeslat. Objeví se další nabídka.

Zvolte Příjemce pošty. Zobrazí se formulář Nová zpráva. V poli Attached se zobrazí ikona představující připojený soubor.

Zadejte předmět souboru a e-mailovou adresu osoby, které soubor posíláte. Pokud chcete ke zprávě přidat komentáře, napište je do oblasti zprávy v okně.

Klepněte na Odeslat. Vaše zpráva se dostane k příjemci.

Jak rychle odeslat soubor z libovolné aplikace Microsoft Office

Jakýkoli dokument Office můžete odeslat e-mailem ze samotné aplikace Office bez použití e-mailového modulu aplikace Outlook. Zde je postup:

Otevřete dokument Office v aplikaci, která jej vytvořila, klepněte na kartu Soubor.

Vyberte Sdílet. Zobrazí se dialogové okno Sdílet.

Klepněte na jedno z tlačítek v části Připojit místo toho kopii: Dokument Word nebo PDF. Použijte formát, který je pro danou sdílenou položku nejvhodnější. Pokud chcete, aby příjemce mohl soubor snadno upravovat, použijte dokument Word, a pokud si to nepřejete, použijte PDF. V aplikaci Outlook se zobrazí nový formulář zprávy.

Zadejte předmět souboru a e-mailovou adresu osoby, které soubor posíláte. Pokud chcete ke zprávě přidat komentáře, napište je do textového pole, kde je ikona souboru.

Klepněte na tlačítko Odeslat. Vaše zpráva bude odeslána do složky Pošta k odeslání.

Jak změnit zprávu Outlooku na schůzku

Někdy, poté, co jste si vyměnili nespočet e-mailových zpráv o určitém tématu, si uvědomíte, že by bylo rychlejší si jen pár minut popovídat. E-mailovou zprávu můžete změnit na schůzku kliknutím na tlačítko Schůzka na kartě Domů (ze složky Doručená pošta s vybranou požadovanou zprávou). Otevře se formulář Nová schůzka, takže můžete nastavit schůzku na základě obsahu e-mailu.

Jak rychle najít něco v aplikaci Microsoft Outlook

Nashromáždit v Outlooku poměrně velkou sbírku položek, jejichž procházení může trvat dlouho, když chcete najít jednu konkrétní položku, netrvá dlouho. Aplikace Outlook může vyhledávat položky na váš příkaz, pokud do pole Hledat v horní části každé obrazovky zadáte název toho, co hledáte. Tím se spustí rychlé vyhledávání, takže se rychle dostanete k tomu, co chcete.

Jak vrátit zpět chyby v aplikaci Outlook

Pokud jste nevěděli o příkazu Zpět, je čas, abyste slyšeli dobrou zprávu: Když uděláte chybu, můžete ji vrátit zpět stisknutím Ctrl+Z nebo kliknutím na tlačítko Zpět na panelu nástrojů Rychlý přístup v levém horním rohu. rohu obrazovky. Takže neváhejte experimentovat; nejhorší, co budete muset udělat, je vrátit zpět! (Samozřejmě je lepší, když svou chybu hned odčiníte – než uděláte příliš mnoho věcí.)

Jak používat dialogové okno Outlook Přejít na datum

Zde zobrazené dialogové okno Přejít na datum můžete použít ve všech zobrazeních Kalendáře. Chcete-li se k němu dostat, klikněte na tlačítko Vlastnosti v pravém dolním rohu skupiny Přejít na kartě Domů. Případně můžete jako zkratku stisknout Ctrl+G.

Dialogové okno Přejít na datum.

Pokud chcete například přeskočit o 60 dní dopředu, stiskněte Ctrl+G a zadejte 60 dní od nynějška . Kalendář se posune vpřed o 60 dní od aktuálního data.

Jak přidat položky do zobrazení seznamu aplikace Outlook

Mnoho seznamů aplikace Outlook má nahoře prázdné pole, do kterého můžete zadat položku a vytvořit pro tento seznam novou položku. Když uvidíte slova Kliknutím sem přidáte nový úkol, přesně to uděláte. Stačí kliknout do pole a zadat novou položku.

Jak odesílat opakované zprávy prostřednictvím e-mailu aplikace Microsoft Outlook

Pokud máte zprávy, které odesíláte opakovaně, uložte text jako Rychlé části, abyste ušetřili čas. Pokud jste například psali článek o příslušenství pro Outlook, mohli byste poslat zprávu každé společnosti, se kterou se setkáte a vyrábí věci pro Outlook. Zpráva by mohla znít něco takového:

V současné době píšu článek o Microsoft Outlook a rád bych zhodnotil váš produkt, XXX, k diskusi v mém článku. Můžete mi prosím poslat press kit?

Když na internetu najdete nového dodavatele příslušenství Outlook, postupujte takto:

Adresa vaší e-mailové zprávy. Klikněte na e-mailovou adresu společnosti v prohlížeči.

Klepněte na kartu Vložit.

Klikněte do oblasti těla zprávy a poté klikněte na tlačítko Rychlé části.

Vyberte položku automatického textu, kterou jste uložili. Změňte XXX na název produktu.

Klepněte na tlačítko Odeslat. Žádost můžete mít za méně než 30 sekund a můžete se pustit do dalšího úkolu.

Chcete-li použít tuto funkci, musíte nejprve uložit textové bloky do Quick Parts:

V e-mailové zprávě, schůzce, záznamu kontaktu, schůzce nebo úkolu zadejte a vyberte text, který chcete opakovaně používat.

Klepněte na kartu Vložit.

Klepněte na tlačítko Rychlé části umístěné ve skupině Text.

Klikněte na Uložit výběr do Rychlé galerie dílů. Můžete vytvářet skupiny textu Rychlé části pro různé účely. Můžete například vygenerovat úvodní text nebo závěrečný text pro různé typy zpráv a poté tento text uložit do galerie v části Úvod nebo Závěry.

Jak znovu odeslat zprávu aplikace Outlook

Někdy potřebujete připomenout někomu, kdo zapomněl udělat něco, o co jste ho požádali. Mohli byste navrhnout zcela novou zprávu, která by dané osobě připomněla, kolikrát jste ji již připomněli. Ale je to rychlejší a jednodušší:

Přejděte do složky Odeslaná pošta.

Dvakrát klikněte na zprávu, kterou jste odeslali naposledy.

Klikněte na Akce.

Zvolte Znovu odeslat tuto zprávu. Můžete také přidat větu „Pro případ, že by se vám to nedostalo, zde je další kopie.“