10 věcí, které nemůžete dělat s Outlookem

Zjistit něco, co program umí, zabere jen pár minut a můžete se celý den snažit přijít na něco, co program neumí . Mějte na paměti, že Microsoft Outlook nemůže dělat těchto deset věcí, když jej poprvé získáte. Vzhledem k tomu, že můžete Outlook přeprogramovat pomocí jazyka Visual Basic, chytrý člověk by mohl udělat mnoho z těchto věcí vytvořením maker zástupců.

Vytvořte jednotnou doručenou poštu v aplikaci Microsoft Outlook

Mnoho lidí má více než jednu e-mailovou adresu; je docela běžné oddělovat obchodní a osobní e-mailové účty. A téměř každý dnes používá e-mail na více než jednom zařízení – obvykle na počítači a mobilním telefonu. Vaše počítačová verze Outlooku 2019 však nedokáže vytvořit jedinou sjednocenou doručenou poštu, pokud používáte e-maily vytvořené pro více zařízení – známé také jako IMAP. Verze Outlooku pro Android a iPad nabízejí jednotnou doručenou poštu, ale ne obrovskou, úctyhodnou verzi pro stolní počítače. To by bylo velmi pohodlné, ale v této verzi se to neděje.

Pokud je opravdu důležité mít pro všechny účty jeden Inbox, zde je řešení. Nakonfigurujte všechny své e-mailové účty pro přístup POP, když je nastavujete v aplikaci Outlook, a zvolte ruční konfiguraci účtu (pokročilá nastavení). Po zobrazení výzvy, zda chcete vytvořit nový datový soubor nebo použít existující, vyberte existující (například outlook.pst). Proveďte to se stejným existujícím datovým souborem pro každý poštovní účet.

Vložte telefonní číslo do kalendáře

Když zadáte schůzku, bylo by hezké, kdyby Outlook mohl vyhledat telefonní číslo osoby, se kterou se setkáváte, a vložit toto číslo do záznamu schůzky. Mnoho chytrých telefonů to umí pomocí funkce vyhledávání adresy, ale nemůžete přimět Outlook, aby to následoval. Možná někdy jindy.

Otevřete zprávu z podokna čtení

Pokud jste jako mnoho lidí, seznam e-mailových zpráv, které ukládáte v aplikaci Outlook, slouží jako historický záznam všeho, co děláte. Možná si čas od času procházíte zprávy tam a zpět, abyste získali přehled o tom, co jste komu a kdy poslali. Pokud je váš seznam relativně dlouhý a vyberete jednu zprávu, kterou chcete zobrazit v podokně Čtení, a poté procházejte seznamem, abyste se podívali na jinou zprávu, nemůžete jen kliknout pravým tlačítkem na podokno Čtení a otevřít zprávu, kterou si prohlížíte. . Nezdá se, že by pro Microsoft bylo strašně obtížné zahrnout příkaz pravým tlačítkem myši k otevření zprávy v podokně čtení, ale není tam.

Proveďte oboustranný tisk

Někteří lidé si rádi vytisknou svůj rozvrh a ukládají ho do pořadače, aby vypadal jako jedna z těch staromódních plánovacích knih. Jediný problém s tím je, že Outlook neví, jak reorganizovat vytištěné stránky podle toho, zda je stránka na levé nebo pravé straně knihy, když se na ni díváte. Toto je velmi malá hádanka, ale pokud je to pro vás důležité, omlouvám se – budete muset žít s jednostranným tiskem.

Vyhledejte a nahraďte kódy oblastí

Zdá se, že lidé v telefonní společnosti v dnešní době mění předvolby častěji než ponožky. Pokud potřebujete změnit všechny vaše 312 na 708, Outlook to nedokáže automaticky; budete je muset změnit jeden po druhém. Microsoft sice nabídl nástroj pro změnu ruských předvoleb , ale pokud jde o předvolby ve Spojených státech – zatím!

Vytiskněte seznam účastníků schůzky

Někdy, když se připravujete na velkou schůzku, kterou jste zorganizovali přes Outlook, zvláště pokud se jedná o konferenční hovor, je fajn mít po ruce seznam účastníků. Ano, můžete si nechat položku schůzky otevřenou v kalendáři, ale to nebude fungovat, pokud schůzku vedete a děláte prezentaci.

Zvětšete typ v poli Umístění kalendáře

Konferenční hovory jsou v dnešní době často organizovány v aplikaci Outlook a je běžné vkládat čísla pro telefonické připojení do pole umístění ve formuláři Kalendář. Pokud nemáte oči jako jestřáb, může být obtížné dešifrovat tato malinká čísla, zvláště když vytáčíte ve spěchu – hned po ukončení posledního konferenčního hovoru. Doporučuji lupu.

Vytvořte záznamy kontaktů pro všechny příjemce e-mailu

Když dostanete e-mailovou zprávu adresovanou celé skupině lidí, můžete z této zprávy vytvořit distribuční seznam zkopírováním všech příjemců do skupiny. Zprávu od jedné osoby můžete také změnit na záznam individuálního kontaktu přetažením zprávy na ikonu Lidé. Ale pokud chcete vytvořit záznamy kontaktů pro skupinu lidí, musíte vytvořit záznam kontaktu pro každou jednotlivou osobu zvlášť – žádné přetahování a žádné kopírování a vkládání.

Sledujte časová pásma pro schůzky

Není neobvyklé používat Outlook k organizování konferenčních hovorů nebo schůzek přes Skype mezi lidmi v mnoha různých časových pásmech. Plánovací nástroj v kalendáři aplikace Outlook sice zobrazuje pracovní dobu každého člověka – pokud si to nastavil – ale ve skutečnosti neukazuje, jaká je denní doba v místě každého člověka. Když musíte nastavit hovor, který se někomu stane v hroznou dobu, je dobré přesně vědět, jak hrozné. Tímto způsobem to můžete udělat o něco méně hrozným. Existují weby, které vám pomohou porozumět času ve více časových pásmech, ale ty neobsahují informace o dostupnosti, které získáte v Outlooku. Proto musíte vždy hádat a poté se omluvit, když hádáte špatně.

Snadno zálohujte data aplikace Outlook

Mnoho lidí ukládá své nejdůležitější obchodní informace v aplikaci Outlook – informace, které jsou tak cenné, že jejich ztráta by mohla prakticky uzavřít firmu nebo ukončit kariéru. To není vtip.

Po více než 20 letech na trhu však Outlook nikdy nedostal slušný nástroj pro ochranu vlastních dat před ztrátou. Ano, každý ví, že byste měli pravidelně zálohovat všechna data v počítači a můžete si vytvářet kopie důležitých dat aplikace Outlook (některé z těchto malých paměťových klíčů to zvládnou a v případě potřeby můžete data aplikace Outlook uložit do kapesního počítače. ), ale je trochu znepokojivé, že žádná taková funkce nebyla nikdy přidána do samotného Outlooku. Pokud však svou e-mailovou službu získáte prostřednictvím Microsoft Office 365, všechna vaše data aplikace Outlook jsou bezpečně uložena v cloudu, takže je to pravděpodobně vaše nejlepší preventivní opatření.

10 dalších věcí, které za vás Outlook nemůže udělat

Bohužel, Outlook je nedostatečný i v některých dalších ohledech, i když si tyto věci můžete stejně udělat sami.

Outlook neumí:

• Udělejte elektrický skluz.
• Zahrajte si „My Melancholy Baby“ pro vás.
• Vytetujte si jméno vy-víte-koho na své víte-co.
• Chyťte zajíčka Energizer.
• Zastavit zubní kaz.
• Take the Jeopardy! Výzva.
• Pomůže vám zhubnout 10 liber.
• Bojujte s radnicí.
• Vydělávejte miliony, když spíte.
• Najděte pana Pravého (pokud mi nepošlete e-mail).

Ach, dobře. Kromě toho všeho je to docela úhledný program. Zvládnutím všech věcí, které vám Outlook může udělat, můžete ušetřit spoustu času a pracovat plynuleji .