10 tipů pro používání modulu Lidé pro Outlook 2019

Zadejte části jména osoby. Když vytvoříte nový kontakt, jakékoli jméno, které zadáte do pole Celé jméno, se automaticky analyzuje do samostatných polí pro Titul, První, Prostřední, Příjmení a Příponu. Outlook v tomhle ne vždy dělá perfektní práci. Dialogové okno pro zadání každé z těchto informací získáte kliknutím na tlačítko Celé jméno při vytváření nového kontaktu.

Nastavte pořadí Soubor jako. Nastavení File As pro kontakt určuje jeho pořadí v abecedním uspořádání kontaktů. Ve výchozím nastavení je to Příjmení, Jméno, ale můžete to změnit. Můžete například chtít, aby se společnost zobrazovala pod názvem společnosti, nikoli pod příjmením vašeho kontaktu. Nastavte nastavení Soubor jako pro jednotlivý kontakt v jeho záznamu tak, že na něj dvakrát kliknete v aplikaci Lidé a poté změníte jeho nastavení Soubor jako v okně, které se zobrazí.

Navrhněte rozvržení vizitky. Výchozí vzhled karty zobrazený v zobrazení Vizitka lze upravit. Otevřete kontakt v jeho vlastním okně a poté na kartě Kontakt klikněte na tlačítko Vizitka a poté v dialogovém okně Upravit vizitku upravte vzhled vizitky a pole, která obsahuje.

Použijte více polí. Pole, která se u kontaktu zobrazí ve výchozím nastavení, když jej otevřete v jeho vlastním okně, jsou pouze podmnožinou dostupných polí. Chcete-li zobrazit další pole, otevřete kontakt a poté na kartě Kontakt klikněte na Podrobnosti. Některá z dalších polí zahrnují Přezdívku, Jméno manažera, Manžel/partner, Narozeniny a Výročí.

Založte nový kontakt na základě již existujícího. Pokud máte více kontaktů, kteří všichni pracují pro stejnou společnost, mnoho polí pro ně bude pravděpodobně stejných, jako je poštovní adresa a adresa webové stránky. Chcete-li ušetřit čas, můžete vytvořit nový kontakt na základě již existujícího. Otevřete existující kontakt v jeho vlastním okně a poté na kartě Kontakt klikněte na spodní část tlačítka Uložit a nový, aby se zobrazila nabídka. Z této nabídky vyberte Kontakt od stejné společnosti.

Přidejte netextový obsah do poznámek ke kontaktům. Otevřete kontakt v jeho vlastním okně a poté klikněte do oblasti Poznámky. Na kartě Vložit najdete mnoho možností pro obsah, který můžete vložit do oblasti Poznámky, včetně obrázků, tvarů, ikon, grafů, SmartArt, rovnic, symbolů a WordArt.

Označte kontakt jako soukromý. Možná máte ve svém seznamu kontaktů nějaké kontakty, které byste raději nesdíleli. Chcete-li vyloučit konkrétní kontakt ze sdílení, otevřete kontakt v jeho vlastním okně a na kartě Kontakt klikněte na Soukromé.

Zobrazit sdílené kontakty někoho jiného. Své kontakty můžete sdílet pomocí tlačítka Sdílet kontakty na kartě Domů. Chcete-li zobrazit sdílené kontakty někoho jiného, ​​klikněte na tlačítko Otevřít sdílené kontakty (na kartě Domů) a poté klikněte na tlačítko Jméno a vyberte osobu, jejíž kontakty chcete zobrazit. Pokud tato osoba sdílí svou složku Kontakty, budete ji moci procházet (bez těch, které označila jako soukromé). Je zřejmé, že to funguje nejlépe v obchodním prostředí, kde jsou všichni na stejném poštovním nebo SharePoint serveru.

Zkontrolujte duplicitní kontakty. Nebylo by hezké, kdyby vám Outlook řekl, když se pokusíte vytvořit nový kontakt pro někoho, kdo je již na vašem seznamu? Můžete to udělat. Vyberte Soubor, Možnosti a klikněte na Lidé. V části Jména a archivace zaškrtněte políčko Při ukládání nových kontaktů kontrolovat duplicity.

Vytvořte nový pohled. Na kartě Domů otevřete galerii aktuálního zobrazení a zvolte Spravovat zobrazení. Odtud si můžete vytvořit svůj vlastní pohled. Začněte výběrem existujícího pohledu a kliknutím na Kopírovat. Poté vyberte kopii a klikněte na Upravit. Vaše nové zobrazení se objeví v aktuální galerii zobrazení vedle standardních zobrazení, jako jsou Vizitka, Telefon a Seznam.