10 tipů pro podporu přijetí Microsoft 365 Business

Získání podpory pro přijetí Microsoft 365 Business není snadné. Je pochopitelné, že lídr schvalující významný rozpočet na řešení SaaS (jako je Microsoft 365 Business) chce vidět návratnost investice (ROI). Hádejte, kdo je na háku, když předvádí ROI Microsoft 365 Business? Váš IT tým.

Jedním ze způsobů, jak můžete přesvědčit své lídry o návratnosti investic, je ukázat svůj úspěch při získávání koncových uživatelů, aby tuto technologii přijali. Bohužel je však přijímání technologií složité. Pokud si myslíte, že stačí zavést změny a očekávat, že uživatelé začnou technologii používat a chválit vás, zamyslete se znovu. Změna se obvykle setkává s odporem. Studie ukázaly, že pouze 34 procent uživatelské populace obvykle přijme novou technologii, jak ukazuje teorie difúzních inovací .

Zde najdete některé osvědčené postupy, tipy a triky pro podporu přijetí Microsoft 365 Business. Neváhejte si tyto návrhy přizpůsobit a vyladit tak, aby vyhovovaly vaší organizaci. Přijměte uznání, pokud vám některý z návrhů přinese úspěch.

Získejte od lídrů, aby sponzorovali přijetí Microsoft 365 Business

Výkonné sponzorství při implementaci technologií je obvykle spolehlivý způsob, jak přimět uživatele, aby přijali novou technologii, i když neochotně. Buďme upřímní, IT admin nemá takový vliv jako prezident, CEO nebo vlastník.

Poté, co určíte výkonné sponzory implementace vaší technologie, ujistěte se, že souhlasíte s tím, co se od nich očekává. V ideálním případě chcete, aby výkonní sponzoři převzali společnou odpovědnost za úspěch implementace. Mohou poskytnout vzdušné krytí, když se ve vaší organizaci setkáte s politickými problémy nebo když koncoví uživatelé odmítají změny, které zavádíte.

Pokud jde o vás, ujistěte se, že svým výkonným sponzorům poskytnete školení o funkcích technologie na základě relevantních scénářů. Pokud například mají tendenci hodně používat e-mail oproti spoluvytváření dokumentů, poučte je o nových funkcích v Outlooku místo toho, abyste je učili ukládat a sdílet soubory na SharePointu. Když uvidí hodnotu technologie, budou moci sdílet své zkušenosti se zbytkem organizace.

Najměte a aktivujte šampiony na podporu přijetí Microsoft 365 Business

Vědci zatím nepřišli na klonovací stroj, ale můžete vytvořit své klony, abyste zvýšili své tréninkové úsilí. Jak? Náborem a aktivací sítě šampionů pro vaši věc, konkrétně přijetí Microsoft 365 Business . Obvykle jsou tito lidé prvními uživateli a superuživateli aktuální technologie ve vaší organizaci. Poskytněte jim přístup k celé sadě služeb Microsoft 365 Business a proveďte pro ně cílené školení. Aplikujte model „školit školitele“, aby pochopili, že budou mít za úkol školit další lidi v organizaci. Mohlo by jim pomoci, když jim dáte pobídku, aby byli v síti Champs (například nový notebook), výměnou za to, že projdou zkušenostmi s nasazením Windows 10 AutoPilot.

V ideálním případě budete chtít z každého oddělení mistra, který rozumí pracovnímu postupu pro uživatele v oddělení. Možná zjistíte, že lidé z marketingového oddělení jsou například nadšeni z Microsoft Stream, ale lidé z finančního oddělení tolik ne.

Komunikujte změnu

Říká se, že 90 procent práce projektového manažera je komunikace. Tato statistika je pravdivá a použitelná při implementaci Microsoft 365 Business ve vaší organizaci. Ať už máte přiděleného projektového manažera nebo máte za úkol roli projektového manažera, je nejlepší mít pevný komunikační plán.

Dávejte pozor na kadenci komunikace. Pokud budete každý den po dobu tří měsíců posílat e-maily, které koncovým uživatelům připomínají nadcházející změnu, můžete skončit s otrávenými lidmi, kteří vytvoří pravidlo pro automatické mazání vašich e-mailů nebo je přesměrují do složky k přečtení později. Pokud umístíte komunikaci příliš daleko od sebe, mohou zmeškat komunikaci a být nepřipraveni, až konečně přepnete. Musíte najít správnou rovnováhu na základě toho, co víte o svých koncových uživatelích.

U malých podniků byste měli učinit první oznámení o implementaci Microsoft 365 přibližně v době, kdy se pořizují licence. Pak asi tři týdny před tím, než se e-mail přeruší na nový systém, začne komunikace přes kapání a frekvence se postupně zvyšuje, jak se blíží datum přerušení.

Vytvořte a spusťte plán školení Microsoft 365 Business

Rčení: „Nenaplánuj, naplánuj selhat“ nemůže být pravdivější, pokud jde o implementaci nové technologie. Klíčem k celkovému plánu implementace je plán školení pro koncové uživatele. Tréninkový plán nemusí být složitý. Dokonce i nástin toho, kdo se bude školit na co a kdy, je dostačující, zvláště pokud máte malou organizaci. Pamatujete na síť šampionů a výkonné sponzory? Tyto skupiny je třeba zahrnout do tréninkového plánu.

Možná zjistíte, že budete muset upravit svůj tréninkový plán, když získáte pocit, jak dobře reagují vaše počáteční skupiny účastníků. Vytvořte si tedy svůj tréninkový plán ve formátu, který lze snadno aktualizovat nebo na něm spolupracovat. Své účastníky školení můžete vystavit nové technologii pomocí seznamů SharePoint nebo knihoven dokumentů jako úložiště pro váš plán školení. Začnou se učit o funkcích, aniž by si to uvědomovali!

Začněte se scénáři „snadné výhry“.

Školitel byl jednou požádán, aby provedl čtyřhodinové školení o Office 365 pro malou firmu s 25 uživateli. Pokusy získat od majitele firmy informace o potřebách školení a souborech technických dovedností zaměstnanců byly neúspěšné a školitelovi bylo řečeno, aby uživatele pouze školil „způsobem aLuckyTemplates“. To, co trenérovi signalizovalo, bylo, že nemůže mít pevné téma pro školení. Trenér nakonec připravil různé scénáře, aby vyhovovaly různým osobnostem. Na základě toku konverzace trenér vytáhl určitý scénář a na něj zaměřil trénink.

Co je tedy scénář? Ve výše uvedeném příkladu vypadal scénář asi takto:

Jane, Rob a Paul pracují v marketingovém oddělení a neustále si e-mailem posílají dokumenty, na kterých spolupracují. Je těžké sledovat nejnovější verzi dokumentu a zjistit, kdo napsal jaký komentář. Jane, která má na starosti sběr veškeré zpětné vazby, začíná být frustrovaná, protože právě když si myslí, že vytvořila konečnou verzi dokumentu, někdo odešle opožděnou zpětnou vazbu. Nebo někdo vtáhne do konverzace jinou osobu, která pak poskytuje zpětnou vazbu k problémům, aniž by věděla, že se jimi již zabývali v předchozích rozhovorech.

Školitel představil tento scénář účastníkům workshopu a zeptal se, zda se to děje v jejich organizaci. Odpověď byla v drtivé většině ano. Na základě toho školitel strávil 30 minut tím, že jim ukázal funkce spoluvytváření ve Wordu, OneDrive pro firmy a SharePointu. K procvičování pak používali vlastní notebooky. Na konci 30 minut všichni dobře pochopili koncept a zjistili, kteří lidé jsou v tom lepší než ostatní. Ti, kteří byli zručnější, se stali kontaktní osobou pro ty, kteří potřebovali více držení za ruku.

Z toho plyne ponaučení, že pokud chcete, aby si uživatelé osvojili Microsoft 365 Business, udělejte pro ně rychlou výhru a přizpůsobte školení scénáři, který je pro ně skutečný. Nefungovalo by to, kdyby školitel jednoduše zahájil školení s aplikací Outlook a jak posílat šifrované e-maily.

Poskytujte samoobslužné zdroje Microsoft 365 Business

Pokud máte malý nebo jednočlenný IT tým, můžete snížit zátěž související s podporou mnoha uživatelů během implementace Microsoft 365 Business vytvořením samoobslužného portálu v SharePointu nebo Microsoft Streamu nebo obou. Můžete zveřejnit 30sekundová videa s návody, abyste koncovým uživatelům poskytli opakování školení. Můžete požádat šampiony, aby zveřejnili obsah na vašem portálu, nebo otevřít své samoobslužné úložiště pro příspěvky kohokoli. Když to uděláte tímto způsobem, vaši koncoví uživatelé si procvičí, co se naučili při načítání obsahu do SharePointu nebo Stream. Pokud si chcete udělat fantazii, můžete proces gamifikovat poskytnutím pobídek uživatelům, kteří mají video, které se vám nejvíce líbí.

Internet má spoustu videí o různých scénářích pro Microsoft 365, která můžete zahrnout do svých zdrojů. Často se však stává, že nezpracovaná videa vytvořená spolupracovníkem zobrazující prostředí organizace u uživatelů rezonují více než marketingová videa s vysokou produkční hodnotou od společnosti Microsoft na YouTube a dalších kanálech.

Pokud vaši uživatelé nemají rádi videa, další možností je spustit poznámkový blok OneNotu z webu SharePoint . V poznámkovém bloku vytvořte různé sekce zaměřené na technologii. V každé části zahrňte pokyny krok za krokem ukazující, jak dokončit úkol pomocí technologie. Můžete mít například sekci v Outlooku, kde máte stránku pro e-mail, stránku pro kalendář a stránku pro úkoly. Když budou uživatelé číst váš obsah, budou se, i když nevědomky, učit nejen o Outlooku, ale také o OneNotu a SharePointu.

Zdůrazněte své výhry v Microsoft 365 Business

Implementace nové technologie, jako je Microsoft 365 Business, není snadný úkol. Když máte příběhy o úspěchu, udělejte si čas na oslavu a podělte se o výhru se svými koncovými uživateli. Když uživatelé chápou hodnotu svého příspěvku k úspěchu implementace, pomáhá to motivovat ostatní, kteří se možná příliš neúčastní.

Příkladem výhry je ukázka toho, kolik společnost ušetřila snížením cestovních nákladů od doby, kdy lidé začali mít videokonferenční schůzky pomocí Microsoft Teams. Výhrou může být také svědectví od někoho o zvýšení produktivity při spoluvytváření dokumentů v reálném čase oproti zasílání dokumentů e-mailem tam a zpět.

SharePoint Online má šikovnou funkci nazvanou Zprávy, předpřipravenou službu, která vám umožňuje vytvářet obsah, který se pak sdílí v různých prostředích a aplikacích SharePointu. Své výhry můžete zvýraznit pomocí SharePoint News, abyste dále podpořili přijetí této technologie. Chcete-li se dozvědět více o SharePoint News, stáhněte si tento soubor PDF .

Podívejte se na sestavu využití Microsoft 365 Business

Jako globální správce svého tenanta Microsoft 365 máte přístup k sestavám využití, které poskytují přehled o tom, jak vaše uživatelská základna přijímá technologii. Zprávy zahrnují metriky aktivity a využití pro Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype pro firmy a Yammer. Zprávy můžete exportovat do Excelu pro další analýzu. Pokud chcete, můžete dokonce analyzovat data v Power BI , dalším nástroji od Microsoftu pro vizualizaci dat.

Jedním ze způsobů, jak jednat na základě dostupných dat a podpořit přijetí, je podívat se na využití OneDrive pro firmy. Zpráva obsahuje informace o uživateli, datu poslední aktivity, počtu souborů, počtu aktivních souborů a použitém úložišti. Pokud si všimnete, že uživatel nemá žádné (0) soubory a používá velmi málo úložiště, může to být dobrým znamením, že uživatel nepřijímá OneDrive pro firmy. Na základě těchto informací byste mohli zacílit školení na uživatele, kteří málo využívají OneDrive pro firmy.

Buďte připraveni poskytovat podporu pro svou integraci Microsoft 365 Business

Při nasazení nové technologie nic neselže tak okázale jako nasazení bez zavedeného modelu podpory. Po nasazení byli lidé dokonce vyhozeni z práce kvůli špatné uživatelské zkušenosti a žádné jasné cestě pro eskalaci.

V závislosti na způsobu získávání licencí můžete mít různé možnosti podpory. Pokud jste si zakoupili licence na Microsoft 365 Business přímo od společnosti Microsoft prostřednictvím jejího webu , podporu vám poskytuje společnost Microsoft. Pokud neplatíte velké peníze za podporu Premiere, pouze globální správce může podat podporu společnosti Microsoft. To znamená, že vy, jako IT administrátor, budete na místě poskytovat podporu svým koncovým uživatelům. Můžete však odeslat tiket jménem svých koncových uživatelů a podpora společnosti Microsoft může skončit přímo s nimi na vyřešení problému.

Pokud jste své licence zakoupili od partnera společnosti Microsoft, a to buď prostřednictvím modelu Cloud Solutions Provider (CSP) nebo Enterprise Agreement (EA), partner je připraven poskytnout podporu. V závislosti na vaší dohodě s partnerem můžete své koncové uživatele poslat buď přímo týmu podpory partnera, nebo působit jako prostředník mezi vašimi koncovými uživateli a týmem podpory partnera. Uvědomte si, že partneři mohou kromě licenčních poplatků účtovat další poplatky za podporu. Na Cloud611 si můžete zakoupit licence Microsoft 365, které zahrnují nepřetržitou podporu koncového uživatele za minimální poplatek k ceně licence.

Přineste profesionály Microsoft 365 Business

Pokud jste postupovali podle všech nebo většiny z výše uvedených tipů a stále se vám nedaří podněcovat přijetí Microsoft 365 Business, možná je čas přivést profesionály. Síť Microsoft Partner Network je plná vysoce kvalifikovaných partnerů pro školení a adopci, kteří vám mohou pomoci odblokovat výzvy týkající se přijetí. I když musíte vydělat slušné peníze, abyste tyto partnery zapojili, investice se může z dlouhodobého hlediska vyplatit.

Můžete vyhledat školicí partnery společnosti Microsoft . Jen upozornění – tato webová adresa nemusí fungovat v prohlížeči Chrome, ale adresa URL funguje perfektně v prohlížeči Microsoft Edge.

Jedním z partnerů, které najdete v síti Microsoft Partner Network, je Softchoice Corporation . Mají robustní profesionální službu osvojení koncovými uživateli, která zahrnuje definování případů použití pro pochopení potřeb koncových uživatelů až po vytvoření plánu implementace pro dosažení požadovaných obchodních výsledků.

Ještě jeden tréninkový partner byste měli zvážit, je Brainstorm Inc . Společnost Microsoft s nimi uzavřela smlouvu o poskytování školení pro program Customer Immersion Experience.

Pokud máte pocit, že vaše organizace má jedinečné vzdělávací potřeby, možná budete potřebovat jen spojení se správným partnerem. Pošlete prosím e-mail na adresu [email protected] s předmětem „Potřebuji pomoc se školením“. Někdo odpoví co nejdříve.