10 tipů pro lepší schůzky v Microsoft Teams

Setkání přicházejí v nejrůznějších tvarech a velikostech, přičemž jedinou konstantou je, že naplňují náš rozvrh. Vzhledem k tomu, že máme na talíři tolik schůzek, je důležité být co nejúčinnější při organizaci, plánování a vedení schůzky. Naštěstí Microsoft Teams obsahuje několik funkcí, které jsou zvláště užitečné pro efektivitu schůzek.

Chatování během schůzky Teams

Nejběžnější činností, kterou dělám v Microsoft Teams, je chatování s ostatními lidmi. A obzvlášť užitečné považuji za možnost chatovat s kolegy během schůzky Teams. Skupinový chat se vytvoří automaticky na začátku každé schůzky Teams, která zahrnuje všechny účastníky schůzky. Okno chatu se zobrazí na pravé straně obrazovky. Zatímco probíhá schůzka a lidé prezentují a mluví se zvukem, ostatní lidé mohou chatovat v okně chatu. Tento jednoduchý mechanismus se ukazuje jako neuvěřitelně silný. Předpokládejme například, že vám uniklo něco, co řekl moderátor. Místo abyste přerušili celou schůzku a požádali přednášejícího, aby se opakoval, stačí napsat do chatu a požádat někoho v chatu o vysvětlení nebo o vyplnění mezery. Zjistil jsem, že to dělám pořád na velkých setkáních.

Po skončení schůzky je chat nadále aktivní a kdokoli může pokračovat v odesílání zpráv. U opakujících se schůzek se chat přenese ze schůzky na schůzku, takže vždy existuje záznam minulých schůzek a kdokoli, kdo je pozván na schůzku, se může připojit k chatu na nadcházející schůzky. Viděl jsem, že větší společnosti to používají ke sledování bodů programu pro nadcházející schůzky. Lidé budou během týdne přispívat do chatu s opakovanými schůzkami a poté během schůzky tým chat zkontroluje a prodiskutuje položky během schůzky.

Rád vypínám upozornění na zprávy během schůzky, pokud hodně lidí chatuje, zatímco někdo mluví přes zvuk. Při každé nové zprávě zazvoní upozornění a podle mě to může být rušivé. Možnost vypnout zvuk u příchozích zpráv najdete v nastavení v sekci oznámení. Klikněte na svůj profilový obrázek, který se zobrazí v pravém horním rohu obrazovky Teams, a vyberte Nastavení. V rozbalovací nabídce, která se zobrazí, vyberte Upozornění a vyhledejte sekci s názvem Jiné. Zde najdete nastavení pro Zvuky upozornění, které můžete nastavit na Vypnuto.

Zachycení schůzky Teams pomocí nahrávky

Nemohu vám říci, kolikrát záznam schůzky ušetřil mému týmu spoustu bolesti hlavy. Nahrávka zachycuje vše, co se na schůzce stalo. Nahrávku lze sdílet s ostatními, kteří nebyli součástí schůzky, a zkontrolovat ji ti, kteří se schůzky zúčastnili. Pokud všichni rozumí a souhlasí s tím, že se schůzky budou nahrávat, vřele doporučuji schůzky nahrávat.

Teams vám nedovolí nahrát hovor se dvěma nebo méně lidmi z důvodu ochrany soukromí. Jakmile má hovor více než dva lidé, stane se z něj schůzka a můžete jej nahrát.

Teams oznámí účastníkům schůzky začátek nahrávání. Rád bych se však ujistil, že je všem jasné a pohodlné s nahráváním schůzky předem, aby na cestě nenastaly žádné problémy, tím, že na začátku zmíním, že hodlám schůzku nahrát.

Nahrávání schůzky je v Teams snadné. Chcete-li zahájit nahrávání:

Připojte se k existující schůzce nebo začněte novou.

Otevřete ovládací prvky schůzky výběrem elipsy z panelu nástrojů.

V zobrazené místní nabídce vyberte možnost Spustit nahrávání, jak je znázorněno na obrázku.

Spuštění záznamu schůzky Teams.

Jakmile začne nahrávání, budou všichni účastníci schůzky informováni.

Chcete-li nahrávání ukončit, klikněte znovu na tři tečky a vyberte Zastavit nahrávání.
Nahrávání můžete také ukončit ukončením schůzky.
Záznam bude zpřístupněn kanálu schůzky, jak je znázorněno. Kdokoli v kanálu může kliknutím na záznam schůzku zobrazit.

Zobrazení záznamu schůzky v kanálu.

Záznam schůzky je neuvěřitelně silná věc. Můžete jej sdílet s ostatními, kteří se nemohli schůzky zúčastnit, nebo jej použít po cestě jako připomínku toho, o čem se diskutovalo a/nebo o čem bylo rozhodnuto. Samotný záznam je ve službě s názvem Microsoft Stream. Přímý odkaz na schůzku můžete získat výběrem elipsy ze záznamu v kanálu a následným výběrem Získat odkaz, jak je znázorněno. Kromě toho můžete záznam otevřít přímo ve Streamu nebo dokonce vytvořit záznam na vlastní kartě v kanálu.

Získání přímého odkazu na záznam schůzky.

Udržení hluku pod kontrolou pomocí ztlumení

Když jsem na schůzce, rád si nechám mikrofon ztlumený, pokud zrovna nemluvím. Tímto způsobem ostatní účastníci neslyší žádný hluk na pozadí, který by se mohl odehrávat kolem mě. Většina lidí dodržuje stejnou etiketu jednání, ale každý čas od času zapomene. Někdo by se mohl zeptat, jestli by si každý mohl ztlumit mikrofon, ale to může schůzku rušit.

Když jste na schůzce Teams, můžete ztlumit mikrofon ostatních účastníků. Použil jsem to mnohokrát, když něčí mikrofon snímá hluk na pozadí, jako je štěkot psa, ale nechci rušit schůzku tím, že bych dotyčnou osobu požádal, aby si ztlumila mikrofon.

Chcete-li ztlumit některého z účastníků schůzky, přejděte na seznam schůzek, který se zobrazí na pravé straně okna schůzky, vyberte jméno osoby a zvolte Ztlumit účastníka. Chcete-li ztlumit všechny, vyberte ze seznamu možnost Ztlumit vše. Zde jsou zobrazeny obě možnosti. Účastníci, které ztlumíte, budou upozorněni, že jste je ztlumili, a oni si mohou zvuk kdykoli zapnout.

Vypnutí mikrofonu účastníka schůzky v Teams.

Poté, co někoho ztlumíte, je dobré této osobě poslat zprávu v soukromém chatu, abyste jí dali vědět, že jste to udělali. Téměř pokaždé, když to udělám, daná osoba mi poděkuje a dá mi vědět, že si jen běžela dát kávu nebo jít na záchod a zapomněla ztlumit mikrofon.

Rozmazání pozadí

Líbí se mi flexibilita možnosti pořádat schůzku se členy týmu kdekoli, kde mám připojení k internetu. A použití videa přidává schůzce obrovskou hodnotu; přináší však také výzvu. Co když zjistíte, že pracujete někde, kde nechcete, aby to všichni viděli? Často si například beru schůzku z domova, místo abych šel do kanceláře. Když sedím u svého kuchyňského stolu, můžete v pozadí vidět naši provizorní otevřenou spíž. Bylo by skvělé zázemí, kdybych byl na setkání s kuchaři, ale může to být rušivé pro jakýkoli jiný typ setkání.

Teams má skvělou funkci, která vám umožní rozostřit pozadí, ale při videohovoru udržet váš obličej zaostřený. Všichni na schůzce vás jasně vidí, i když během hovoru pohybujete hlavou, ale cokoli je za vámi a v pozadí, je rozmazané. Už se nemusíte bát žádného špinavého prádla, doslova, které by se mohlo objevit bez vašeho vědomí!

Než se připojíte ke schůzce, zobrazí se vám přepínače pro zapnutí kamery a mikrofonu. Mezi těmito přepínači je přepínač rozostření, jak je znázorněno, který můžete použít k rozmazání pozadí. Když přepnete na možnost rozostření, vaše pozadí bude rozmazané, ale váš obličej zůstane zaostřený. Pokud jste se již ke schůzce připojili, možnost rozmazání najdete v rozbalovací nabídce Další akce, jak je znázorněno na obrázku.

Rozmazání pozadí před připojením ke schůzce Teams.

Rozmazání pozadí po připojení ke schůzce Teams.

Pokud nemáte k Teams připojenou videokameru, která podporuje možnost rozostření, neuvidíte přepínač pro zapnutí kamery a rozmazání pozadí. Toto je běžné téma v Teams a produktech Microsoft obecně. Prvky uživatelského rozhraní se objeví a zmizí, pokud není připojena požadovaná součást (např. fotoaparát, který podporuje funkci rozostření).

Psát si poznámky

Záznam schůzky je ideální pro zachycení celé schůzky, ale z praktického hlediska to, co obvykle na dokončení schůzky potřebujete, jsou poznámky ze schůzky. Poznámky, nazývané také zápisy z jednání, můžete použít k zachycení záznamu klíčových rozhodnutí a akčních položek.

Teams má funkci navrženou pro pořizování poznámek ze schůzek. Poznámky jsou sdíleny, takže každý účastník schůzky může přispívat a prohlížet si poznámky, když jsou přidávány. Nemohu vám říci, kolikrát jsem byl na schůzce a někdo si nesprávně poznamenal poznámky. Obyčejná chybná komunikace může mít na silnici dominový efekt. Když si všichni během schůzky prohlížejí a přidávají poznámky ze schůzky v reálném čase, výrazně se snižuje možnost nedorozumění.

Poznámky o schůzce můžete přidat před zahájením schůzky nebo během schůzky. Pokud byla schůzka vytvořena a propojena s kanálem Teams, můžete přejít do kanálu a prodiskutovat schůzku tam. Pokud schůzka neměla kanál, stále můžete přidávat poznámky.

Chcete-li přidat poznámky před schůzkou, postupujte takto:

Otevřete kalendář a vyberte schůzku, ke které chcete přidat poznámky.

Vyberte chat s účastníky, jak je znázorněno.

Teams vytvoří chat pro schůzku a všichni účastníci schůzky jsou do ní automaticky přidáni. Když se schůzka uskuteční, chat bude součástí schůzky.

Přidání poznámek před schůzkou ke schůzce.

Jakmile schůzka začne, můžete ke schůzce přidat oficiální poznámky mimo chat. Chcete-li otevřít poznámky ze schůzky nebo začít psát poznámky, postupujte takto:

Z nabídky možností schůzky vyberte možnost Zobrazit poznámky ze schůzky.
Pokud jste již vytvořili poznámky pro schůzku, otevřou se na pravé straně obrazovky, jak je znázorněno. Nebo, pokud ke schůzce ještě nebyly přidány poznámky, bude mít možnost vytvořit poznámky pro schůzku, jakmile schůzka začne, jak je znázorněno. Chcete-li vytvořit nové poznámky ke schůzce, pokračujte krokem 2.

Klikněte na tlačítko Zapsat poznámky.
Teams vytvoří poznámky ke schůzce a na pravé straně obrazovky uvidíte novou sekci poznámek. Nyní můžete přidávat poznámky nebo kontrolovat jakékoli poznámky před schůzkou přidané před zahájením schůzky.

Vytváření poznámek ke schůzce pro schůzku Teams.

Kontrola a přidávání poznámek ze schůzky během schůzky.

Když přidáte poznámky ke schůzce, členové kanálu nebo chatu ze schůzky budou upozorněni, aby je každý mohl sledovat a přidávat své vlastní poznámky nebo si prohlížet existující poznámky.

Poznámky ze schůzky můžete dokonce přidat jako kartu ke schůzce. Možnost přidat poznámky ze schůzky jako záložku najdete kliknutím na elipsu v horní části obrazovky poznámek a výběrem přidat poznámky jako záložku.

Zobrazení poznámek ze schůzky jako karta.

Používání tabule v Teams

Některá z nejproduktivnějších schůzek, které jsem za svou kariéru zažil, jsou se skupinou lidí stojících před tabulí a skicujících nápady. Je to aspekt komunikace, který je těžké překonat. Microsoft si to uvědomil a přidal do Teams funkci nazvanou Whiteboard.

Microsoft Whiteboard je sdílená obrazovka, která umožňuje kreslit diagramy. Způsob kreslení na obrazovku závisí na vašem zařízení. Pokud používáte standardní stolní počítač, používáte myš nebo grafický tablet, který k počítači připojuje digitální pero. Pokud používáte zařízení s dotykovou obrazovkou, můžete na obrazovku kreslit prstem. Můj oblíbený způsob kreslení na tabuli Teams je pomocí stylusu na mém notebooku Surface. Považuji to za velmi přirozené a snadno použitelné.

Chcete-li použít funkci Whiteboard v Teams, postupujte takto:

Připojte se k existující schůzce Teams nebo začněte novou.

V ovládacích prvcích schůzky rozbalte dialogové okno Sdílet výběrem ikony, která vypadá jako monitor počítače a přes kterou prochází šipka.
Spodní část obrazovky se rozbalí a uvidíte možnosti pro sdílení obrazovky, okna na obrazovce nebo souboru PowerPoint. Na pravé straně obrazovky uvidíte možnost Whiteboard, jak je znázorněno.

Vyberte Whiteboard a obrazovka se aktualizuje a zobrazí digitální bílou tabuli, jak je znázorněno.

Můžete vybrat barvu pera a šířku pera a začít kreslit na obrazovce. Všichni účastníci schůzky uvidí, co kreslíte, a mohou do toho vstoupit a přidat své vlastní kresby nebo upravit existující kresbu.

Tabule zůstane zachována i po schůzce, takže se k ní můžete kdykoli vrátit a přidat nové skici nebo upravit stávající skici. Jakmile bílou tabuli aktivujete, zobrazí se jako karta na kanálu nebo chatu. Stav bílé tabule můžete kdykoli exportovat kliknutím na ikonu nastavení v pravém horním rohu obrazovky a výběrem možnosti Exportovat obrázek. Rád to dělám za účelem uzamknutí tabule a zachycení stavu v danou chvíli. Je to v podstatě stejné jako vyfotit fyzickou tabuli, abyste měli jistotu, že máte kresbu po ruce pro případ, že by někdo přišel a smazal ji.

Otevření tabule z pole sdílení na schůzce Teams.

Skicování na sdílené digitální tabuli v Teams.

Každý tým v Teams má digitální tabuli, kterou lze použít pro schůzky.

Sdílení obrazovky

Sdílení obrazovky je jedním z mých oblíbených aspektů digitálních schůzek. Sdílení obrazovky používám neustále. Sdílení obrazovky dokonce používám, když jsou lidé, se kterými to potřebuji sdílet, ve stejné místnosti jako já. Bez sdílení obrazovky bych se musel všichni choulit kolem mého počítače, abych jim mohl ukázat svou obrazovku. Díky sdílení obrazovky mohu sdílet to, co vidím na své obrazovce, a oni to mohou vidět na svých obrazovkách.

Je mnohem snazší dívat se na obrazovku svého počítače, než se dívat někomu jinému přes rameno. Pomocí Teams můžete svou obrazovku sdílet s ostatními a oni mohou sdílet svou obrazovku s vámi.

Během schůzky Teams můžete sdílet celou svou obrazovku, konkrétní okno, prezentaci v PowerPointu nebo bílou tabuli (popsané v předchozí části). Osobně na schůzce rád sdílím pouze to okno nebo snímek PowerPoint, o kterém mluvím. Pokud například zobrazujím webovou stránku, sdílím pouze okno webového prohlížeče místo celé své plochy. Pokud procházím powerpointovou prezentací, sdílím pouze powerpointové okno.

Existuje mnoho důvodů, proč nechcete zobrazovat celou plochu. Na vaší digitální ploše mohou být například různé soubory, které právě organizujete. Nebo můžete mít citlivý materiál, který by neměli vidět nebo nahrávat všichni účastníci schůzky. Bez ohledu na důvod můžete sdílet jen to, na co chcete, aby se tým zaměřil, a zbytek plochy ponechat skrytý.

Chcete-li sdílet plochu, okno nebo prezentaci v PowerPointu, postupujte takto:

Připojte se k existující schůzce Teams nebo začněte novou.

V ovládacích prvcích schůzky rozbalte dialogové okno Sdílet výběrem ikony, která vypadá jako monitor počítače a přes kterou prochází šipka.
Spodní část obrazovky se rozbalí a uvidíte možnosti pro sdílení obrazovky, okna na obrazovce nebo souboru PowerPoint.

Vyberte možnost, kterou chcete se schůzkou sdílet.
Červený rámeček označí, co je sdíleno s ostatními, takže přesně víte, co mohou vidět.

Chcete-li prezentaci zastavit, vyberte tlačítko Zastavit prezentaci v horní části okna displeje, jak je znázorněno na obrázku.

Sdílení powerpointové prezentace během schůzky Teams.

Převzetí kontroly nad obrazovkou někoho jiného

V předchozí části zjistíte, jak sdílet obrazovku s ostatními. Můžete také nechat někoho jiného převzít kontrolu nad vaší obrazovkou nebo požádat o převzetí kontroly nad obrazovkou někoho jiného. Když převezmete kontrolu nad obrazovkou jiné osoby prostřednictvím Teams, můžete pohybovat myší této osoby a psát na její obrazovce pomocí vlastní myši a klávesnice. Často to používám, když chci někomu ukázat, jak se něco dělá na jeho počítači.

Někdo nemůže převzít kontrolu nad vaší obrazovkou bez vašeho svolení. Pokud někdo požádá o převzetí kontroly nad vaší obrazovkou, zobrazí se zpráva s dotazem, zda chcete dané osobě povolit kontrolu nad vaší obrazovkou nebo ne. Pokud žádost schválíte, bude tato osoba moci ovládat vaši myš na obrazovce; pokud však žádost zamítnete, tato osoba nebude moci převzít kontrolu.

Chcete-li ovládat sdílenou obrazovku, vyberte tlačítko Předat ovládání, které se zobrazí v horní části oblasti sdílení. Když vyberete toto tlačítko, zobrazí se rozevírací nabídka se seznamem všech účastníků schůzky. Můžete si vybrat, komu předáte kontrolu nad svou obrazovkou. Stejným způsobem můžete převzít kontrolu zpět.

Uspořádání týmů tak, aby vyhovovaly vašim potřebám na setkání

Obvykle se mi líbí výchozí nastavení, jak je Teams uspořádán pro většinu schůzek. Týmy často dělají chytrá rozhodnutí a přepínají mezi zobrazením lidí na hlavní obrazovce a zobrazením prezentace na hlavní obrazovce. Týmy také zjistí, kdo mluví, a zvětší video této osoby, abyste se mohli soustředit na osobu, která mluví.

Možná však budete chtít převzít kontrolu a změnit způsob, jakým se na věci díváte. Mezi lidmi a prezentacemi můžete přepínat kliknutím na videa účastníků nebo na prezentace. Můžete také pořídit video účastníka a připnout jej, aby se vždy zobrazilo. Někdy rád vyskočím video z Teams a přetáhnu ho na jiný monitor. Veškerá tato flexibilita zajišťuje, že můžete upravit schůzku tak, aby vyhovovala vašim potřebám.

Používání Teams během schůzky

Během schůzky je většina obrazovek Teams věnována schůzce. To je cenné, když se chcete soustředit na jednání. Během schůzky však můžete stále používat jiné části Teams. Pokud je například velká schůzka, kterou potřebuji poslouchat, ale nesoustředím veškerou svou pozornost, minimalizuji schůzku a použiji jiné části Teams. Minimalizace schůzky je stejně jednoduchá jako kliknutí na jinou část Teams, jako je jiný kanál nebo chat. Když kliknete mimo schůzku, Teams automaticky minimalizuje schůzku do malého okna v horní části levého navigačního podokna, jak je znázorněno. Chcete-li se vrátit na schůzku a maximalizovat okno na obrazovce, jednoduše klikněte do okna schůzky.

Schůzka Teams, která byla minimalizována.