10 Avuncular Suggestions for Word 2016

Je pravděpodobné, že s Wordem 2016 strávíte spoustu času. Proč tedy nevyužít všechny triky obchodu? Zde je deset položek přátelských a užitečných rad pro zpracování textu.

Mějte po ruce papír, toner a spotřební materiál do tiskárny

Elektronická kancelář je mýtus. Spolu s textovým procesorem potřebujete nějaké kancelářské potřeby ze skutečného světa. Mějte je zásobené. Mějte je po ruce.

Když kupujete papír, kupte si krabici. Když si koupíte tonerovou kazetu nebo pásku do tiskárny, kupte si druhou. Mějte po ruce dobrou zásobu per, papíru, svorek, kancelářských sponek a všech ostatních kancelářských potřeb.

Získejte nějaké reference

Word přichází se spoustou nápovědy, protože má vestavěnou kontrolu pravopisu a tezaurus. S odkazy pomáhá také příkaz Inteligentní vyhledávání (na kartě Revize). Přesto nic nepřekoná skutečný slovník – i když je to elektronický.

Pro všechny spisovatele, kteří trpí angličtinou, možná budete chtít zvážit pořízení výtisku Strunk and White The Elements of Styl e (Longman). Kniha stojí za cenu už jen kvůli jejímu odkazu na to, kam umístit apostrofy a čárky.

Mezi některé skvělé odkazy patří knihy obsahující běžné citace, slangové výrazy a eufemismy, běžná cizí slova a fráze a podobné názvy. Tyto knihy ze skutečného světa porazí všechny digitální reference.

Udržujte své soubory uspořádané

K ukládání souborů dokumentů aplikace Word používejte dobře pojmenované a organizované složky. Uchovávejte související dokumenty pohromadě ve stejné složce. Soubory dokumentů správně pojmenujte, abyste věděli, co v nich je.

Nepotřebné přidejte později

Nejprve pište, poté formátujte a poté upravujte. Pokračujte v psaní a úpravách. Uložte si své věci. Teprve když opravdu dokončíte psaní, měli byste se vrátit a vložit obrázek nebo grafický doodad. Provedením těchto úkolů jako poslední se soustředíte na psaní, které je hlavní částí vašeho dokumentu. Word se také chová lépe, když dokument neobsahuje mnoho grafiky nebo efektního odpadu. Nejprve pište, později přidejte nevyžádané.

Zálohujte svou práci

Měli byste mít dvě kopie všeho, co píšete, zvláště věcí, kterých si vážíte a kterých si ceníte. Originál si ponechte na hlavním úložném zařízení počítače. Měla by být také vytvořena druhá kopie nebo záloha, která se nenachází na stejném místě jako originál.

Cloudové úložiště je vlastní formou zálohy. Je to proto, že originál zůstává v místním úložném systému počítače a cloudová kopie je dostupná na internetu z jakéhokoli zařízení, které má přístup k internetu.

Všechny programy pro zálohování počítače uchovávají náhradní kopii vašich souborů na externích úložných zařízeních. Pokud nemáte zálohovací program, pořiďte si ho! Systém Windows je dodáván se zálohovacím programem nebo můžete použít funkci Historie souborů. Obojí je skvělý způsob, jak si uchovat další kopie dokumentů – pro každý případ.

Pochopte karty

Chcete-li co nejlépe využít karty ve Wordu, musíte souhlasit s tím, že se skládají ze dvou položek. První je znak tabulátoru. Stisknutím klávesy Tab vložíte znak tabulátoru. Druhá je zarážka tabulátoru, která nastavuje velikost klávesy tabulátor a chování textu po stisknutí klávesy Tab.

Kdykoli pocítíte sebemenší nutkání stisknout mezerník více než jednou, musíte si rozmyslet, co děláte, a místo toho použít tabulátor a zarážku tabulátoru.

Použijte tyto klávesové zkratky

Klávesnice je rychlejší než myš. Pro běžné činnosti, jako je Uložit, použijte místo toho klávesovou zkratku, v tomto případě Ctrl+S. Téměř každý příkaz aplikace Word obsahuje klávesovou zkratku. Pro ty, kteří to neudělají, můžete použít klávesy akcelerátoru na pásu karet.

Ano, zapamatovat si klávesové zkratky je utrpení. Klíčem k úspěchu je používat zkratky. Používejte je dostatečně často a budete si je pamatovat.

Vyzkoušet nové věci

Ve Wordu, stejně jako v životě, si lidé vytvářejí zvyky a opakují chování. Spíše než upadnout do této pasti zvažte čas od času vyzkoušet nové chování.

Zvažte například použití tabulek místo karet k uspořádání vašich věcí. Pokud jste prastarý uživatel Wordu z dávných dob, podívejte se na nějaké rychlé styly nebo se pohrajte s motivy. Pokuste se prozkoumat co nejvíce z Wordu. Můžete zvládnout nový trik nebo objevit rychlejší způsob, jak něco udělat.

Nechte Word dělat práci

Slovo dělá úžasné věci. Ve skutečnosti, kdykoli máte pocit, že ve Wordu děláte příliš mnoho práce, pravděpodobně je k dispozici jednodušší a rychlejší způsob, jak stejnou práci provést.

Příklady tohoto návrhu zahrnují číslování stránek a nastavení konce stránky. Word za vás rád přidá čísla stránek a automaticky je sleduje. Konec stránky vždy nutí text začínat v horní části stránky, bez ohledu na to, jak moc text před tímto bodem upravíte.

Nereagujte přehnaně na problémy

Počítač může být frustrujícím nástrojem, zvláště když havaruje nebo se náhodně chová špatně. Je snadné propadnout panice, když se něco pokazí.

Když se Word posere, uklidněte se. Funkce obnovení dokumentu vám pomůže po uložení obnovit vše, co jste napsali. (Ačkoli ukládejte často.) Pokud své soubory zálohujete, můžete je také obnovit.

Proboha: Nepřeinstalujte Word, abyste problém vyřešili! Mnoho nedostatků aplikace Word lze upravit změnou nastavení nebo spuštěním nástroje Office Repair. I když tyto snahy selžou, jsou vám k dispozici odborníci, kteří vám pomohou zjistit, co když je špatně. Možná nedostanete pomoc tak rychle, jak byste chtěli, ale věci se brzy vyřeší.

Neberte to všechno tak vážně!