Seskupování záznamů v kontingenčních tabulkách aplikace Excel

Kontingenční tabulky Excelu můžete použít k sumarizaci dat o prodeji při pokusu o prognózu prodeje. Jedním ze způsobů, jak doladit souhrn v kontingenční tabulce, je seskupení řádkového pole nebo sloupcového pole.

Když seskupujete řádkové pole nebo sloupcové pole, kombinujete hodnoty v poli. Můžete mít například pole, které zobrazuje data uskutečnění prodeje. Kontingenční tabulky Excelu vám umožňují seskupit jednotlivá data, jako je 4. září a 6. září, do týdnů, například 1. září až 7. září. Nebo je můžete seskupit do měsíců, čtvrtletí nebo let. Vše závisí na tom, jak chcete předpovídat – po týdnu, po měsíci, po čtvrtletí, po roce. Mějte na paměti své časové období.

Vědět, kdy seskupit záznamy

Pokud jste postupovali podle kroků v předchozí části, máte kontingenční tabulku, která shrnuje příjmy, ale přesto to může být každý den. Důvodem je to, že tabulka, na které jste založili kontingenční tabulku, zobrazuje tržby za den. Shrnutí tržeb podle měsíce (nebo týdne, čtvrtletí nebo roku) by bylo mnohem lepší. Zde je návod, jak to udělat.

Všimněte si, že podkladová tabulka má několik stejných dat. Kontingenční tabulka kombinuje všechna identická data do jediného řádku a sčítá jejich příjmy. Jednou z věcí, které kontingenční tabulky dělají, je kombinovat identické hodnoty v tabulce do stejné položky v řádku, sloupci nebo poli filtru.

Kontingenční tabulka kombinuje stejná data do jednoho řádku.

Nechcete ale předpovídat podle jednotlivých dat. To není správné období. V této situaci je třeba seskupit jednotlivá data, která patří do stejného měsíce, do jednoho řádku kontingenční tabulky. Poté se také sečtou všechny výnosy za seskupená data.

Samozřejmě nejste omezeni na seskupování podle měsíců. Můžete použít sedmidenní období, čtvrtletí, roky a další (například třídenní nebo desetidenní období). Pokud vás znepokojuje denní doba, stejně jako u online prodeje, můžete jako tečku použít hodinu dne. Nebo pokud vaše nezpracovaná data ukazují denní dobu, kdy byl prodej uskutečněn, můžete jednotlivé hodiny seskupit do 8hodinových směn.

Vytváření skupin

Začněte dnem jako řádkové pole, jak je znázorněno zde.

Chcete seskupit denní prodeje do měsíců.

Po nastavení kontingenční tabulky je seskupování jednotlivých dat v poli řádku jednoduché. Následuj tyto kroky:

Klikněte pravým tlačítkem na kteroukoli z buněk ve sloupci kontingenční tabulky, která obsahuje data – například na buňku E7 na obrázku.

Vyberte Skupina z místní nabídky.

Vyberte měsíce ze seznamu v dialogovém okně Seskupení. Viz následující obrázek.

Klepněte na tlačítko OK.

Období můžete vnořit výběrem více než jednoho seskupovacího faktoru.

Protože chcete shrnout své tržby podle měsíců, můžete přijmout výchozí výběr Měsíce. Když kliknete na OK, kontingenční tabulka se změní a bude vypadat jako zde zobrazená.

Nyní můžete vidět celkové tržby za každý měsíc.

Vždy musíte vědět, jak se dostanete ven. Pokud chcete oddělit záznamy, postupujte takto:

Klepněte pravým tlačítkem myši na buňku se seskupenými záznamy.
Na obrázku je to buňka v oblasti Řádek.

Z místní nabídky vyberte Oddělit skupinu.
Nyní máte řádkové pole zpět do původního stavu.

Pokud chcete změnit úroveň seskupení z, řekněme, Měsíce na čtvrtletí, nemusíte nejprve seskupení rušit. Stačí kliknout pravým tlačítkem na seskupenou buňku, zrušit výběr Měsíce a vybrat čtvrtletí. Potom klepněte na tlačítko OK.

V prognózách se seskupování v kontingenčních tabulkách obvykle vyskytuje u polí s datem. Ale tato schopnost se vztahuje na jakékoli číselné pole. Můžete seskupit procenta slev a zobrazit prodeje, ve kterých byla cena snížena o méně než 5 %, od 5 % do 10 %, 10 % až 15 % a tak dále. Nebo můžete seskupit podle délky pronájmu vozidel.