Macros de Word més enllà de la gravadora de macros: tutorial de macros dOffice 2016, 365 / 2019 i exemples útils

Aplicabilitat: Word 365, 2019, 2016; Sistemes operatius Windows i MAC OS X.

Aquí hi ha una pregunta d'un lector::

Sóc professor, normalment faig servir Word 2019 per escriure els meus documents. Sovint necessito canviar el tipus de lletra i la mida dels paràgrafs del meu document. Hi ha alguna manera d'automatitzar el meu treball amb Macros, de manera que pugui modificar el paràgraf del meu document amb un sol clic? Estic segur que això m'estalviarà un parell d'hores per setmana, que amb molt de gust invertiré en altres tasques.

Gràcies per la teva pregunta. L'avantatge clau de les macros és que us permeten automatitzar les vostres tasques a les aplicacions de Microsoft Office. Les macros es poden gravar o codificar manualment mitjançant Visual Basic per a aplicacions (VBA). Word inclou una gravadora de macros que us permet desenvolupar scripts d'automatització sense codificar. Si esteu començant amb l'automatització, aquesta pot ser una solució prou bona. Dit això, amb una mica de coneixement de VBA, podeu escriure macros eficients i potents.

Habilitació de la pestanya desenvolupador a Word

Si no veieu la pestanya Desenvolupador a la vostra cinta de Microsoft Word, haureu de configurar el vostre entorn de desenvolupament de macros.

• Obriu un nou document de Word. En cas que vulgueu treballar en un fitxer existent, assegureu-vos que teniu una còpia per a la còpia de seguretat, abans de fer cap canvi.
• Ara, seguiu endavant i feu visible el menú de desenvolupadors a la cinta .

Enregistrament d'una macro de Word: un exemple pràctic

• Ara, premeu la pestanya Desenvolupador recentment afegida.
• Aneu al grup de botons Codi .

• Premeu el botó Enregistrar macro per invocar la funció de gravadora de macros.

• Definiu un nom significatiu per a la vostra macro. Nota: com que el nom que proporcioneu s'utilitzarà al codi VBA creat automàticament, assegureu-vos que no hi hagi espais al nom de la macro.

•  Nota: tot i que és possible assignar macros als botons , per senzillesa executarem Macro manualment mitjançant la pestanya Visualització o les pestanyes Desenvolupador.

• Executeu la seqüència de passos que voleu gravar. En aquest cas, enregistrareu els passos següents:
  • Seleccioneu un paràgraf específic al vostre document.
  • Aneu a la pestanya Inici .
  • Estableix el tipus de lletra a Times New Roman.
  • Estableix la mida de la lletra a 16.
  • Centreu el vostre text prement Ctrl + E.
• Un cop fet, torneu a la pestanya Desenvolupador i premeu Atura la gravació .
• Ara fem una ullada al codi VBA generat automàticament. Premeu Macros i, a continuació, ressalteu la macro de format automàtic i premeu Edita .

• Tanqueu l'editor VBA.

Deseu el vostre treball en una plantilla habilitada per a macro de Word

• Premeu Fitxer i, a continuació, Desa com a .
• Al diàleg Desa com a de la dreta, determineu la vostra ubicació de desament i proporcioneu un nom significatiu al vostre llibre de treball.

• Trieu Document activat per a macros de Word com a tipus de document. Nota: el vostre document de Word es desarà amb el sufix .docm.
• Premeu el botó Desa .

Executant la teva macro

• Obriu el vostre document de Word.
• Seleccioneu el paràgraf que voleu formatar automàticament. Només com a exemple, aquí teniu el paràgraf que vaig triar:

• Aneu a la pestanya Visualització .
• Premeu el botó Macros .
• Seleccioneu la vostra macro de format automàtic
• Premeu Executar : això aplicarà la macro al paràgraf seleccionat.
• Voi'la, bon resultat!

  

Assignació de la vostra macro a botons o dreceres de teclat

Nota: aquest és un pas opcional que s'ha de provar després d'haver seguit el tutorial d'enregistrament de macros anterior.

D'acord, fins ara hem fet funcionar els nostres conceptes bàsics de macro. Ara és el moment de millorar una mica la nostra usabilitat de Macro al document de Word. Permeteu-me que us mostri com podeu associar la vostra macro amb un botó d'accés ràpid, perquè pugueu iniciar-la més fàcilment.

• Feu clic amb el botó dret a la cinta i seleccioneu Personalitza la barra d'eines d'accés ràpid.
• Apareixerà el diàleg Opcions de Word .
• Al menú desplegable Trieu ordres de, seleccioneu Macros.
• Ressalteu la vostra macro i premeu el botó Afegeix>> per afegir una drecera a la vostra macro a la barra d'eines d'accés ràpid .

• Premeu el botó Modifica... per definir una icona adequada per a la vostra macro.
• Definiu un nom de visualització per al vostre botó.
• Premeu D' acord .
• Ara, podeu llançar la vostra macro des de la barra d'eines d'accés ràpid, just a sobre de la cinta.

Nota: podeu associar la vostra macro de Word no només amb botons d'accés ràpid, sinó també amb botons d'ordres incrustats al vostre document i dreceres de teclat personalitzades específiques.

Creació de macros de Word amb VBA

Amb algunes habilitats de codificació senzilles de Visual Basic per a aplicacions, podem editar les macros i escriure programes per automatitzar diversos tipus de treballs mitjançant VBA.

Nota a part: per informació: algunes de les aplicacions de Microsoft Office, com ara Powerpoint i Outlook, no tenen enregistradores de macro incorporades. Per tant, escriure VBA és obligatori per escriure macros de Powerpoint i automatitzar Outlook.

• Per editar una macro, feu clic a la  pestanya Desenvolupador  i seleccioneu Macros a l'opció de codi.
• Feu clic a la macro i seleccioneu  Edita .
• S'obrirà l'editor de Visual Basic per a aplicacions.
• Suposem que volem editar manualment la Macro que hem gravat al pas anterior, de manera que Word no només estableixi la Mida, el tipus de lletra i l'alineació del paràgraf, sinó també el color.
• La configuració del color d'una secció s'aconsegueix mitjançant la següent comanda VBA:

[codi] Selecció.Font.Color [/code]

• En el nostre cas, voldrem configurar-lo en un blau aleatori, així que afegirem el fragment següent a la nostra macro gravada:

[codi] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• Així és com hauria de ser el vostre codi VBA:

• A l'Editor VBA, premeu Fitxer i després Desa .
• Torneu al vostre document, executeu la vostra macro en un paràgraf i observeu el canvi de color de la lletra.

• Voi'la!

Exemple útil de Word Macro que podeu escriure

Des que va publicar aquest tutorial, molts lectors van demanar exemples més detallats de macros de Word. Aquesta llista inclou les tasques més freqüents que podeu automatitzar amb Visual Basic a Word. Aqui venim:

Crear i desar un document nou

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Nota: Quan creeu documents nous, podeu especificar la plantilla (fitxers .dotm/.dotx) que voleu utilitzar. Les plantilles s'emmagatzemen normalment a: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Obriu un document de Word amb VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Tancant un/tots els documents oberts

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Desant Word com a PDF

A continuació s'explica com automatitzar fàcilment l'emmagatzematge de documents de Word com a fitxers PDF.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

S'està inserint la capçalera i el peu de pàgina

Aquest codi estableix la capçalera i el peu de pàgina de la primera pàgina del document de Word.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Idees addicionals de Word Macro

Aquí teniu algunes idees més que publicarem en el futur.

1. Cerca i substitueix (mètode d'execució)
2. Inserir un paràgraf (abans i després d'una selecció)
3. Impressió de documents amb programació
4. Treball amb taules

Això conclou el nostre tutorial d'avui. Com acabeu de veure, hi ha molt per fer amb la gravadora de macros de Word i les macros VBA a Word. Si busqueu ajuda més específica que vagi més enllà de l'abast d'aquest tutorial, poseu-vos en contacte amb nosaltres mitjançant el nostre formulari de contacte .