Consells per col·laborar en fulls de càlcul compartits que potser no coneixeu

Treballes sovint en fulls de càlcul compartits amb altres persones? Aleshores, els consells següents us ajudaran a millorar l'eficiència del treball en equip en fulls de càlcul a Excel o Fulls de càlcul de Google .

Com treballar amb els fulls de càlcul d'Excel i de Google Sheets es comparteix

• Canviar i actualitzar les claus del document
• Introduïu les dades d'origen correctes
• Utilitzeu els controls del full de càlcul
• Utilitzar taules i gràfics
• Ressaltar valors importants amb color i format

Canviar i actualitzar les claus del document

Quan col·laboreu en un full de càlcul, fer un seguiment dels canvis és important perquè podeu sobreescriure el treball d'una altra persona si no aneu amb compte.

Proveu d'afegir comentaris o notes per registrar els canvis, com ara el motiu de l'actualització de l'element, el nom de l'editor, l'estil de treball, etc. Podeu fer-ho fàcilment mitjançant la funció Ressaltar els canvis del llibre de treball compartit. Per activar aquesta funció, seguiu els passos següents:

1. Aneu a Fitxer > Opcions > Barra d'eines d'accés ràpid . A macOS, aneu a  Excel > Preferències... > Cinta i barra d'eines > Barra d'eines d'accés ràpid .
2. A les opcions desplegables, seleccioneu Totes les ordres .
3. Seleccioneu Ressaltar els canvis i trieu si voleu afegir o no la barra d'eines Accés ràpid a sobre o a sota de la cinta. Feu clic a D'acord .
4. A continuació, toqueu el filtre desplegable a la barra d'eines Accés ràpid > Mostra les etiquetes d'ordres . Podeu personalitzar com voleu ressaltar els canvis al full de càlcul fent clic a l'opció desitjada al menú desplegable.

També podeu codificar amb colors seccions o pestanyes en un full de càlcul compartit perquè pugueu veure fàcilment els canvis d'un cop d'ull.

Introduïu les dades d'origen correctes

És fàcil cometre errors en introduir dades en brut en un full de càlcul. El problema aquí és que si no ho feu correctament, els resultats poden ser esbiaixats i portar-vos en la direcció equivocada.

Afortunadament, hi ha alguns consells que us ajudaran a assegurar-vos que esteu introduint la font correcta o les dades originals al vostre fitxer Excel.

• Les teves dades han de ser clares i precises. Intenteu evitar abreviatures innecessàries i assegureu-vos que qualsevol format de nombre o data sigui clar i coherent a tot el full de càlcul.
• Assegureu-vos d'incloure un títol a la part superior de cada columna/fila per ajudar els altres usuaris a interpretar millor la taula.
• Utilitzeu la fórmula relacionada adequada.

Utilitzeu els controls del full de càlcul

Mitjançant els controls del full de càlcul, podeu reduir la probabilitat d'errors en introduir dades. Aquí teniu algunes eines que podeu utilitzar:

Validació de dades : l'ús d'una eina de validació de dades us permet recollir dades de diversos usuaris en el format adequat. També garanteix la uniformitat en l'entrada de dades i evita errors accidentals dels usuaris. Si esteu introduint dades que pertanyen a un conjunt conegut de valors com ara Sí, No o No es pot determinar, podeu crear una llista desplegable amb aquestes opcions per permetre que altres usuaris puguin triar de la llista d'Opcions disponibles.

Vista de fulls : una altra característica útil, permet als usuaris de fulls de càlcul crear vistes personalitzades per als seus llibres de treball i establir els seus propis filtres de visualització d'informació sense veure's afectats pels canvis que hi hagin fet altres.

Utilitzar taules i gràfics

De fet, els fulls de càlcul sovint aclaparan els espectadors al principi, sobretot si no estan acostumats a gestionar grans volums de dades. És per això que hauríeu d'utilitzar taules, gràfics o gràfics per visualitzar dades.

Tot i que les taules ajuden a organitzar i categoritzar la informació, l'ús de gràfics o gràfics us ajudarà a presentar-la visualment. Gràcies a ells, serà més fàcil assenyalar tendències o comparar diferències entre grups de variables de dades al llarg del temps. Amb això, podeu identificar relacions i tendències importants en els valors de les dades.

Ressaltar valors importants amb color i format

En pintar el text i els títols, podeu organitzar les dades d'una manera més llegible.

Amb aquest mètode, podeu centrar-vos en aspectes específics de les dades sense deixar-vos aclaparar per massa informació. També podeu utilitzar eines com el format condicional , que us permet ressaltar cel·les específiques en funció de criteris, com ara l'interval.

Més amunt hi ha consells per col·laborar i processar dades en fulls de càlcul Excel o Fulls de càlcul de Google . Espero que l'article us sigui útil.