El gestor de clients potencials més senzill i útil a Excel té una fila per client potencial, una etapa de vendes controlada i una data de seguiment obligat. Si aquests tres elements són fiables, un petit equip de vendes pot respondre les preguntes més importants: Qui és aquest client potencial? On es troba al pipeline? Què passa a continuació? Quan hem de fer el seguiment?
No cal construir un mini CRM dins d'Excel abans de saber què necessita realment el vostre procés de vendes. Comenceu amb una taula, uns quants menús desplegables, una regla de seguiment i una revisió setmanal breu. Si el llibre de treball es manté precís i cap client potencial es queda enrere, continueu utilitzant-lo. Si la propietat, l'historial, els recordatoris, els permisos o l'automatització es fan difícils de gestionar, aquesta és una raó més sòlida per avaluar el programari CRM que un llindar arbitrari de nombre de clients potencials.
Aquesta guia utilitza funcions documentades per Microsoft per a les versions actuals compatibles d'Excel, incloses les Taules d'Excel, els menús desplegables de validació de dades, el filtratge, les referències estructurades, el format condicional i la funció TODAY(). Les etiquetes dels menús poden variar lleugerament entre Windows, Mac i Excel per al web, però el flux de treball és el mateix.
Comenceu en un full de càlcul anomenat Leads (Clients potencials). Poseu un client potencial a cada fila i un tipus d'informació a cada columna. Un conjunt inicial pràctic és:
| Columna | Propòsit | Requerida al principi? |
|---|---|---|
| ID del client potencial | Un identificador estable com ara L-001 | Recomanat |
| Data d'alta | Quan el client potencial va entrar al vostre gestor | Sí |
| Nom | Contacte principal | Sí |
| Empresa | Organització, si escau | Depèn del vostre negoci |
| Correu electrònic | Mètode de contacte | Utilitzeu-lo quan estigui disponible |
| Telèfon | Mètode de contacte | Utilitzeu-lo quan estigui disponible |
| Font | Lloc web, referència, esdeveniment, prospecció activa, etc. | Útil |
| Estat del client potencial | Etapa actual del pipeline | Sí |
| Responsable | Persona responsable de la propera acció | Útil per a equips |
| Proper seguiment | Data en què el client potencial necessita atenció de nou | Sí per a clients actius |
| Propera acció | Passa següent específica | Sí per a clients actius |
| Notes | Context breu que ajuda a la propera conversa | Opcional |
Un cop les capçaleres estiguin en el seu lloc, convertiu el rang en una Taula d'Excel. Seleccioneu una cel·la de les dades i utilitzeu Inici → Format com a taula, o utilitzeu Ctrl+T on sigui compatible. Les instruccions oficials de taules de Microsoft expliquen que les taules estan dissenyades per agrupar i analitzar dades relacionades. Les capçaleres de les taules també obtenen controls de filtre automàticament, i les fórmules que utilitzen referències estructurades poden expandir-se a mesura que la taula creix.
Anomeneu la taula amb un nom llegible com ara Leads. Això fa que les fórmules posteriors siguin més fàcils d'entendre. Microsoft documenta les referències estructurades com ara Leads[Lead Status], que s'ajusten a mesura que s'afegeixen o eliminen files.
Quan aquesta configuració s'ajusta: teniu un pipeline principal, cada client potencial pot tenir un responsable actual i una nota breu és suficient per preservar el context.
Quan no s'ajusta: un prospecte pot tenir molts contactes, moltes oportunitats simultànies, un historial d'activitat detallat, renovacions o relacions complexes de comptes. Aquests són senyals que un CRM relacional pot acabar sent més fàcil que afegir cada vegada més columnes.
Acció: construïu la primera taula amb no més columnes de les que pugueu mantenir actualitzades després de cada conversa de vendes. Un gestor més petit i precís és més útil que un de gran i obsolet.
Els camps d'estat de text lliure fallen sorprenentment ràpidament. Una persona introdueix "Seguir", una altra "Seguiment", i una tercera "Contactat". Excel veu tres valors diferents, cosa que fa que els filtres i els recomptes no siguin fiables.
Creeu un segon full de càlcul anomenat Lists (Llistes). Poseu els valors d'etapa permesos en una columna. Un pipeline senzill podria utilitzar:
Feu el mateix per a Font i, si hi ha diverses persones que venen, per a Responsable. A continuació, seleccioneu les cel·les de la columna corresponent de la taula de clients potencials i utilitzeu Dades → Validació de dades → Llista. La documentació de llistes desplegables de Microsoft assenyala que la validació de dades ajuda les persones a triar d'una llista controlada en lloc d'introduir valors inconsistents. Microsoft també recomana emmagatzemar les opcions d'origen en una taula quan voleu que la llista s'actualitzi a mesura que s'afegeixen o eliminen elements.
No creeu quinze etapes perquè els vostres candidats a CRM en tinguin quinze. Utilitzeu etapes que representin un canvi significatiu en el procés de vendes. Per exemple, "Qualificat" hauria de significar alguna cosa que el vostre equip pugui explicar de manera consistent, com ara que el prospecte tingui una necessitat definida, un camí de compra creïble i una propera acció de vendes.
Quan aquesta configuració s'ajusta: les etapes del vostre pipeline són prou estables per descriure-les en una llista curta, i l'equip de vendes pot acordar què significa cada etapa.
Quan canviar-la: si les persones necessiten repetidament pipelines diferents per a productes, regions o tipus d'acords diferents, forçar tot el treball en una sola columna d'estat compartida pot resultar enganyós. Això és un senyal per redissenyar el llibre de treball o considerar un CRM amb múltiples pipelines.
Acció: escriviu una frase definint cada etapa abans de crear el menú desplegable. Si dos membres de l'equip classificarien el mateix client potencial de manera diferent, el problema és la definició de l'etapa, no el full de càlcul.
Un gestor de clients potencials esdevé útil quan us diu què fer avui. Per això, Proper Seguiment i Propera Acció s'han de tractar com a camps operatius, no com a notes opcionals.
Després de cada interacció significativa, actualitzeu aquests camps abans de passar a un altre client potencial. Una fila podria dir:
Estat del client potencial: Qualificat
Proper Seguiment: 18/09/2026
Propera Acció: Enviar opcions de preus i programar una revisió de 20 minutsAixò és més accionable que una nota com ara "Interessat; fer seguiment més tard".
Afegiu una columna anomenada Indicador de Seguiment. Si la vostra taula s'anomena Leads, una fórmula de referència estructurada pot classificar la data:
=IF(OR([@[Lead Status]]="Won",[@[Lead Status]]="Lost",[@[Next Follow-up]]=""),"",IF([@[Next Follow-up]]<TODAY(),"OVERDUE",IF([@[Next Follow-up]]=TODAY(),"DUE TODAY","UPCOMING")))Microsoft documenta que TODAY() retorna la data actual i es pot utilitzar en càlculs de dates. Consulteu la documentació oficial de la funció TODAY. Com que una Taula d'Excel normalment propaga les fórmules a través d'una columna calculada, no cal reconstruir la fórmula manualment per a cada nou client potencial.
A continuació, utilitzeu Inici → Format condicional per ressaltar les cel·les que contenen OVERDUE (RETARDAT). La documentació de format condicional de Microsoft confirma que les regles poden formatar cel·les basant-se en els seus valors o en fórmules.
Mantingueu la regla senzilla. Si el llibre de treball es converteix en un arc de Sant Martí de colors d'estat, els usuaris poden deixar de notar l'única condició que realment requereix atenció.
Quan aquesta configuració s'ajusta: cada client potencial actiu té un proper pas clarament definit i una data en què algú és responsable d'aquest seguiment.
Quan no s'ajusta: necessiteu correus electrònics automàtics, recordatoris de tasques, seqüències recurrents, temporitzadors SLA o registre d'activitats des de múltiples canals de comunicació. Excel pot representar aquests elements, però un CRM sol estar millor preparat per automatitzar-los i auditar-los.
Acció: feu que "cap client potencial actiu sense una propera data i una propera acció" sigui la regla del vostre llibre de treball. Reviseu els camps de propera acció buits abans d'afegir més funcions de tauler de control.
Un cop el gestor sigui fiable, afegiu només els números de resum que us ajudin a prendre decisions. Un full Dashboard (Tauler) petit pot comptar els clients potencials per etapa utilitzant COUNTIF:
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"New")
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Qualified")
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Won")
=COUNTIF(Leads[Follow-up Flag],"OVERDUE")La documentació de COUNTIF de Microsoft defineix la funció com a comptar cel·les que compleixen un criteri. Podeu utilitzar aquests recomptes en una taula de resum o gràfic senzill. No confongueu el gràfic amb el procés de vendes; només és una vista de la taula subjacent.
Per a la revisió setmanal, filtreu la taula en lloc de copiar manualment els clients potencials a un altre full. Microsoft documenta que una Taula d'Excel proporciona automàticament filtres de capçalera, i la guia oficial de filtratge explica com filtrar text, números, dates, buits i altres criteris.
Una revisió setmanal de 15 minuts pot seguir aquest ordre:
Quan Excel encara és suficient: el llibre de treball té un responsable fiable o un equip petit i disciplinat, tothom pot trobar el registre actual, les actualitzacions es fan després de les interaccions, els seguiments no es perden i el treball manual es manté modest.
Quan començar a avaluar el programari CRM: els clients potencials es dupliquen, les persones sobrescriuen la informació de les altres, la propietat esdevé poc clara, els recordatoris de seguiment es perden rutinàriament, els informes requereixen una neteja manual repetida, necessiteu permisos per rol, o l'activitat de vendes s'ha de connectar automàticament amb correus electrònics, trucades, formularis o sistemes de màrqueting.
No hi ha un nombre universal com ara "comprau un CRM després de 100 clients potencials". El punt de ruptura depèn de la complexitat del cicle de vendes, el nombre d'usuaris, el nombre d'oportunitats simultànies, les necessitats de compliment, les integracions i la quantitat de treball manual que el vostre equip tolera.
Acció: executeu el sistema d'Excel durant un període de prova definit—com ara un o dos cicles de vendes—i feu un seguiment de tres senyals de fallada: seguiments perduts, registres duplicats/conflictius i temps dedicat a l'administració manual. Si aquests augmenten tot i que el disseny del llibre de treball és sòlid, compareu les eines CRM contra aquests problemes específics en lloc de comprar a partir d'una llista genèrica de funcions.
Si voleu la versió mínima viable, utilitzeu tres fulls:
| Full | Conté | Per què existeix |
|---|---|---|
| Leads | Una Taula d'Excel amb una fila per client potencial | Única font de veritat per a clients potencials actius i tancats |
| Lists | Valors d'Etapa, Font, Responsable, Prioritat | Alimenta opcions desplegables consistents |
| Dashboard | Recomptes per etapa, recompte de retards, gràfic opcional | Revisió ràpida sense duplicar registres de clients potencials |
Eviteu crear un full separat per a cada venedor llevat que hi hagi una raó forta. Una taula compartida es pot filtrar per Responsable, Etapa, Font o data de Proper Seguiment. Les còpies separades creen problemes de conciliació perquè el mateix client potencial pot existir en més d'un lloc.
És fàcil passar un cap de setmana afegint macros, formularis personalitzats, scripts de correu electrònic automatitzats, previsions de pipeline ponderades, fórmules de puntuació de clients potencials i taulells elaborats. Això pot semblar productiu mentre fa que el llibre de treball sigui més difícil de mantenir.
Abans d'afegir una funció, pregunteu quina decisió millora. Una puntuació de client potencial només és útil si canvia a qui contacteu o què feu a continuació. Un valor estimat de l'acord només és útil si el manteniu prou actualitzat per donar suport a la previsió. Un gràfic per font de client potencial només és útil si els valors de Font s'introdueixen de manera consistent.
Excel és més fort aquí com un prototip transparent i de baix cost del vostre procés de vendes. Us ajuda a descobrir quins camps, etapes, hàbits de revisió i informes utilitzeu realment. Aquest coneixement fa que una compra posterior de CRM sigui millor perquè podeu avaluar el programari contra un procés funcional en lloc d'endevinar quines funcions importaran.
Després d'unes setmanes, trieu deu clients potencials actius a l'atzar i responeu aquestes preguntes sense obrir el correu electrònic ni preguntar a un company de feina:
Si el full respon aquestes preguntes ràpidament i les dades estan actualitzades, el sistema senzill d'Excel està fent una feina útil. Si les respostes requereixen buscar a les safates d'entrada, llegir notes llargues, conciliar còpies o recordar què va passar, afegiu només l'estructura que falta primer. Si la capacitat que falta és l'automatització, l'historial multiusuari, els permisos, les integracions o la gestió de relacions en lloc de l'estructura del full de càlcul, aquest és el punt en què un CRM mereix una consideració seriosa.
La gravació de pantalla de PowerPoint té vídeo però no àudio? Comproveu el control d'àudio, l'accés al micròfon de Windows, la configuració d'entrada, la compatibilitat de reproducció, les actualitzacions i la reparació.
Creeu un horari gratuït de torns per a empleats en Excel amb hores automàtiques, gestió de torns nocturns, deduccions de descansos, totals setmanals, indicadors de planificació d'hores extres i una vista d'equip imprimible.
Creeu una plantilla de factura gratuïta per a Excel que calculi automàticament els imports subjectes a impost, l'impost sobre les vendes i els totals. Compareu configuracions d'impost d'una sola taxa, taules de cerca i per línia, i sabeu quan Excel ja no és suficient.
Converteix PDFs a Word editable amb la mínima pèrdua de format utilitzant Word o Acrobat. Aprèn quan funciona la conversió directa, quan cal OCR i com reparar taules, tipus de lletra i salts de pàgina.
Crea un pressupost de construcció imprimible a Excel amb abast, materials, mà d'obra, despeses generals, contingència, marge, impostos i totals llestos per imprimir, a més de fórmules i errors a evitar.
Creeu un gestor de clients potencials pràctic a Excel amb una taula, menús desplegables d'etapes, dates de seguiment, indicadors de retard, filtres i un resum senzill del pipeline, a més dels senyals que indiquen que és hora de passar a un CRM.
Aprèn a utilitzar una plantilla PDF imprimible de blocs de temps diaris per al treball remot: planifica blocs de concentració, reunions, pauses, marges i imprimeix-la correctament.
Compareu HubSpot Free CRM i Zoho CRM per a agents immobiliaris independents, incloent-hi contactes, correu electrònic, embuts de vendes, personalització, automatització, ús mòbil i compensacions en l'actualització.
Soluciona un document de Word que s'obre com a només lectura al Mac comprovant el problema de l'actualització d'Office de juliol de 2026, el mode d'edició de Word, la protecció del document, els permisos del Finder, l'accés a OneDrive i la ubicació del fitxer.
Creeu una fulla de comptatge d'inventari minorista senzilla a Excel amb columnes pràctiques, fórmules de variància, controls de comptatge, consells d'impressió i una llista de verificació ràpida d'auditoria.
