Ús de fulls de substitució a Sage Timeslips

Tots els acords de facturació de Sage Timeslips mostren resguards a les factures, proporcionant una gran quantitat de detalls sobre la factura (vegeu la figura següent). En alguns casos, és possible que no vulgueu mostrar aquest detall. En aquest cas, podeu considerar l'ús de fulls de recanvi.

Una factura típica mostra els detalls de tots els resguards.

Un full de substitució substitueix un grup de resguards de la factura d'un client amb una entrada. Podeu utilitzar els fulls de substitució per substituir els fulls de temps o de despeses o per substituir els fulls que utilitzen una tasca, una despesa o una referència concretes.

Si utilitzeu categories, podeu definir fulls de substitució per categoria de manera que el full de substitució substitueixi diverses tasques diferents simultàniament. Per utilitzar els fulls de substitució, especifiqueu el client de la factura del qual voleu substituir els detalls per un full de substitució. A continuació, configureu el full de substitució, establint simultàniament les regles que Timeslips hauria d'utilitzar per substituir un full de substitució per un grup de fulls.

Les regles que establiu per a un client són específiques per a aquest client i no afecten a altres clients.

Per crear un full de substitució, seguiu aquests passos:

Escolliu Felicitats→ Relleu de substitució per mostrar el quadre de diàleg Llista de relleus de reemplaçament que es mostra a la figura següent.

Fulls de substitució que hàgiu establert per al client seleccionat.

Obriu la llista desplegable Client i seleccioneu un client.

Per fer que un full de substitució estigui disponible per a diversos clients, podeu assignar-lo a un client de plantilla. Feu clic amb el botó dret al camp Client i seleccioneu Plantilla al menú de drecera. A continuació, seleccioneu el client de plantilla per al qual voleu crear un full de substitució. Si canvieu d'opinió i voleu tornar a un client determinat, feu clic amb el botó dret al camp Client i seleccioneu Obre.

Feu clic al botó Nou.

Apareix el quadre de diàleg Substitució de lliscaments detallats, tal com es mostra a la figura següent.

Definiu els paràmetres de la regla que haurien d'utilitzar Timeslips quan substituïu el full de substitució per un grup de fulls.

Utilitzeu la secció Felicitats que coincideixen per identificar els fulls que Timeslips hauria de substituir.

• Per substituir tots els fulls de temps o tots els fulls de despeses, establiu Tipus de ressenya a Temps o Despeses, establiu la llista desplegable sota el camp Tipus de registre a Activitat i, a continuació, establiu el valor del camp del quadre de llista desplegable al costat d'Activitat a . A la figura anterior, la regla substituirà tots els fulls de temps amb el de substitució.

• Per substituir tots els fulls per a una tasca o despesa determinades, configureu Tipus de ressenyes en Temps o Despeses. A continuació, configureu la llista desplegable sota el camp Tipus de lliscament a Activitat. A continuació, obriu el camp del quadre de llista desplegable al costat d'Activitat i seleccioneu la tasca o la despesa de la llista.

• Per substituir tots els fulls de temps d'una categoria determinada, configureu el tipus de document a Temps, configureu la llista desplegable sota el camp Tipus de registre a Categoria i obriu el camp del quadre de llista desplegable al costat de Categoria i seleccioneu un nom de categoria.

• Per substituir tot el temps o la despesa per una referència determinada, obriu la llista desplegable Referència i seleccioneu la referència.

Al quadre Serà substituït per un full amb aquesta descripció, escriviu la descripció que voleu que mostri Timeslips a la factura del client en lloc de les descripcions individuals del full.

A la secció Dates, especifiqueu les dates que apareixeran a la factura.

Podeu seleccionar:

• Data d'inici més primerenca per utilitzar la data d'inici més primerenca dels fulls Els fulls de temps es substituiran pel full de substitució

• Data d'inici més recent per utilitzar l'última data d'inici dels fulls Els fulls de temps es substituiran pel full de substitució

• Data de finalització més anticipada per utilitzar la data de finalització més antiga dels fulls. Els fulls de temps es substituiran pel full de substitució.

• Data de finalització més recent per utilitzar la data de finalització més primerenca dels fulls que Timeslips substituirà pel full de substitució

• Data de facturació per utilitzar la data que heu establert en preparar les factures

• Data d'avui per utilitzar la data de l'ordinador

Marqueu la casella de selecció Habilitat per a la impressió de factures per utilitzar el full de reemplaçament de les factures quan les imprimiu.

Si desmarqueu aquesta casella de selecció, el full de substitució queda disponible, però diu a Timeslips que l'ignori.

Podeu suprimir un full de substitució per complet des del quadre de diàleg Llista de fitxes de substitució. Per fer-ho, seleccioneu el resguard a la llista i després feu clic al botó Suprimeix.

Feu clic a D'acord per desar el full de substitució i tornar a mostrar el quadre de diàleg Llista de fitxes de substitució.

Alternativament, podeu utilitzar els botons Nou, Primer, Anterior, Següent i Darrer per crear fulls de substitució addicionals i navegar pels fulls de substitució existents per al client seleccionat. Quan acabeu de crear els fulls de substitució, feu clic a D'acord.

Feu clic a Fet per tancar el quadre de diàleg Llista de respostes de substitució.

Quan prepareu una factura per a un client amb un full de substitució actiu, Timeslips substitueix el full de substitució pels fulls que vau identificar quan vau crear el full de substitució. La figura següent mostra la mateixa factura que vau veure al principi d'aquest article, tret que aquesta figura utilitza un full de substitució per a tots els fulls de temps, independentment de la tasca assignada al full de temps.

Una factura utilitzant un full de substitució.

Si mostreu la tarifa horària a la factura, Timeslips fa la mitjana de la tarifa. A la figura s'ha amagat la tarifa horària per evitar confusions.

Algunes notes sobre els fulls de substitució:

• Quan combineu els càrrecs de temps i despeses en una factura i utilitzeu un full de substitució, Timeslips primer cerca un full de despeses de substitució. Si no existeix cap full de despeses de substitució, Timeslips cerca un full de temps de substitució.

• Fins i tot si utilitzeu un justificant de substitució en una factura, si existeix un justificant d'anul·lació per al client, Timeslips mostra el rebut de substitució a la factura juntament amb el rebut de substitució. Timeslips no inclou el full d'anul·lació als fulls pels quals substitueix.

• Quan aproveu una factura que utilitza fulls de substitució, Timeslips marca com a facturats els fulls que ha substituït.