Transaccions amb targeta de crèdit a QuickBooks 2021

Podeu utilitzar QuickBooks per fer un seguiment de les vostres targetes de crèdit comercials de la mateixa manera que les feu servir per guardar un talonari de xecs. El procés és gairebé el mateix, amb algunes arrugues.

Per cert, tot i que aquest article tracta realment de tu cobrant diners a les teves targetes de crèdit, també parlem de com gestionar el problema complicat dels teus clients que paguen amb targetes de crèdit.

Com fer el seguiment de les targetes de crèdit empresarial a QuickBooks 2021

Si voleu fer un seguiment de les despeses i els saldos de la targeta de crèdit amb QuickBooks, heu de configurar un compte de targeta de crèdit, si encara no ho heu fet a la configuració de QuickBooks. (En comparació, feu servir comptes bancaris per fer un seguiment de coses com ara els diners que entra i surt d'un compte corrent, d'estalvi o de caixa petita).

Configuració d'un compte de targeta de crèdit

Per configurar un compte de targeta de crèdit, seguiu aproximadament els mateixos passos que feu servir per configurar un compte bancari:

1. Seleccioneu Llistes→Pragrama de comptes.

O feu clic a la icona del pla de comptes a la pantalla d'inici. QuickBooks mostra la finestra del pla de comptes, tal com es mostra.

La finestra del pla de comptes

2. Feu clic al botó Compte a l'extrem inferior esquerre de la finestra del pla de comptes i, a continuació, trieu Nou al menú desplegable.

QuickBooks mostra la primera finestra Afegeix un nou compte, que simplement mostra una llista de botons d'opció corresponents als diferents tipus de comptes que permet QuickBooks.

3. Seleccioneu l'opció Targeta de crèdit.

Seleccioneu Targeta de crèdit indica a QuickBooks que voleu configurar un compte de targeta de crèdit. Estic segur que estàs sorprès. Feu clic a Continuar. QuickBooks mostra la segona finestra Afegeix un compte nou, tal com es mostra.

La segona finestra Afegeix un compte nou

4. Escriviu un nom per al compte al quadre de text Nom del compte.

Per què no fer-ho bé? Moveu el cursor al quadre de text Nom del compte i, a continuació, introduïu el nom de la vostra targeta de crèdit.

5. Escriviu el número de la targeta a Credit Card Account. No. quadre de text.

Si esteu creant un compte de targeta de crèdit general per a més d'una targeta, deixeu el compte de targeta de crèdit. No. quadre de text buit. Mentre hi esteu, també podeu descriure la targeta. És possible que vulgueu escriure Usura! al quadre de text Descripció, en funció del tipus d'interès de la targeta.

6. Feu clic al botó Desa i tanca.

QuickBooks torna a mostrar la finestra del pla de comptes. Ara la finestra mostra un compte addicional: el compte de la targeta de crèdit que acabeu de crear.

Seleccionar un compte de targeta de crèdit per poder utilitzar-lo

Per indicar a QuickBooks que voleu treballar amb un compte de targeta de crèdit, feu servir la finestra gràfic de comptes. Trieu Llistes→Pragrama de comptes. Després de mostrar la finestra, feu doble clic al compte de la targeta de crèdit que voleu utilitzar. QuickBooks mostra el registre de la targeta de crèdit perquè pugueu començar a registrar transaccions.

Com a alternativa a la finestra del pla de comptes, podeu fer clic a la icona Introduïu els càrrecs de la targeta de crèdit a l'àrea de Banca de la pantalla d'inici. O podeu triar Banca → Introduïu els càrrecs de la targeta de crèdit.

Introducció de transaccions amb targeta de crèdit

Si trieu l'ordre Banca → Utilitza el registre i seleccioneu un compte de targeta de crèdit, QuickBooks mostra el registre de la targeta de crèdit. Aquesta figura mostra el registre d'un compte de targeta de crèdit anomenat Frequent Flyer Card. S'assembla molt a un registre de comprovació, no?

El registre de la targeta de crèdit

El registre de la targeta de crèdit funciona com la finestra de registre normal que utilitzeu per a un compte corrent. Introduïu les transaccions a les files del registre. Quan registreu un càrrec, QuickBooks actualitza el saldo de la targeta de crèdit i el límit de crèdit restant.

Enregistrament d'un càrrec amb targeta de crèdit

Registrar un càrrec a una targeta de crèdit és similar a registrar un xec o una retirada de compte bancari. Per il·lustració, suposem que heu cobrat 75 dòlars en burritos i margarides al vostre restaurant mexicà preferit, La Cantina. A continuació us indiquem com registreu aquest càrrec:

1. Seleccioneu Banca→Introduïu els càrrecs de la targeta de crèdit.

Apareix la finestra Introduïu els càrrecs de la targeta de crèdit, tal com es mostra.

La finestra Introduïu els càrrecs de la targeta de crèdit

2. Al menú desplegable Targeta de crèdit, trieu la targeta de crèdit amb la qual heu carregat la despesa.

Feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat del camp Targeta de crèdit i, a continuació, trieu una targeta al menú desplegable.

3. Al quadre Comprat a, anoteu el nom de l'empresa que heu pagat amb una targeta de crèdit.

Mou el cursor a la línia Comprat de i fes clic a la fletxa cap avall. Veu un menú de noms. Trieu-ne un del menú.

Si mai no heu sopat en aquest establiment excel·lent, trieu Afegeix nou; a continuació, afegiu el nom de l'empresa.

4. Seleccioneu el botó d'opció adequat per indicar si la transacció és una compra o un crèdit.

Seleccioneu el botó d'opció Compra/Càrrec si voleu gravar una compra (que és el que feu la majoria de vegades i el que us mostra aquest exemple). Seleccioneu el botó d'opció de devolució/crèdit si voleu registrar un crèdit al vostre compte (si heu retornat alguna cosa, per exemple).

5. Introduïu la data de càrrec al camp Data.

Mou el cursor a la línia Data (si el cursor encara no hi és) i escriviu la data, utilitzant el format MM/DD/AAAA. Escriviu 07012021 o 7/1/21 per a l'1 de juliol de 2021, per exemple. Si introduïu aquest càrrec dos o tres dies després del fet, no introduïu la data d'avui; introduïu la data en què es va fer el càrrec. L'ús d'aquesta data facilita la conciliació dels vostres registres amb els registres de l'empresa de la vostra targeta de crèdit quan rebeu el vostre extracte mensual.

6. Escriviu l'import del càrrec al quadre Import.

Moveu el cursor a la línia Import i introduïu l'import total del càrrec. Nota: no escriviu un signe de dòlar, però escriviu el punt per indicar la posició decimal.

7. (Opcional) Introduïu una descripció de nota al quadre de text Memo.

Mou el cursor al quadre de text Memo i escriviu el motiu específic pel qual esteu carregant l'article. En aquest cas, podeu escriure "Dinar d'advocat/CPA" o alguna cosa semblant.

Espera. Tu saps que? Deixa'm ser més seriós. Sense broma ni un minut, d'acord? Aquesta caixa de notes és un bon lloc per documentar l'objectiu comercial per un càrrec, que és un requisit de la llei fiscal si registreu un càrrec de la targeta de crèdit empresarial per a viatges, àpats o entreteniment.

8. Ompliu la pestanya Despeses.

Utilitzeu la pestanya Despeses per registrar les despeses comercials.

Aneu a la columna Compte de la pestanya Despeses, feu clic a la fletxa cap avall i trieu un compte de despeses al menú (el més probable és Viatges i Ent: Àpats per a un dinar de negocis). Si introduïu aquí un nom que QuickBooks encara no coneix, us demanarà que configureu un compte de despeses.

QuickBooks omple automàticament la columna Import quan introduïu una suma al camp Import. Escriviu alguna cosa a la columna Memo i assigneu aquesta despesa a un client: feina i classe si voleu. Heu d'activar el seguiment de classe si voleu assignar la despesa a una classe.

9. Ompliu la pestanya Elements.

Com que aquest càrrec és per un àpat en un restaurant, no detalleu el càrrec. Tanmateix, si estàveu cobrant articles d'inventari com ara fusta, subministraments de paper, etc., haureu d'omplir la pestanya Articles.

Si teniu una comanda de compra (PO) arxivada amb el venedor que heu introduït a la línia Comprat a, QuickBooks us ho informa. Feu clic al botó Seleccionar OP per veure una llista dels vostres OP pendents amb el venedor.

10. Enregistreu el càrrec fent clic al botó Desa i nou o al botó Desa i tanca.

El càrrec es registra al registre de la targeta de crèdit. Aquesta figura mostra com es veu el registre de la targeta de crèdit després d'introduir uns quants càrrecs.

La targeta de crèdit es registra amb algunes transaccions

Canviant els càrrecs que ja has introduït

Potser enregistreu un càrrec a una targeta de crèdit i després us adoneu que l'heu gravat incorrectament. O potser no l'hauries d'haver gravat en absolut perquè no vas pagar el dinar de negocis. (Algú més ho va pagar després d'una d'aquelles discussions amistoses sobre qui hauria de pagar la factura. Ja saps el tipus d'argument que vull dir: "No, insisteixo". "Al contrari, insisteixo". Ja tens la imatge.)

Has d'anar al registre de la targeta de crèdit i editar o eliminar el càrrec seguint aquests passos:

1. Seleccioneu Llistes→Pragrama de comptes.

Veu la finestra del pla de comptes.

2. Feu doble clic al compte de la targeta de crèdit on es troba el càrrec defectuós.

Com per art de màgia, el registre de la targeta de crèdit apareix a la pantalla.

3. Seleccioneu la transacció amb targeta de crèdit que voleu suprimir o canviar.

Això és fàcil. Només cal moure el cursor a la transacció.

4. Anul·leu, suprimiu o editeu la transacció de la manera següent:

• • Per anul·lar la transacció de la targeta de crèdit, seleccioneu Edita→Anul·lar el càrrec de la targeta de crèdit i, a continuació, feu clic a D'acord.
  • Per suprimir la transacció, seleccioneu Edita→Suprimeix el càrrec de la targeta de crèdit. QuickBooks mostra un quadre de missatge que us pregunta si realment voleu suprimir la transacció. Feu clic a D'acord.
  • Per editar la transacció, feu clic al botó Edita la transacció a la cinta de la part superior de la finestra. Torneu a la finestra Introduïu els càrrecs de la targeta de crèdit. Feu els vostres canvis allà i feu clic a Desa i nou o Desa i tanca. També podeu fer canvis dins del registre de la targeta de crèdit i fer clic a Enregistrar quan hàgiu acabat.

Com conciliar l'extracte de la targeta de crèdit i pagar la factura

Vostè conciliar, o el balanç, un compte de targeta de crèdit de la mateixa manera que el balanç d'un compte bancari. Després d'aconseguir el saldo del compte i fer clic a Reconciliar ara, QuickBooks mostra el quadre de diàleg Efectua el pagament, i us pregunta com voleu pagar la factura. Podeu pagar amb xec o introduir una factura per pagar més tard. (La segona opció és el mètode dels comptes a pagar.)

Si opteu per pagar la factura escrivint un xec, aneu directament a la finestra Escriviu xecs i la pestanya Despeses s'omple per a vosaltres. Empleneu el nom de l'emissor de la targeta, la data, etc. Feu clic a Desa i nou o Desa i tanca quan hàgiu acabat. El pagament es registra tant al registre de xecs com al registre de la targeta de crèdit perquè carregueu el compte de responsabilitat de la targeta de crèdit amb el total del xec.

Si opteu per introduir el pagament com a factura que s'ha de pagar en una data posterior, aneu a la finestra Introduïu factures. Ompliu-ho tot tal com ho faríeu si estiguéssiu a la finestra Escriure comprovacions. Quan feu clic a Desa i nou, la transacció es registra al registre de comptes a pagar i al registre de targetes de crèdit.

Aleshores, què passa amb les targetes de dèbit i caixer automàtic?

Les targetes de dèbit i caixers automàtics, quan us poseu a la pràctica, no són en absolut targetes de crèdit. L'ús d'una targeta de dèbit o una targeta de caixer automàtic és més semblant a escriure un xec que qualsevol altra cosa. Tanmateix, en lloc de retirar diners escrivint un xec, retireu diners mitjançant una targeta de dèbit (que és el que anomeno aquest tipus de targeta a partir d'ara).

Tot i que una transacció amb targeta de dèbit de vegades sembla (almenys per als teus amics i els comerciants amb qui compres) com una transacció amb targeta de crèdit, hauríeu de tractar una transacció amb targeta de dèbit de la mateixa manera que tracteu un xec. En poques paraules, aquí teniu el que heu de fer:

• Quan carregueu alguna cosa a una targeta de dèbit, registreu la transacció igual que registreu un xec habitual. És possible que vulgueu introduir el número de transacció com a número de xec o a la línia Memo perquè pugueu fer un seguiment de la transacció.
• Quan retireu efectiu mitjançant una targeta de dèbit, registreu la transacció com a retirada habitual (o transferència a un compte de caixa petita), com si anéssis al banc amb un full de retirada.
• Quan feu un dipòsit a través d'un caixer automàtic mitjançant una targeta de dèbit, registreu la transacció de la mateixa manera que registreu un dipòsit normal.

Aleshores, què passa amb les targetes de crèdit dels clients?

Vull parlar d'un tema incòmode abans que vosaltres i tanquem la nostra discussió sobre com treballar amb targetes de crèdit. Aquí, parlo de, gulp, com gestionar els pagaments amb targeta de crèdit dels clients.

D'acord, si encara no ho saps, encara que als teus clients probablement els encanta pagar-te amb targetes de crèdit, les targetes de crèdit dels clients et creen un mal de cap. El motiu és que el vostre banc comercial o processador de targetes de crèdit agrega els càrrecs de la targeta de crèdit del client i després, potser diàriament o potser cada pocs dies, diposita una gran quantitat d'efectiu al vostre compte bancari. L'efectiu representa la suma dels càrrecs recents de la targeta de crèdit menys una quota (que espero que sigui modesta).

Tot això sembla prou innòcu, però aquí teniu un exemple de com funciona. Els clients A, B i C entren dilluns i gasten 5, 10 i 15 dòlars, respectivament. Aleshores, el dimarts, els clients D, E i F entren i gasten 10, 50 i 30 dòlars, respectivament. Dimecres, no vens res a algú que faci servir una targeta de crèdit, però veus un ingrés de 105 dòlars al teu compte bancari per part de l'empresa de la targeta de crèdit.

El problema és que esteu mirant les transaccions amb targeta de crèdit dels dos darrers dies i sabeu que sumen 120 dòlars perquè aquest és el total que heu venut als clients A, B, C, D, E i F. Què passa? amb els $105? Els 15 dòlars que falten són una tarifa de servei? Oh, no, espera. Potser el client A va trucar a l'empresa de la seva targeta de crèdit i va bloquejar el primer càrrec de 5 dòlars. O potser era el client B?

Si acceptes una targeta de crèdit, saps com funciona, oi? És un mal de cap reial.

Crec que probablement teniu dos enfocaments raonables per fer front a aquesta bogeria:

• La manera del bon comptable: podeu registrar els pagaments amb targeta de crèdit dels clients de la manera habitual, com espera QuickBooks. The Good Accountant's Way produeix registres agradables i precisos, però a costa d'enormes molèsties de comptabilitat. T'interessa més informació? Genial! Utilitzeu l'ordre d'ajuda de QuickBooks per cercar l'ajuda en línia de QuickBooks sobre el tema enregistrar un pagament amb targeta de crèdit.
• The Bad Accountant's Way: només podeu registrar les transaccions de rebuts de vendes quan l'empresa de la targeta de crèdit diposita els imports nets dels càrrecs al vostre compte bancari. En altres paraules, utilitzant els números d'exemple indicats en un paràgraf anterior, en lloc de registrar transaccions individuals per als clients A, B, C, D, E i F quan es produeixin les vendes, podeu registrar una transacció de 105 dòlars quan l'empresa de la targeta de crèdit diposita 105 $ al vostre compte bancari. Si coneixeu el càrrec de servei de l'empresa de la targeta de crèdit, també podeu registrar-ho mitjançant una entrada de diari. (Probablement voldreu demanar ajuda al vostre comptable per això.)

T'hauria de dir una altra cosa. Probablement, The Bad Accountant's Way no es justifica tret que us trobeu en una situació de gran volum, com ara una botiga minorista, i quan utilitzeu un sistema d'inventari periòdic o quan no veneu inventari. Si només teniu un grapat de transaccions amb targeta de crèdit, per exemple, una cada pocs dies, o si esteu intentant utilitzar un sistema d'inventari perpetu, hauríeu d'utilitzar el bon comptable.