Seguiment dels pagaments dels clients a QuickBooks 2003

Si els vostres clients no sempre us paguen per avançat les seves compres, heu de registrar un altre tipus de pagament: els que fan els clients per pagar o pagar el que els heu facturat. Per registrar els pagaments, és clar, primer cal registrar les factures del client. Si emeteu notes de crèdit que els clients poden utilitzar per reduir les quantitats que deuen, també haureu de registrar primer les notes de crèdit per al client. La resta és fàcil.

Per accedir a una gran quantitat d'informació del client en una pàgina, seleccioneu Clients -> Centre de clients. Apareix el Centre de Clients, que enumera els saldos pendents, el temps i els costos no facturats i els clients per rendibilitat.

Per mostrar la finestra Rebre pagaments, només cal que seleccioneu Clients –> Rebre pagaments. O seleccioneu Clients a la llista Navegadors i feu clic a la icona Rebre pagaments. A continuació, descriu el pagament del client i les factures pagades. Per obtenir més detalls, llegiu els passos següents:

1. Trieu Clients –> Rebre pagaments.

Apareix la finestra Rebre pagaments.

2. Identificar el client i, si cal, el lloc de treball.

Activeu la llista desplegable Client: Treball i seleccioneu el client o la feina fent-hi clic. QuickBooks enumera les factures obertes o no pagades per al client a la gran caixa de llista de Factures pendents/Càrrecs d'extracte a la part inferior de la finestra.

3. Indiqueu la data de pagament.

Premeu Tab per moure el cursor al quadre de text Data i escriviu la data correcta en format MM/DD/AA.

4. Introduïu l'import del pagament.

Mou el cursor a la línia Import i escriviu l'import del pagament del client.

5. (Opcional) Especifiqueu la forma de pagament.

Activa el Pmt. Llista desplegable de mètodes i seleccioneu el mètode de pagament.

6. (Opcional) Doneu el número del xec.

Mou el cursor a la línia Ref./No. de comprovació. A continuació, escriviu el número de xec del xec del client. Necessites completar aquest pas? No. Però aquesta informació pot ser útil si vostè o el client després tenen preguntes sobre quins xecs van pagar per quines factures.

7. (Opcional) Afegeix una descripció de nota.

Utilitzeu la descripció del Memo per emmagatzemar una mica d'informació que us ajudarà d'alguna manera. Tingueu en compte que aquest camp s'imprimeix a l'extracte del client.

8. Decidiu com voleu gestionar el pagament.

Els botons d'opció de la cantonada inferior esquerra de la finestra haurien de semblar una mica familiars perquè també apareixen a la finestra Introduïu els rebuts de vendes. Aquestes opcions us permeten designar si voleu agrupar el pagament amb altres fons no dipositats o dipositar-lo directament en un compte.

9. Si el client té algun crèdit pendent, decidiu si els aplica en aquest pagament.

QuickBooks suma els imports de qualsevol dels crèdits existents del client. Poden ser qualsevol cosa, des d'un sobrepagament en una factura anterior fins a un crèdit de devolució o qualsevol altra cosa.

Si voleu aplicar una nota de crèdit a una factura oberta específica, seleccioneu la factura i feu clic al botó Establir crèdits. Quan QuickBooks mostri la pestanya Crèdits del quadre de diàleg Descompte i crèdits, feu clic a la nota de crèdit que voleu aplicar.

10. Identifiqueu quines factures obertes està pagant el client.

Sempre que tingueu seleccionada la preferència Aplica automàticament els pagaments, QuickBooks aplicarà automàticament el pagament a les factures obertes, començant per la factura oberta més antiga. Podeu canviar aquesta aplicació introduint imports a la columna Pagament. Simplement feu clic a l'import del pagament de la factura oberta i introduïu l'import correcte.

Podeu deixar una part del pagament sense aplicar, si voleu. També podeu crear una nota de crèdit per a la part no aplicada del pagament d'un client fent clic al botó Imprimeix nota de crèdit.

Si voleu aplicar el pagament del client a les factures obertes més antigues, feu clic al botó Aplicació automàtica. Si voleu anul·lar l'aplicació dels pagaments que ja heu aplicat a les factures obertes, feu clic al botó Esborra seleccions. Esborra seleccions i Aplicació automàtica són el mateix botó. QuickBooks canvia el nom del botó en funció de si ja heu aplicat els pagaments.

11. Ajustar els descomptes per pagament anticipat, si cal.

Si ofereix condicions de pagament que inclouen un descompte per pagament anticipat, QuickBooks redueix l'import original de la factura oberta (que es mostra a la columna Import. Orig.) pel descompte per pagament anticipat que especifiqueu per calcular l'import ajustat a pagar (que es mostra a la columna Import. Vençut). ).

Per especificar el descompte, seleccioneu la factura oberta que tingui el descompte per pagament anticipat que voleu canviar. A continuació, feu clic al botó Informació de descompte. Amb poca o cap dubte, apareix la pestanya Descompte del quadre de diàleg Descompte i crèdits. Escriviu l'import en dòlars del descompte al quadre de text Import del descompte. A continuació, especifiqueu el compte de despeses que voleu utilitzar per fer un seguiment dels descomptes de pagament anticipat activant la llista desplegable Compte de descompte i seleccionant un dels comptes. (La despesa d'interessos és probablement un bon compte per utilitzar, tret que vulgueu configurar un compte especial de despeses de descomptes anticipats anomenat com ara Descomptes de despeses o Descomptes donats. Després de tot, els descomptes per pagament anticipat equivalen a interessos).

Quan hàgiu acabat, feu clic a D'acord per tornar a la finestra Rebre pagaments.

12. Enregistreu la informació de pagament del client.

Després d'identificar quines factures està pagant el client (l'import no aplicat probablement hauria de mostrar-se com a zero), ja esteu preparat per registrar la informació de pagament del client. Podeu fer-ho fent clic a Desa i nou o Desa i tanca. QuickBooks desa el pagament del client que es mostra a la pantalla. Si feu clic a Desa i nou, QuickBooks mostrarà una finestra de Rebre pagaments buida perquè pugueu introduir un altre pagament.

Podeu tornar als pagaments dels clients que heu registrat anteriorment fent clic al botó Anterior.