QuickBooks Pro i Premier en un entorn multiusuari

No us limiteu a utilitzar només una contrasenya per controlar l'accés al fitxer de dades de QuickBooks. Per configurar usuaris addicionals a QuickBooks Pro i QuickBooks Premier, seguiu aquests passos:

1Seleccioneu l'ordre Empresa → Configura usuaris i contrasenyes → Configura usuaris.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Llista d'usuaris, que identifica tots els usuaris per als quals s'ha configurat l'accés a QuickBooks i que estan connectats actualment al sistema.

2Indiqueu a QuickBooks que voleu afegir un usuari fent clic al botó Afegeix usuari.

QuickBooks mostra el primer quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari.

3Identifiqueu l'usuari i proporcioneu una contrasenya.

Doneu un nom d'usuari a cada usuari per al qual esteu configurant una contrasenya introduint un nom curt, potser el nom de l'usuari, al quadre Nom d'usuari. Després d'identificar l'usuari, introduïu la contrasenya de l'usuari tant al quadre de text Contrasenya com al quadre de text Confirmació de la contrasenya.

4Feu clic a Següent per continuar i, a continuació, indiqueu si voleu limitar l'accés al nou usuari.

Quan QuickBooks mostri el segon quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, indiqueu si voleu limitar l'accés i els drets de l'usuari. Si voleu limitar l'accés i els drets (els drets són simplement les coses que pot fer l'usuari), seleccioneu el botó d'opció Àrees seleccionades de QuickBooks.

Si voleu que l'usuari pugui fer qualsevol cosa, seleccioneu el botó d'opció Totes les àrees de QuickBooks. Si indiqueu que el nou usuari hauria de tenir accés a totes les àrees de QuickBooks, heu acabat de configurar la contrasenya d'usuari. Podeu ometre els passos restants.

5Feu clic a Següent per continuar i, a continuació, descriu l'accés a la informació i les tasques de vendes i comptes per cobrar.

Després de completar el pas 4, QuickBooks mostra el tercer quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari. Aquest és el primer d'una sèrie de quadres de diàleg que us guiaran a través d'una entrevista, fent preguntes detallades sobre quin tipus d'accés hauria de tenir cada usuari a una àrea concreta.

Per exemple, pel que fa a l'activitat de vendes, QuickBooks pregunta sobre l'accés a les transaccions (com ara factures, notes de crèdit i informació de comptes per cobrar). Podeu indicar que l'usuari no hauria de tenir accés seleccionant el botó d'opció Sense accés.

Podeu indicar que l'usuari ha de tenir accés complet seleccionant el botó d'opció Accés complet. Si l'usuari ha de tenir accés parcial, seleccioneu el botó d'opció Accés selectiu i després seleccioneu un dels botons subsidiaris d'Accés selectiu: Crea només transaccions, Crea i imprimeix transaccions o Crea transaccions i crea informes.

6Feu clic a Següent i, a continuació, descriu els drets de compres i comptes per pagar.

Després de completar el pas 5 fent clic a Següent, QuickBooks mostra el quart quadre de diàleg Configura contrasenya i accés d'usuari, que us permet especificar quin accés té aquest nou usuari a les àrees de compres i comptes a pagar. Podeu seleccionar el botó d'opció Sense accés. Podeu seleccionar el botó d'opció Accés complet.

O podeu seleccionar un punt mitjà seleccionant el botó d'opció Accés selectiu i un dels botons subsidiaris Accés selectiu. Les mateixes regles per establir drets i accés que s'apliquen a l'àrea de compres i comptes a pagar s'apliquen a l'àrea de vendes i comptes a cobrar.

7Feu clic a Següent i, a continuació, descriu els drets d'usuari i l'accés restants.

Quan feu clic al botó Següent que es mostra a la part inferior de cada versió del quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, QuickBooks mostra diverses altres versions del quadre de diàleg que fa servir per consultar-vos els drets i l'accés dels usuaris.

Per exemple, després de descriure quins drets són adequats per a l'usuari a l'àrea de compres i comptes per pagar, QuickBooks pregunta sobre l'àrea de xecs i targetes de crèdit. Després pregunta sobre l'àrea d'inventari. A continuació, pregunta sobre la nòmina. A continuació, pregunta sobre activitats de comptabilitat generals i sensibles. Finalment, QuickBooks pregunta sobre l'accés a les capacitats d'informació financera.

8Especifiqueu si l'usuari pot canviar o eliminar transaccions.

Després d'haver trepitjat aproximadament mitja dotzena de versions dels quadres de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari que pregunten sobre àrees específiques de la comptabilitat, QuickBooks mostra la pàgina Canviar o suprimir transaccions del diàleg Configurar la contrasenya i l'accés d'usuari.

La pàgina Canviar o suprimir transaccions us permet indicar que un usuari pot o no canviar les transaccions registrades abans de la data de tancament. En general, voleu limitar les capacitats d'un usuari per canviar o suprimir transaccions.

9Feu clic a Següent i, a continuació, reviseu les vostres decisions de drets.

Quan feu clic a Següent, QuickBooks mostra la versió final del quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari, que identifica els drets d'usuari que heu assignat o permès. Podeu utilitzar aquest quadre de diàleg per revisar els drets que té algú.

Si us adoneu que heu assignat drets incorrectament, feu clic al botó Enrere per tornar a través dels quadres de diàleg a aquell en què heu comès un error. Canvieu l'assignació de drets i feu clic al botó Següent per tornar a la finestra final del quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari.

10Quan acabeu de revisar els drets d'usuari i l'accés, feu clic a Finalitza.

A partir d'aquest moment, el nou usuari podrà utilitzar QuickBooks; tanmateix, els seus drets es limiten al que heu especificat.