QuickBooks 2019 Banca en línia

En aquest article, comencem discutint les funcions de banca en línia i pagament de factures de QuickBooks i després cobrim els serveis d'Intuit PaymentNetwork, que són eines molt interessants per a algunes empreses. També repassem breument alguns dels altres serveis en línia que Intuit ofereix als usuaris de QuickBooks.

El tema de la banca electrònica

Abans de parlar de l'ús dels serveis bancaris i de pagament en línia de QuickBooks, heu de considerar si aquestes funcions tenen sentit per a vosaltres i la vostra empresa. La banca en línia té sentit per a algunes persones, potser fins i tot per a vosaltres. De nou, pot ser més com les aletes d'un Cadillac del '62: genial, però no tan genial.

Aleshores, de què va l'enrenou?

Per a QuickBooks, la banca en línia inclou dues parts: la pròpia banca en línia i el pagament de factures en línia. Bàsicament, la banca en línia us permet transmetre instruccions de transferència del compte al vostre banc i descarregar (recuperar) informació del compte electrònicament mitjançant el vostre ordinador i Internet. El pagament de factures en línia us permet transmetre instruccions de pagament electrònicament. (Bàsicament digueu al vostre banc que escrigui, segelli i envieu per correu un xec perquè no ho hàgiu de fer.)

I això, amic meu, és gairebé tot el que hi ha a la banca en línia.

Un grapat de raons per ser prudent amb la banca en línia

No sé si hauríeu de fer banca en línia, realment, però compartiré algunes idees amb vosaltres. I no és broma, he tingut les meves reserves al llarg dels anys sobre aquesta funció. És segur? És fàcil? És només una altra manera per a una empresa de programari i el meu banc de guanyar més diners amb mi?

Aquí teniu la meva última reflexió sobre el tema: hauríeu d'utilitzar la banca en línia. És segur si no comparteixes el teu número d'identificació personal (PIN) i t'estalvia molt de temps. De fet, la banca en línia hauria de permetre que molts empresaris facin els seus llibres ells mateixos durant uns minuts de feina al final de la setmana.

Dit això, hauria de destacar ràpidament les poques mosques de la pomada, per dir-ho així:

• El vostre banc ha d'utilitzar el servei Intuit. Per utilitzar el servei de banca en línia complet, cal que utilitzeu un banc que s'hagi registrat en aquest servei d'Intuit. Molts, molts grans bancs s'han inscrit. Més bancs s'hi apunten tot el temps, és clar, però alguns encara no ho han fet. Per tant, si el vostre banc no s'ha pujat al carro, és a dir, el carro Intuit, tampoc podeu pujar al carro, almenys no com a membre de ple dret de la banda.

Per saber si el vostre banc ofereix banca en línia, seleccioneu Banca → Fonts bancàries → Institucions financeres participants. Després d'estar connectat a Internet, QuickBooks mostra una llista dels bancs que admeten el gust Intuit de la banca en línia.

• No és totalment sense paper. Tot i que un sistema totalment electrònic sona realment eficient i molt elegant, cal adonar-se que el pagament de factures en línia (un component clau de la banca en línia) sovint no és tan eficaç o astut perquè, per ser sincer, el sistema no és totalment electrònic. .
  "Què …?" estàs preguntant. "Vaig pensar que aquest era el punt". Per bé o per mal, la majoria de les empreses encara estan configurades i encara esperen rebre xecs en paper amb consells sobre remeses. El que passa sovint quan transmets instruccions de pagament és que el banc o el servei de pagament en línia simplement imprimeix un xec per tu. Penseu-hi un minut. Si el banc imprimeix el vostre xec, encara teniu tots els inconvenients d'un xec imprès, inclosos els següents:
  • Encara heu de permetre temps addicional per enviar correu.
  • Encara teniu la possibilitat que el xec es perdi.
  • Encara teniu la possibilitat que el xec s'apliqui malament. En altres paraules, el xec per pagar la vostra factura d'electricitat es podria aplicar al compte del vostre veí.
• Hi ha més possibilitats d'error. A més, tens la complicació addicional de tenir el teu banc, en comptes de tu, que emboti totes aquestes coses.
• (Normalment) no és gratuït. El pitjor de tot és que és probable que el banc cobreixi per aquest servei. I també ho fa Intuit. (Recordeu que els bancs i les empreses de programari pensen que la banca en línia és una manera de guanyar diners.)
• Podeu trobar-vos amb una possible confusió del proveïdor. Rebre pagaments del vostre banc, en lloc de fer-ho directament, pot confondre els vostres proveïdors. La confusió es produeix perquè els xecs que reben es troben agrupats en aquests sobres petits i bonics que s'han d'esquinçar al llarg de la perforació per gairebé tots els costats. I com que no podeu enviar un rebut de remesa amb un pagament en línia, els venedors poden acreditar fàcilment el vostre compte de manera incorrecta, cosa que pot provocar problemes. (La meva companyia elèctrica amenaça regularment amb tallar el gas a la meva oficina perquè, tot i que els meus càrrecs elèctrics i de gas estan inclosos a la mateixa factura, a la companyia elèctrica no li agrada que enviï un xec mitjançant el sistema de pagament de factures en línia de QuickBooks. És necessita dos controls: un per a la factura elèctrica i un altre per a la factura del gas.)

Cal esmentar un altre problema. Quan utilitzeu la banca en línia, creeu un sistema complex sense responsabilitats clares per a la resolució de problemes i el suport tècnic. I això vol dir que quan tens problemes, no sempre pots trucar a algú per demanar ajuda. (No és broma. L'altre dia, un pobre home em va enviar un correu electrònic perquè les seves coses de banca en línia no funcionaven. Intuit va culpar el banc; el banc va culpar el seu maquinari de PC; l'empresa de PC va culpar a Intuit. Aquest tipus té un problema que ningú pot solucionarà o ho resoldrà.) És important entendre-ho, així que permeteu-me que us descriu breument els passos que pot fer un pagament en línia:

Introduïu la transacció a QuickBooks.

Vostè fa (o QuickBooks fa) una connexió a Internet.

QuickBooks utilitza la connexió a Internet per enviar la transacció al banc.

El banc rep la informació de la transacció i normalment crea un xec, que envia per correu electrònic a la persona que està pagant.

La persona que estàs pagant rep el xec (esperes) i acredita el teu compte.

Cinc passos senzills, oi? Mal. Qualsevol d'aquests cinc passos pot anar malament. I si un ho fa, en realitat no feu el pagament ni la transferència, i no sabràs per què:

• Els errors passen. Si QuickBooks o el vostre ordinador té un error, podria dir que heu introduït i transmès una transacció quan en realitat no ho vau fer. Això m'ha passat.
• T'has de connectar. Si la vostra connexió a Internet no funciona o no funciona de manera fiable, no podeu enviar la transacció en línia. He tingut problemes amb la banca en línia a casa a través d'una connexió a Internet per cable mòdem (talls de tempesta) i a la feina quan utilitzava una xarxa i una connexió de fibra òptica (ja sigui una xarxa configurada incorrectament o un maquinari dolent).
• Els bancs són falibles. Si el banc s'enfonsa en imprimir o enviar el xec, per descomptat, el xec no hi arribarà. QuickBooks us permet introduir una adreça de cinc línies en un xec, però el xec imprès pel banc o el servei de pagament en línia només pot tenir quatre línies. Així, QuickBooks només elimina la cinquena línia del bloc d'adreces.

Sempre que es produeixi algun d'aquests problemes, no sabreu què ha anat malament, només que alguna cosa ha anat malament. I seràs responsable de resoldre el problema, encara que sigui culpa del teu banc, Intuit, el teu proveïdor de serveis d'Internet, la companyia telefònica o algú altre.

Donar sentit a la banca en línia

Aleshores, què heu de fer? Permeteu-me fer un suggeriment: si utilitzeu un banc que ofereix banca en línia, seguiu endavant i proveu el servei. Absolutament! No és molt car, possiblement gratuït o (el pitjor dels casos) només uns pocs dòlars al mes. Si després decidiu que no us agrada el servei, sempre podeu tornar a la banca a la manera antiga.

Si utilitzeu un banc que no ofereix serveis de banca en línia i us en fa molt malament, podeu provar el component de pagament de factures en línia de la banca en línia mitjançant el servei de pagament de factures en línia d'Intuit. El pagament de factures en línia és la part on envieu instruccions al vostre banc (si ofereix el servei) o a Intuit per escriure i enviar xecs per a vosaltres. Podeu utilitzar el servei de pagament de factures en línia amb qualsevol compte. En essència, doneu permís a Intuit per deduir automàticament diners del vostre compte per fer pagaments per vosaltres.

Inscripció al servei

Tot el que heu de fer per registrar-vos al servei de banca en línia és triar Banca → Fonts bancàries → Configurar un compte per als serveis en línia. QuickBooks inicia un assistent d'aplicacions en línia que us guiarà pels passos per sol·licitar els serveis de banca en línia. Només cal que seguiu les instruccions a la pantalla i voilà! Això és. Un altre benefici de ser alfabetitzat.

Per començar a transmetre pagaments en línia o fer consultes al compte, heu de completar la sol·licitud i processar-la. Tingueu en compte també que normalment podeu completar la sol·licitud omplint la documentació del vostre banc i entregant-la. És possible que no hàgiu d'utilitzar el procés de sol·licitud en línia.

Realització d'un pagament en línia

Planifiqueu crear i enviar pagaments en línia una bona setmana abans del venciment. Processar la vostra sol·licitud i després imprimir i enviar un xec requereix temps per al servei de pagament de factures en línia, i un xec que envia el vostre banc no passa per correu més ràpid que un xec que envieu vosaltres mateixos. Per tant, no espereu que el pagament de factures en línia us estalviï temps en comparació amb l'enviament de xecs que imprimiu o escriviu a mà.

Després de registrar-se a la banca en línia, fer pagaments és fàcil. Només has de seguir aquests passos:

1. Seleccioneu Banca→Escriure xecs.

També podeu fer clic a la icona Escriure xecs a la pantalla d'inici. Si abans heu escrit xecs amb QuickBooks, probablement reconegueu al vostre vell amic la finestra Escriviu xecs, tal com es mostra.

La finestra Escriviu comprovacions.

2. Feu clic al menú desplegable Compte bancari a la part superior de la finestra i, a continuació, trieu el compte des del qual voleu escriure aquest xec.

Escollir el compte és un pas molt important. Assegureu-vos que esteu accedint al compte correcte abans d'escriure un xec.

3. Marqueu la casella de selecció Paga en línia a la cinta.

Seleccionar aquesta casella de selecció és un altre pas important. Si no seleccioneu aquesta casella de selecció, no esteu fent un pagament en línia; només esteu escrivint un xec habitual que necessiteu imprimir o escriure a mà.

4. Ompliu el xec.

Si el beneficiari apareix en una de les vostres llistes de noms, la funció d'emplenament automàtic omple el nom del beneficiari a la línia Paga a l'ordre de després d'escriure unes quantes lletres. Per al pagament de factures en línia, heu de tenir l'adreça correcta. Si l'adreça està incompleta, QuickBooks us avisa i us demana que la corregiu. Si no heu introduït una transacció per a aquesta persona o grup abans o l'heu afegit a una llista, QuickBooks us demana que afegeixis o configureu ràpidament el nom del beneficiari. Fer això.

Per cert, QuickBooks us fa recopilar més informació sobre qualsevol persona que pagueu amb un pagament en línia.

Introduïu l'import del xec al costat del signe del dòlar i, a continuació, premeu Tabulador. QuickBooks escriu l'import per a vostè a la línia de dòlars.

5. Ompliu les pestanyes Despeses i Partides, si cal.

6. Feu clic al botó Desa i nou o al botó Desa i tanca per acabar d'escriure el xec.

Feu clic a Desa i nou per escriure un altre xec, o feu clic a Desa i tanca si heu acabat d'escriure els xecs de moment. Aquí ho tens. El vostre xec està escrit, registrat al registre de xecs i llest per ser enviat perquè el vostre banc o Intuit pugui imprimir-lo i enviar-lo per correu.

I pensaves que aquestes coses serien difícils, oi?

Les persones que s'han acostumat a Quicken, un producte cosí de QuickBooks, poden voler utilitzar la finestra de registre per fer pagaments en línia. També podeu utilitzar la finestra Registre a QuickBooks, tot i que fer-ho no és tan elegant. Introduïu el pagament de la manera habitual, excepte que escriviu la paraula ENVIAR al quadre de text Número de comprovació.

Transferència electrònica de diners

També podeu transferir diners electrònicament entre comptes bancaris, sempre que els comptes estiguin al mateix banc. (Ambdós comptes, per descomptat, també s'han de configurar per a la banca en línia.) Això és el que heu de fer:

1. Seleccioneu Banca→ Transferència de fons.

Veu la finestra Transferència de fons entre comptes.

2. Al menú desplegable Transferència de fons de, trieu el compte bancari des del qual voleu transferir els diners.

3. Al menú desplegable Transferir fons a, trieu el compte bancari al qual voleu transferir els diners.

4. Seleccioneu el compte que voleu rebre els fons.

5. Marqueu la casella de selecció Transferència de fons en línia.

Si ho feu, QuickBooks indica que voleu fer aquesta transferència electrònicament. (Aquest quadre no apareix si no esteu configurat per a la banca en línia.)

6. Introduïu l'import que voleu transferir al camp Import de la transferència i, a continuació, ompliu el quadre de text Memo.

Algun dia, podeu entrar al registre del compte des del qual esteu transferint diners i us pregunteu on heu transferit aquests diners i per què. Omplir la línia Memo resol aquest petit misteri per endavant.

7. Feu clic a Desa i tanca.

Es registra la transferència. Després de transmetre les instruccions de transferència, la transacció de transferència es publica al vostre compte, potser no immediatament, però tan ràpid com es publica una transferència telefònica o una transferència a un caixer automàtic.

Instruccions canviants

En realitat, QuickBooks no envia ni transmet les vostres instruccions de pagament i transferència fins que ho indiqueu. Aquest petit fet vol dir que podeu canviar o editar les vostres instruccions de pagament (el que introduïu a la finestra Escriure xecs) i les instruccions de transferència (el que introduïu amb la finestra Transferència de fons entre comptes) fins que realment les transmeteu. Editeu els pagaments en línia i les transferències de comptes de la mateixa manera que editeu els pagaments i les transferències de comptes habituals.

Transmissió d'instruccions

Després de descriure els pagaments en línia i les transferències de comptes que voleu que QuickBooks faci, transmeteu aquesta informació al banc. Per fer-ho, seguiu aquests passos:

1. Trieu Banca → Fonts bancàries → Centre de fonts bancàries.

Veu la finestra Feeds bancàries, que identifica el compte bancari amb el qual treballareu.

2. Al menú desplegable Institució financera del panell de la finestra del costat esquerre de la pantalla, trieu el banc al qual esteu transmetent les instruccions de pagament i transferència.

3. Revisa les instruccions de pagament i transferència per darrera vegada.

Fes un últim cop d'ull a la llista Elements per enviar per assegurar-te que les instruccions de pagament i transferència que enviïs siguin correctes. Si teniu preguntes sobre una instrucció concreta, feu-hi clic i després feu clic al botó Edita. Si sabeu que una instrucció de pagament concreta és incorrecta, feu-hi clic i després feu clic al botó Suprimeix.

4. Feu clic al botó Envia/Rebre per transmetre les instruccions de pagament i transferència.

QuickBooks us demana que proporcioneu un PIN en un petit quadre de diàleg. Si esteu transmetent instruccions de pagament i transferència per primera vegada, és probable que QuickBooks us demani que canvieu el PIN. Si no teniu cap transacció per enviar, QuickBooks canvia el nom del botó Rebre transaccions.

5. Revisa les transaccions que t'indiqui el banc.

Després que QuickBooks faci la connexió i envia i rep transaccions, QuickBooks actualitza la informació que es mostra a la finestra del Centre de banca en línia. Podeu obtenir més informació sobre molts dels elements enumerats fent-hi clic. Podeu afegir transaccions que QuickBooks descarregui del banc però que encara no es troben als registres del vostre compte bancari fent clic al botó Afegeix transaccions a QuickBooks, que apareix a la part inferior de la finestra.

6. Feu clic a Tanca.

Ei, quan hagis acabat, ja estàs.

Missatge en una ampolla

Fer tota la vostra banca electrònicament pot ser una mica inquietant quan esteu començant. Què passa si tens una pregunta, per exemple? Tot el que feu és enviar un correu electrònic al banc, preguntant a la gent d'allà qualsevol pregunta que normalment faríeu en una trucada telefònica o a la finestra d'accés. Per fer-ho, seguiu aquests passos:

1. Trieu Banca → Fonts bancàries → Crea missatge de banca en línia.

QuickBooks mostra la finestra de missatges del banc i omple el nom del banc (sempre que utilitzeu els serveis de banca en línia amb un sol banc). Si utilitzeu serveis de banca en línia amb més d'un banc, seleccioneu el nom del banc al qual voleu enviar un missatge al menú desplegable Missatge a

2. Feu clic al quadre de text Assumpte i, a continuació, escriviu una breu descripció de l'assumpte del missatge.

Potser us diré una cosa que ja sabeu, però la majoria dels programes de correu electrònic simplement mostren una llista de missatges que inclou el remitent, l'assumpte del missatge i la data. Per tant, l'assumpte del missatge que utilitzeu és un dels primers fragments d'informació del missatge que veuen els bancs.

3. Seleccioneu el compte en línia del qual parlareu al missatge.

4. Feu clic al quadre de text Missatge i, a continuació, escriviu el vostre missatge.

Aquí estàs pel teu compte.

5. (Opcional) Feu clic al botó Imprimeix per imprimir una còpia del missatge.

6. Feu clic a D'acord.

Quan feu clic a D'acord, afegiu el missatge a la llista de coses que ja podeu enviar la propera vegada que us connecteu al vostre banc.

Altres oportunitats en línia

Intuit ofereix diversos altres serveis en línia de tipus petit negoci als usuaris de QuickBooks. L'empresa també ha contractat un servei de targeta de crèdit comercial, per exemple; podeu sol·licitar aquest servei en línia i després utilitzar-lo en línia per rebre pagaments i fins i tot obtenir autoritzacions de càrrecs. QuickBooks us connecta automàticament al seu servei de màrqueting de cerca en línia. Alguns dels serveis de nòmina de QuickBooks són molt en línia.

Si teniu preguntes sobre l'estat actual d'algun d'aquests productes o serveis, visiteu el lloc web de QuickBooks i cerqueu el nom del servei.