QuickBooks 2015: 10 consells financers per a empresaris

Els propietaris de negocis haurien de tenir un paper actiu en la part financera de l'empresa per prevenir qualsevol intent de malversació o falsificació. Reviseu els vostres estats financers de QuickBooks, estigueu atents a on van els diners i sàpiga qui gestiona les finances. Manteniu el vostre negoci segur i en bon ordre seguint aquests deu consells financers.

Signa tots els teus propis xecs

Això no és un cop contra els comptables. En una petita empresa, però, la gent (especialment els comptables amb càrrec complet) tenen l'oportunitat d'enganyar-vos fàcilment. En signar tots els xecs vostè mateix, manteniu els dits al pols de la vostra sortida d'efectiu. Sí, aquesta pràctica pot ser una molèstia: heu de fer tràmits cada vegada que signeu una pila de xecs, però recordeu l'alternativa.

Per cert, si esteu en una associació, hauríeu de tenir almenys un parell de socis que cosignin els xecs, o almenys els grans xecs.

No signeu un xec de la manera incorrecta

Si signeu molts xecs, és possible que tingueu la temptació d'utilitzar una signatura ràpida i furiosa (inevitablement il·legible). Tot i que gargotejar el teu nom de manera il·legible té molt sentit quan estàs autografiant pilotes de beisbol, no ho facis quan estàs signant xecs. Una signatura clara, especialment una amb un sentit d'estil personal, és distintiva. Una línia ondulada amb una creu i un parell de punts és fàcil de forjar.

Reviseu els xecs cancel·lats abans que ho faci el vostre comptador

Assegureu-vos de revisar els xecs cancel·lats (la imatge del xec que apareix a l'extracte bancari) abans que ningú vegi l'extracte bancari mensual.

Aquesta informació, certament, no es tracta d'afrontar els comptables. Tot i així, el propietari d'un negoci pot determinar si algú està falsificant signatures en xecs només sent el primer a obrir l'extracte bancari i revisant cadascuna de les signatures dels xecs cancel·lats.

Si no examineu els xecs, els empleats sense escrúpols, especialment els comptables que poden actualitzar els registres del compte bancari, poden falsificar la vostra signatura amb impunitat. I no quedaran atrapats si mai sobregiran el compte.

Comproveu la conciliació bancària

Un punt relacionat ràpid: si no sou la persona que fa la conciliació bancària, assegureu-vos de revisar el treball de conciliació realitzat per qui ho fa. (Probablement el vostre comptador?) Aquesta revisió no només significa que un altre parell d'ulls veuen la feina i detecten errors. Aquesta revisió ofereix una oportunitat més per assegurar-vos que no hi ha cap negoci divertit.

I, oh, un altre punt incòmode: no us sentiu inclinat a seguir els dos o tres procediments anteriors? Aleshores, tu, no el banc, pots menjar qualsevol pèrdua de coses com la falsificació.

Trieu un comptador que conegui ordinadors

No us preocupeu, no cal que sol·liciteu una comprovació d'antecedents de l'FBI quan contracteu un comptador. De fet, si utilitzeu QuickBooks, no cal que contracteu persones familiaritzades amb els sistemes de comptabilitat de les petites empreses. Però trobeu gent que sàpiga mantenir un talonari de xecs i treballar amb un ordinador. No haurien de tenir problemes per entendre QuickBooks.

Per descomptat, no vols algú que acaba de caure del camió de naps. Però fins i tot si contracteu algú que va anar a la ciutat amb un, no tindreu gaires problemes per posar-la al dia amb QuickBooks.

Si podeu, busqueu un comptable que conegui la comptabilitat i la nòmina de partida doble

Mentre es tracta de trobar algú que us ajudi amb el treball de QuickBooks, aquí teniu un parell de comentaris sobre les habilitats tècniques del candidat ideal. … Un comptador que conegui la comptabilitat per partida doble és molt útil, encara que per ser justos, aquest coneixement probablement no és essencial.

A més, si podeu, trobeu algú que sàpiga fer la nòmina, i no només les coses de l'impost sobre la nòmina federal, sinó també el negoci estatal de l'impost sobre la nòmina. (Si no trobeu aquest tipus de persona, sàpiga que podeu subcontractar fàcilment la nòmina a un gran servei de nòmines).

Reviseu regularment els vostres estats financers

Produïu i reviseu regularment el compte de pèrdues i guanys que QuickBooks genera sense esforç. Acostuma a revisar el seu balanç amb les seves llistes d'actius i passius. Exploreu i trobeu un altre informe o dos que us ofereixin informació útil sobre els ritmes i les rimes de la vostra empresa. (Per cert, qualsevol error que cometeu apareixerà com a números tontos al vostre balanç.)

Probablement, podeu mantenir un maneig bastant ferm de l'operació mirant dos o tres informes fàcils d'entendre. I mirant regularment aquests estats financers, per exemple, una o dues vegades per setmana, convertirà el vostre sistema de comptabilitat en una eina útil tant per detectar oportunitats temptadores com per evitar trampes perilloses.

Aquí teniu una manera de gestionar els vostres negocis consultant tres informes de QuickBooks:

• Un compte de pèrdues i guanys que compara les xifres de l'any en curs i de l'any anterior fins a la data (per tal que pugueu veure com us va l'any en curs en comparació amb l'any anterior)

• El resum dels comptes a cobrar envellit (perquè pugueu veure quins clients i clients estan vençuts)

• El balanç (per tal que pugueu controlar el vostre efectiu i capital de treball i detectar qualsevol cosa divertida)

Trieu un sistema comptable adequat

Quan utilitzeu QuickBooks, utilitzeu la comptabilitat de caixa o la comptabilitat de meritació. La comptabilitat de caixa està bé quan l'entrada d'efectiu d'una empresa reflecteix les seves vendes i la seva sortida d'efectiu reflecteix les seves despeses. Aquesta situació no és així, però, en moltes empreses. Un constructor contractat d'habitatges unifamiliars, per exemple, pot rebre diners en efectiu (amb préstecs als bancs), però pot no guanyar diners. Alternativament, un propietari d'una casa d'empenyorament que presta diners amb un interès del 22 per cent pot guanyar molts diners, fins i tot si l'efectiu surt del negoci diàriament.

Com a regla general, quan compreu i veneu inventari, la comptabilitat per meritació funciona millor que la comptabilitat per caixa. No obstant això, la comptabilitat de caixa generalment ajorna els impostos sobre la renda.

Si QuickBooks no funciona per a la vostra empresa

QuickBooks és un gran programa de comptabilitat per a petites empreses. Però si QuickBooks no sembla que s'adapti a les vostres necessitats, si, per exemple, necessiteu un programa que funcioni millor per a un fabricant o que inclogui alguna característica especial específica del sector, potser voldreu un dels més complicats (però també més potents). ) paquets de comptabilitat per a petites empreses.

Abans de saltar de QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, assegureu-vos de consultar la versió Enterprise Solutions de QuickBooks, que costa més però que també funciona per a empreses més grans. La versió Enterprise de QuickBooks té un aspecte i funciona gairebé idènticament a les versions "normals". Si coneixeu QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, per tant, ja coneixeu (o sobretot coneixeu) QuickBooks Enterprise.

Si la versió Enterprise de QuickBooks no funciona, potser voldreu parlar amb el vostre comptable sobre paquets específics del sector. (Per exemple, si sou un impressor comercial, és possible que algun venedor hagi desenvolupat un paquet de comptabilitat especial només per a impressores comercials.)

Mantingueu les coses senzilles

Quan gestioneu assumptes financers de petites empreses, manteniu les coses tan senzilles com sigui possible. De fet, mantingueu els vostres assumptes empresarials prou senzills com per saber fàcilment si feu diners i si el negoci és saludable.

Aquest consell sobre la simplicitat pot semblar estrany, però de vegades les persones molt brillants poden crear estructures financeres monstruosament complexes per als seus negocis, com ara arranjaments d'arrendament complicats, estructures corporatives i col·laboracions laberíntiques i acords sofisticats de participació i costos compartits amb altres empreses. Aquests arranjaments financers súper sofisticats no produeixen beneficis si es tenen en compte tots els costos. A més, arranjaments tan complexos gairebé sempre es converteixen en maldecaps de gestió i manteniment de registres.