QuickBooks 2013 Pro i Premier en un entorn multiusuari

QuickBooks Pro i Premier 2013 us permeten configurar diverses contrasenyes per al fitxer de dades de QuickBooks. El que és realment bo d'això és que podeu dir a QuickBooks que permeti que determinats usuaris i contrasenyes només facin certes coses.

El propietari de l'empresa, per exemple, pot tenir una contrasenya que li permeti fer qualsevol cosa. Però un nou empleat de comptabilitat, per exemple, pot tenir una contrasenya que només li permet registrar factures al sistema.

Per configurar usuaris i contrasenyes addicionals a les edicions QuickBooks Pro i QuickBooks Premier 2013, seguiu aquests passos:

Trieu l'ordre Empresa → Configura usuaris i contrasenyes → Configura usuaris.

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Llista d'usuaris. El quadre de diàleg Usuaris i rols identifica tots els usuaris per als quals s'ha configurat l'accés a QuickBooks i els rols que QuickBooks pot ocupar quan s'utilitza QuickBooks. La llista d'usuaris, a la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg, també identifica qui està connectat actualment al sistema.

Digueu a QuickBooks que voleu afegir un usuari fent clic al botó Afegeix usuari.

QuickBooks mostra el primer quadre de diàleg Configura la contrasenya i l'accés d'usuari.

Identifiqueu l'usuari i proporcioneu una contrasenya.

Doneu un nom d'usuari a cada usuari per al qual esteu configurant una contrasenya. Per fer-ho, introduïu un nom curt, potser el nom de l'usuari, al quadre Nom d'usuari. Després d'identificar l'usuari, introduïu la contrasenya de l'usuari tant al quadre de text Contrasenya com al quadre de text Confirmació de la contrasenya.

Identificar els rols de l'usuari.

Utilitzeu el quadre de llista Rols disponibles per seleccionar els rols (o funcions) que ocupa l'usuari. A continuació, afegiu el rol seleccionat a la llista de rols assignats de l'usuari fent clic al botó Afegeix. Per moure una funció d'un usuari, seleccioneu la funció al quadre de llista Rols assignats i, a continuació, feu clic a Elimina.

El quadre Descripció que hi ha a la part inferior del quadre de diàleg Usuari nou descriu la funció amb més detall, inclòs el tipus d'usuari de QuickBooks a qui normalment se li pot assignar la funció seleccionada.

(Opcional) Modifiqueu els rols segons sigui necessari.

Podeu afinar els rols que, amb l'ajuda de QuickBooks, assigneu. Per fer-ho, seleccioneu la pestanya Rols al quadre de diàleg Usuaris i Rols, feu clic al rol que voleu canviar i feu clic al botó Edita. Quan el QuickBooks mostra el quadre de diàleg Edita la funció, seleccioneu una activitat o àrea de comptabilitat de la llista Àrea i activitats i, a continuació, utilitzeu els botons Nivell d'accés a l'àrea per especificar què pot fer un usuari amb la funció seleccionada.

Podeu indicar que l'usuari no hauria de tenir accés seleccionant el botó d'opció Cap. Podeu indicar que l'usuari ha de tenir accés complet seleccionant el botó d'opció Complet. Si l'usuari ha de tenir accés parcial, seleccioneu el botó Parcial i, a continuació, marqueu o desmarqueu segons correspongui les caselles Crea, Modifica, Suprimeix, Imprimeix i Visualitza el saldo. Feu clic a D'acord per desar els canvis i tornar al quadre de diàleg Usuaris i rols.

Podeu veure quin accés té inicialment qualsevol rol seleccionant una de les entrades de la llista Àrea i activitats. QuickBooks utilitza els botons i quadres del nivell d'accés a l'àrea per mostrar la configuració actual de la funció.

(Opcional) Reviseu els vostres permisos d'usuari.

Després de configurar un usuari, hauríeu de revisar (només per anar amb compte) els permisos que heu donat a l'usuari. Per fer-ho, feu clic a la pestanya Llista d'usuaris del quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu l'usuari i, a continuació, feu clic al botó Veure permisos.

Quan QuickBooks mostra el quadre de diàleg Visualitza els permisos (no es mostra), seleccioneu l'usuari i feu clic al botó Mostra per veure la finestra Visualitza els permisos, que mostra una llista molt detallada del que l'usuari pot i no pot fer.

(Opcional) Reviseu les modificacions del vostre rol.

Si feu canvis als permisos d'un rol, probablement també vulgueu revisar aquests canvis. Per fer-ho, feu clic a la pestanya Llista de rols del quadre de diàleg Usuaris i rols, seleccioneu la funció i feu clic al botó Veure permisos. QuickBooks mostra una altra versió del quadre de diàleg Visualitza els permisos que enumera els rols que vostè i QuickBooks heu configurat.

Seleccioneu la funció que voleu revisar i feu clic al botó Visualitza els permisos. QuickBooks mostra una altra versió de la finestra Visualitza els permisos amb una llista detallada del que pot i no pot fer algú amb el rol.

Després d'haver acabat amb la revisió dels permisos d'usuari i rol, feu clic a Tanca per tancar totes les finestres obertes i, a continuació, feu clic al botó Cancel·la o Tanca per tancar els quadres de diàleg oberts.

A partir d'aquest moment, el nou usuari pot utilitzar QuickBooks; tanmateix, els seus drets es limiten al que heu especificat.

Els comptables sovint volen veure els drets que tenen els usuaris concrets. Això és especialment cert si el vostre CPA us audita com a part dels tancaments anuals. (Potser ser auditat si el banc vol estats financers auditats, per exemple.) La finestra Visualitza els permisos de QuickBooks és una manera elegant de veure aquestes dades en línia, i si voleu imprimir una còpia de la informació dels permisos, tot el que heu de fer és feu clic al botó Imprimeix de la finestra.