Planifiqueu el vostre nou sistema QuickBooks 2012

Si enteneu un parell d'elements a grans trets: què fa la comptabilitat i què fan els sistemes de comptabilitat, des del principi, trobareu que el procés de configuració de QuickBooks 2012 té molt més sentit.

Què fa la comptabilitat

Penseu en què fa la comptabilitat. La gent pot discutir sobre els petits detalls, però la majoria estaria d'acord que la comptabilitat fa les quatre coses importants següents:

• Mesura guanys i pèrdues

• Informes sobre la situació financera d'una empresa (els seus actius, passius i patrimoni net)

• Proporciona registres detallats dels actius, passius i comptes de capital del propietari

• Proporciona informació financera als grups d'interès, especialment a la direcció

Què fan els sistemes comptables

Ara feu una ullada breu a quins sistemes de comptabilitat, o almenys a quins sistemes de comptabilitat de petites empreses, solen fer:

• Elaborar estats financers, inclosos comptes de resultats, balanços i altres informes comptables.

• Genereu formularis comercials, inclosos xecs, sou, factures, extractes de clients, etc.

• Manteniu registres detallats dels comptes clau, inclosos efectiu, comptes a cobrar (imports que els clients deuen a una empresa), comptes a pagar (imports que una empresa deu als seus venedors), articles d'inventari, actius fixos, etc.

• Realitzar funcions especialitzades de gestió de la informació. Per exemple, a la indústria editorial, els editors de llibres solen pagar drets d'autor als autors. Per tant, la comptabilitat dels drets d'autor és una tasca que els sistemes de comptabilitat dels editors de llibres solen fer.

Què fa QuickBooks 2012

D'acord, després d'entendre què fa la comptabilitat i què fan normalment els sistemes de comptabilitat, podeu veure amb una certa perspectiva què fa QuickBooks:

• Elabora estats financers

• Genera molts formularis comercials habituals, com ara xecs, xecs de sou, factures de clients, extractes de clients, notes de crèdit i ordres de compra.

• Manté registres detallats d'un grapat de comptes clau: efectiu, comptes a cobrar, comptes a pagar i inventari en una configuració senzilla

QuickBooks fa tres de les quatre coses que esperaries que faci un sistema de comptabilitat. QuickBooks no ofereix material de comptabilitat especialitzat. Per exemple, QuickBooks no comptabilitza els drets d'autor.

El que QuickBooks 2012 no fa

Per tant, QuickBooks fa tres de les quatre coses que fan els sistemes de comptabilitat, però no ho fa tot. QuickBooks és sovint una solució de comptabilitat incompleta. Aneu amb compte, per tant, a l'hora de definir les vostres expectatives. També, normalment, heu d'esbrinar solucions per a alguns dels vostres requisits comptables especials.

QuickBooks ofereix als usuaris i empreses molta flexibilitat. Per tant, tornant a l'exemple anterior, un editor de llibres pot fer gran part del que ha de fer per comptabilitzar els drets d'autor a QuickBooks. Aquest treball de comptabilitat de drets d'autor només requereix una certa quantitat de joc, ja que l'empresa està configurant QuickBooks.

Tanmateix, QuickBooks (o almenys les versions més populars de QuickBooks) pateix un parell de debilitats importants:

• QuickBooks Pro no ofereix una bona manera de gestionar la fabricació d'inventari. Tanmateix, QuickBooks Premier i QuickBooks Enterprise Solutions admeten la comptabilitat de fabricació senzilla. (Aquestes versions de QuickBooks us ajuden a tenir en compte el procés de transformació de matèries primeres en productes acabats).

• Només QuickBooks Enterprise Solutions gestiona la situació d'emmagatzemar inventari en diverses ubicacions. En altres paraules, QuickBooks Pro i QuickBooks Premier simplement mostren, per exemple, que teniu 3.000 ginys. No us permet fer un seguiment del fet que teniu 1.000 ginys al magatzem, 500 ginys a la botiga A i 1.500 ginys a la botiga B.

Malgrat que QuickBooks pot ser una solució incompleta i pot no gestionar l'inventari de la manera que voleu o necessiteu, QuickBooks segueix sent una molt bona solució. El que fa QuickBooks, ho fa molt bé. Penseu en el fet que QuickBooks existirà durant molt de temps.

És molt més probable que un producte de programari de comptabilitat amb 600 usuaris, per exemple, s'interrompi en lloc d'un producte com QuickBooks, que té 4.000.000 de clients.