Per què la comptabilitat de Fiddle-Faddle podria o no ser adequada per al vostre negoci

La majoria de les petites empreses, o almenys aquelles petites empreses on els propietaris encara no estan formats en comptabilitat, han utilitzat el mètode del violí. Els estats financers que segueixen mostren un negoci imaginari de parades de gossos calents. La primera mostra el compte de resultats d'un dia a l'any que opera el negoci imaginari de l'estand de gossos calents, i la segona mostra el balanç de situació a l'inici del primer dia de funcionament.

Una declaració de resultats senzilla per a un lloc de gossos calents

Un balanç senzill per a un lloc de gossos calents

Amb el mètode de comptabilitat fiddle-faddle, calculeu individualment cada número que es mostra a l'estat financer. Per exemple, la xifra d'ingressos de vendes que es mostra a la primera taula és igual a 13.000 dòlars. El mètode de comptabilitat del violí requereix que d'alguna manera obtingueu aquest número d'ingressos de vendes manualment. És possible que pugueu trobar aquest número recordant cadascuna de les vendes que vau fer durant el dia. O, si prepareu factures o rebuts de venda, és possible que pugueu obtenir aquest número afegint totes les vendes individuals. Si teniu una caixa registradora, també podeu trobar aquest número mirant la cinta de la caixa registradora.

Altres números d'ingressos i despeses i els números del balanç es calculen de la mateixa manera bruta. Per exemple, els 1.000 dòlars de despesa de lloguer es calculen recordant l'import que vau pagar per lloguer o mirant al registre del vostre talonari de xecs i trobant el xec que heu escrit per al lloguer.

Alguns dels valors que es mostren en un compte de resultats o en un balanç s'emboliquen , el que significa que es calculen utilitzant altres números de l'estat financer. Per exemple, no cerqueu l'import dels beneficis en cap lloc concret; en canvi, calculeu els beneficis restant les despeses dels ingressos. També podeu, per descomptat, calcular els valors del balanç, com ara els actius totals, el patrimoni del propietari i el passiu total del patrimoni del propietari.

El mètode de comptabilitat del violí funciona raonablement bé per a una empresa molt petita sempre que tingueu un bon talonari de xecs. Per tant, per a una empresa molt petita, és possible que pugueu sortir-vos-en amb aquest enfocament cru i fragmentari de la comptabilitat.

Però, malauradament, el mètode del violí pateix tres debilitats horribles per a una empresa que no té finances súper simples:

• No és prou sistemàtic per ser automatitzat. Un enfocament sistemàtic com la comptabilitat per partida doble es pot automatitzar, com ho fa QuickBooks. Com que l'enfocament del violí no es pot automatitzar, cada vegada que voleu produir estats financers, vosaltres o algun company de feina pobre feu una gran quantitat de treball per recollir els números i totes les dades en brut.

• És molt fàcil perdre detalls. Si coneixeu les categories de despeses d'explotació en què incorre l'empresa, és bastant fàcil mirar el registre de xecs i trobar el xec o els xecs que paguen el lloguer, per exemple. Tanmateix, què passa si també teniu una categoria de despeses de publicitat o una despesa de llicència comercial, o alguna altra categoria fàcil d'oblidar? Si oblides una categoria, perds despeses.

• No permet una comprovació rigorosa d'errors. La comprovació d'errors és important amb els sistemes de comptabilitat i comptabilitat. Amb tots els números i transaccions flotant, els errors s'introdueixen fàcilment al sistema.