Pagament de les obligacions de nòmina a QuickBooks 2016

QuickBooks sap que teniu obligacions de nòmina per pagar. No us equivoqueu: el Gran Germà vol els diners que reteneu de la nòmina d'un empleat per als impostos federals sobre la renda, la Seguretat Social i Medicare. El Gran Germà també vol els impostos sobre la nòmina que deus: els impostos coincidents de la Seguretat Social i de Medicare, els impostos federals d'atur, etc. Així que de tant en tant, heu de pagar a Big Brother les quantitats que deu.

Si reteneu diners dels xecs dels empleats per altres motius (potser per a una assegurança mèdica o estalvis per a la jubilació), aquestes quantitats són obligacions de nòmina que s'han de pagar a les parts corresponents.

Pagar les obligacions fiscals si utilitzeu un servei de nòmina d'àpats complets

Un aclariment ràpid: si utilitzeu un servei de nòmines de menjar complet, com ara el servei ADP o Paychex, les vostres obligacions fiscals federals i la majoria (potser totes) de les vostres obligacions fiscals estatals es paguen com a part del servei. En altres paraules, el servei de nòmines retira diners del vostre compte bancari i els utilitza per pagar a l'agència governamental federal o estatal corresponent.

Assegureu-vos de comprovar quins impostos estatals sobre la nòmina calcula i paga QuickBooks. A l'estat de Washington, QuickBooks no calcularà un parell d'impostos de nòmina estatals, de manera que els haureu de calcular jo mateix (al formulari d'impostos de nòmines estatals) i pagar-los amb un xec.

Pagament de les obligacions fiscals si no utilitzeu el servei de nòmina d'àpats complets

Si no utilitzeu un servei de nòmina d'àpats complets, haureu de pagar vosaltres mateixos les obligacions de nòmina. Per fer-ho, seleccioneu Empleats → Impostos sobre nòmines i passius → Pagar passius programats. Quan QuickBooks mostri la finestra Employee Center: Payroll Center (i la seva llista de nòmines programades i els passius associats), trieu el passiu de nòmina que voleu pagar i feu clic al botó Visualitza/Paga.

QuickBooks escriu el xec i el posa al vostre registre. QuickBooks també dóna al xec la data adequada i el programa perquè aparegui a la finestra de recordatoris en el moment adequat. A més, si esteu inscrit a l'EFTPS en línia, i hauríeu de ser-ho, el xec es crea de la mateixa manera i el número de xec es pot canviar a EFTPS i no imprimir-se realment.

Quan feu els dipòsits de la nòmina? Aquesta pregunta sorgeix sovint. La regla general sobre els dipòsits d'impostos federals dels EUA és la següent: si els vostres impostos sobre la nòmina acumulats són inferiors a 2.500 dòlars durant el trimestre, només podeu pagar aquests impostos amb la vostra declaració 941 trimestral.

Aquesta llei s'anomena regla de minimis. (Entenc que la llei porta el nom de la congressista Dee Minimis.) Si deu més de 2.500 dòlars, entren en joc altres regles especials que determinen si pagueu dipòsits mensuals, bimensuals, setmanals o fins i tot immediatament. L'IRS us indica, per cert, amb quina freqüència se suposa que heu de fer els pagaments.

Si deu una gran quantitat de diners, haureu de dipositar-la gairebé immediatament. Per exemple, si deu 100.000 dòlars o més, haureu de fer el dipòsit de l'impost sobre la nòmina el dia bancari següent. Alguns matisos s'apliquen a aquestes regles, de manera que, tret que no deu molt (i, per tant, podeu recórrer a la regla De Minimis), potser voldreu consultar un assessor fiscal (o trucar a l'IRS).

La regla general a l'hora de processar la nòmina és fer els últims pagaments que processeu els que paguen els vostres dipòsits d'impostos federals i estatals quan arriben. Mai no tindreu problemes de retard en el pagament si seguiu aquest enfocament. També us facilitarà molt la vida quan arribi el moment d'omplir l'annex B del formulari 941, si ho heu de fer.

Per fer un ingrés d'impostos sobre la nòmina, cal que us registreu al sistema de pagament per transferència electrònica de fons del Tresor dels EUA a EFTPS .

Pagar altres obligacions no fiscals

Si pagueu obligacions no fiscals per coses com ara l'assegurança mèdica dels empleats o els estalvis per a la jubilació, no importa si utilitzeu el servei de nòmines el cheapo o un servei de nòmines d'àpats complets, també trieu Empleats → Impostos sobre nòmines i passius → Crear pagaments de responsabilitat personalitzats. (Quan trieu aquesta ordre, haureu d'indicar quins passius voleu pagar.)

Heu de pagar tots els vostres passius de nòmina mitjançant Empleats → Impostos i passius de nòmina → Crea pagaments de responsabilitat personalitzats si voleu que QuickBooks mantingui les vostres obligacions de nòmines. Normalment, la gent només paga aquests passius mitjançant la finestra Escriviu xecs. Això crea un embolic.