Mantenir uns bons controls comptables a QuickBooks 2012

Quan introduïu diversos usuaris del sistema de comptabilitat al vostre QuickBooks 2012, augmenteu la necessitat de controls comptables. En tenir accés al sistema de comptabilitat, els usuaris poden introduir errors inadvertits al sistema de comptabilitat o, malauradament, alguns usuaris poden estafar intencionadament una empresa.

Per aquests motius, algunes de les tècniques de control comptable de QuickBooks per minimitzar els errors no intencionats i minimitzar l'oportunitat de robatori:

• Compareu regularment els recomptes d'inventari físic amb els registres de comptabilitat d'inventaris. L'inventari, malauradament, es redueix. Les persones, de vegades empleats, però sovint pseudoclients, com ara lladres de botigues, robaran inventari.

  Per tant, una de les coses que heu de fer tant per minimitzar les pèrdues d'inventari com per mantenir registres comptables precisos és comparar regularment els recomptes físics del vostre inventari amb el que mostren els vostres registres comptables.

  Una petita botiga de conveniència, per exemple, pot voler comparar l'inventari de tabac diàriament, l'inventari de cervesa i vi setmanalment i tots els altres articles d'inventari de queviures mensualment o anualment. Aquest enfocament per comptar amb freqüència els articles més valuosos i més fàcils de robar aconsegueix dues coses:

  • La reducció de l'inventari s'identifica ràpidament.

  • El propietari de l'empresa pot minimitzar la reducció de l'inventari identificant el tipus d'inventari que es roba més sovint o fins i tot quan es roba l'inventari amb més freqüència.

• Conciliar comptes bancaris. Una cosa que haurien de fer els empresaris és conciliar els seus propis comptes bancaris. Sovint, el robatori dels empleats per part del personal de comptabilitat es produeix quan els empleats descobreixen com escriure xecs al compte bancari de l'empresa que el propietari no veu. Una manera segura de trobar una transacció fictícia i fraudulenta és que el propietari concilii l'extracte bancari.

  Si el propietari concilia l'extracte bancari, pot comparar la comptabilitat del banc del compte amb els registres comptables de QuickBooks de l'empresa. Es poden solucionar qualsevol discrepància òbvia, cosa que significa que els registres comptables de QuickBooks són més precisos. A més, qualsevol transacció sospitosa i escamosa tendeix a fer-se evident quan el propietari de l'empresa mira de prop els xecs.

• Separeu la comptabilitat de la custòdia física sempre que sigui possible. En una petita empresa, és difícil separar sempre la comptabilitat d'alguna activitat de la custòdia física o la responsabilitat física d'aquesta activitat. Per exemple, és difícil separar la comptabilitat de l'inventari de la custòdia física o l'accés a aquest inventari.

  Un empleat de botiga, per exemple, pot ser fàcilment capaç de robar cigarrets i també ajustar els registres d'inventari mitjançant la venda de cigarrets en caixa registradora. No obstant això, sempre que pugueu separar la custòdia física de la comptabilitat, es produeix una comprovació d'errors integrada.

  Podeu demanar ajuda al vostre CPA per idear maneres de separar la custòdia física dels actius de les tasques de comptabilitat i comptabilitat. I realment hauríeu de fer això. Malauradament, el robatori dels empleats és molt comú.

• Capaciteu els empleats en l'ús de QuickBooks. Hauríeu de formar els empleats per utilitzar QuickBooks si teniu una empresa de qualsevol mida per dos motius bàsics:

  • Algú que sàpiga utilitzar QuickBooks és menys probable que cometi errors inadvertits. Per tant, si podeu, té sentit proporcionar ajuda o formació a alguns empleats o ambdues coses. Aquests recursos permeten que les persones utilitzin de manera més còmoda i precisa les funcions de QuickBooks per crear informació financera que us permeti gestionar millor el vostre negoci.

  • Els registres comptables desordenats camuflen el robatori dels empleats. Sovint, una de les coses que veus quan es produeix un robatori d'empleats són els registres comptables realment desordenats. Per tant, la formació no només significa registres comptables més precisos, sinó que també és menys probable que tingueu un entorn propici al robatori o la malversació.

• Tanqueu el fitxer QuickBooks. Si feu un curs de Principis de comptabilitat, aprendràs que el tancament significa un conjunt de procediments de comptabilitat que algú passa per eliminar els comptes d'ingressos i despeses.

  A QuickBooks, tancar significa alguna cosa diferent. Però encara voleu tancar el fitxer QuickBooks per mantenir la integritat de les vostres dades. A continuació us indiquem com: Trieu l'ordre Edita→Preferències, seleccioneu Comptabilitat i, a continuació, la pestanya Preferències de l'empresa i, a continuació, feu clic al botó Data de tancament Establir data/contrasenya. Quan QuickBooks us demani, especifiqueu una "data de tancament" i una contrasenya.

  Després de proporcionar aquesta informació, QuickBooks prohibeix als usuaris o limita els usuaris de canviar o introduir transaccions amb data anterior a la data de tancament. (Només les persones amb la contrasenya poden fer canvis o introduir transaccions amb dates anteriors a la data de tancament).