La funció de fitxer de condensació de QuickBooks 2012

La funció QuickBooks 2015 Condense fa un parell de coses. Primer crea una còpia d'arxiu del fitxer de dades i processa aquest fitxer de dades per permetre que sigui més petit. Per a més detalls, consulteu l'explicació següent:

• L'ordre QuickBooks Condense crea una còpia permanent del fitxer de dades QuickBooks. (Això s'anomena còpia d'arxiu del fitxer.) Una còpia d'arxiu del fitxer de l'empresa equival a una instantània del fitxer de l'empresa tal com existeix en un moment determinat.

  Si més endavant algú té una pregunta, potser el vostre comptador o un auditor federal o estatal, podeu utilitzar la còpia arxivada del fitxer de dades per mostrar com era el fitxer de l'empresa en un moment determinat.

• El procés de condensació del fitxer fa que el fitxer de dades sigui més petit resumint moltes transaccions detallades i tancades antigues utilitzant entrades de diari monstruoses.

Com que aquesta condensació i arxiu poden ser una mica confús, aquí teniu un resum ràpid del que passa exactament quan condenseu el fitxer de l'empresa QuickBooks. Això és el que normalment fa QuickBooks durant el procés:

• Desa una còpia d'arxiu dels fitxers de l'empresa : quan condenseu el fitxer d'empresa de QuickBooks, QuickBooks desa una còpia d'arxiu d'aquest fitxer.

• Elimina les transaccions tancades antigues : com a part del procés Condense, QuickBooks us ofereix l'oportunitat d'eliminar transaccions tancades antigues de la versió actual i de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks.

  Recordeu que l'arxiu crea una còpia arxivada del fitxer de l'empresa QuickBooks. Tanmateix, encara teniu la versió de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks. És aquesta versió actual i de treball del fitxer de l'empresa QuickBooks la que es neteja, o es condensa, mitjançant l'eliminació de transaccions antigues i tancades.

  Les transaccions tancades són transaccions que QuickBooks ja no necessita fer un seguiment detallat. Per exemple, una factura de client antiga, un cop pagada, és una transacció tancada. Un xec antic escrit a algun venedor, després d'haver liquidat el banc, és una transacció tancada.

• Resumeix transaccions tancades antigues : com que les transaccions tancades antigues s'eliminen del fitxer de dades de QuickBooks, la condensació normalment crea entrades de diari mensuals resumides per a les transaccions tancades antigues i col·loca aquestes transaccions resumides a la versió actual i de treball del fitxer de dades de QuickBooks.

  Aquestes entrades de diari mensuals resumides us permeten continuar preparant els estats financers mensuals. Per exemple, tot i que l'arxiu elimina totes les transaccions tancades antigues de, per exemple, gener de 2010, encara podeu produir estats financers mensuals de gener de 2010 el 2013. Per produir estats financers mensuals de gener de 2010, QuickBooks utilitza el resum. entrades mensuals del diari.

• Esborra la pista d'auditoria: un efecte gairebé ocult de la neteja dels fitxers de dades de QuickBooks es refereix a la pista d'auditoria. Si netegeu un fitxer d'empresa i indiqueu que el fitxer de l'empresa s'ha de condensar, QuickBooks esborra la pista d'auditoria abans de la data de "transaccions tancades eliminades el dia o abans".

  En altres paraules, durant el període de temps en què QuickBooks elimina transaccions antigues i tancades, també elimina la pista d'auditoria d'aquestes transaccions.

El procés del fitxer Condense normalment significa crear una còpia del fitxer de dades de QuickBooks que deseu i guardeu en algun lloc i crear una versió reduïda del fitxer de l'empresa en funcionament. L'ordre que utilitzeu per condensar el fitxer d'empresa de QuickBooks, però, també us permet crear fitxers d'empresa gairebé buits.

La majoria de la gent mai hauria d'utilitzar aquesta opció. només hi ha una categoria d'usuaris de QuickBooks que potser vulguin crear fitxers d'empresa gairebé buits. Els CPA i els consultors (que volen reutilitzar un fitxer d'empresa per a una altra unitat de negoci o client) poden voler utilitzar aquesta ordre per crear fitxers de dades de l'empresa que ja tinguin moltes de les llistes configurades.