Importació de dades a MYOB

Sabíeu que podeu importar dades a MYOB des d'altres aplicacions? Per exemple, potser teniu una llista de noms i adreces de clients en un altre lloc del vostre ordinador (potser en un fitxer de Word, un fitxer de base de dades o en Excel) i voleu importar aquesta informació a MYOB. A continuació s'explica com importar els detalls del client o del proveïdor en un obrir i tancar d'ulls.

Organitzar les teves dades

La primera etapa a l'hora d'importar dades és manipular la llista de clients o proveïdors en un format que MYOB pugui entendre.

Si les dades del vostre client o proveïdor es troben actualment en un processador de textos o en una base de dades, proveu d'incloure aquestes dades en un full de càlcul abans d'intentar importar la informació a MYOB.

Per exemple, si les vostres dades s'emmagatzemen en una base de dades com Microsoft Access, normalment podeu desar aquestes dades en un format que es pugui obrir a Excel.

Utilitzant programari de fulls de càlcul com Excel, organitzeu la informació ordenadament en columnes.

Ordena les teves dades de manera que tots els noms s'enumeren un darrere l'altre, totes les adreces s'enumeren una darrere l'altra i així successivament. Amb les adreces, separeu el carrer, la ciutat, l'estat i el codi postal en quatre columnes separades.

Inseriu una fila a la part superior de la llista (si encara no ho heu fet) que etiqueti les columnes.

Per exemple, Nom, Telèfon 1, Telèfon 2, Contacte, etc. Aquesta fila s'anomena fila de capçalera.

Deseu aquest full de càlcul com a fitxer delimitat per tabulacions.

Per exemple, a Excel, aneu al menú Fitxer, feu clic a Desa com i, a continuació, seleccioneu Delimitat per tabulacions com a Tipus de fitxer. El format de fitxer delimitat per tabulacions facilita la lectura del programari MYOB.

Importació de les vostres dades

Ara que tens les teves dades organitzades, ja pots importar aquesta informació a MYOB. Aguanta't, aquí va:

Al menú Fitxer a MYOB, seleccioneu Assistent d' importació/exportació .

Seleccioneu Importa dades i feu clic a Següent.

Seleccioneu Targetes com a tipus de dades i Targetes de client o Targetes de proveïdors com a tipus de Targetes.

Feu clic a Navega, aneu a la carpeta on heu desat les dades i seleccioneu el fitxer que voleu importar. Feu clic a Següent.

Juga amb la configuració i fes clic a Següent.

Les coses es tornen força tècniques en aquest moment. Però mai tinguis por! Digueu a MYOB que les vostres dades estan separades per pestanyes, que la primera línia conté capçaleres, que si ja hi ha dades, voleu actualitzar-les i fer coincidir les targetes amb el cognom. (La captura de pantalla següent mostra com són aquestes configuracions.)

Feu clic a Concordança automàtica per fer que MYOB coincideixi automàticament amb els camps i, a continuació, feu clic a Següent.

Alternativament, podeu fer coincidir els camps manualment ressaltant primer el camp d'importació a l'esquerra i després fent clic al camp d'importació coincident a la dreta. Feu-ho un per un fins que cada camp de l'esquerra coincideixi amb un camp de la dreta.

Quan se us demani, feu una còpia de seguretat del vostre fitxer.

Per què molestar-se a fer una còpia de seguretat? Si realment malmeteu la importació (cosa que de vegades passa la primera vegada), podeu restaurar la còpia de seguretat i començar de nou.

Feu clic a Importa i meravelleu-vos mentre comença la diversió.

De vegades, la importació triga molt de temps, de vegades només uns segons. Tanmateix, la importació s'ha completat quan apareix un missatge agradable per informar-vos del vostre èxit (o fracàs). Si la importació ha fallat, llegiu atentament el missatge!

Resolució de problemes si les coses van malament

Importar els detalls de la targeta al fitxer de l'empresa MYOB hauria de ser fàcil, però molts gremlins poden llançar-vos un missatge d'error. Si rebeu un missatge després d'importar dades que diu que la importació tenia errors o advertències, seguiu la indicació per veure el registre d'errors.

• Si la importació va saltar un registre, vol dir que alguna cosa era tan dolenta que MYOB va ignorar completament aquest client o proveïdor.

• Si rebeu un missatge d'advertència, això significa que s'ha produït un problema menor i que MYOB ha rebutjat una part de les dades d'un client o proveïdor (per exemple, potser MYOB ha afegit el nom del client, però no l'adreça o el número de telèfon).

El registre d'errors mostra una llista de tots els registres que tenen un problema, amb un codi d'error que es mostra al començament de cadascun. Al principi, aquests codis d'error semblen un argot inintel·ligible (l'error -7, per exemple, no significa gaire per als no iniciats). Tanmateix, la part superior d'aquest informe proporciona una llista del que significa cada missatge d'error.

Després d'identificar quins registres no s'han importat correctament i per què, podeu fer un dels dos moviments. Si només es veuen afectades unes poques targetes, obriu el fitxer de l'empresa i arregleu aquestes targetes una per una. D'altra banda, si la major part de la importació no va funcionar, el millor és restaurar la còpia de seguretat, arreglar el fitxer d'importació i tornar-ho a provar.