Gestió de nòmines amb QuickBooks 2003

Si voleu utilitzar QuickBooks per a la nòmina perquè voleu estalviar diners, no us espanteu una mica de paperassa o potser voleu la flexibilitat addicional que comporta fer-ho vosaltres mateixos, us heu d'inscriure a un dels serveis de nòmina de QuickBooks: Servei de nòmina bàsica o servei de nòmina de luxe.

Per registrar-vos a qualsevol dels serveis, prepareu-vos per accedir a Internet. Seguiu aquests passos:

1. Trieu l'ordre Empleats –> Configura la nòmina.

O seleccioneu Empleats a la llista Navegadors i feu clic a la icona Configura la nòmina.

QuickBooks es connecta a Internet i mostra la primera pàgina d'un formulari web de diverses pàgines que us permet configurar el Servei de nòmina bàsica o el Servei de nòmina de luxe.

2. Seguiu les instruccions de la pantalla.

Com és això d'una senzillesa perfecta i indolora?

Abordant els impostos

Necessiteu un parell de coses si voleu fer la nòmina de la manera correcta: un número d'identificació de l'empresari, un número d'identificació de l'empresari estatal si reteneu impostos sobre la renda estatal, un número d'identificació fiscal de l'atur i alguns formularis fiscals W-4.

Obtenció d'un número d'identificació de l'empresari

Per obtenir un número d'identificació de l'empresari, heu de presentar un formulari SS-4 o de sol·licitud de número d'identificació de l'empresari a l'Internal Revenue Service (IRS) perquè pugueu obtenir un número d'identificació de l'empresari. Podeu obtenir aquest formulari a l' IRS o trucant a l'IRS i demanant-ne un.

També podeu sol·licitar i rebre un número d'identificació de l'empresari per telèfon. Tanmateix, encara heu d'omplir el formulari SS-4, de manera que pugueu respondre les preguntes que l'IRS fa durant el breu procés de sol·licitud telefònica. (També heu d'enviar el formulari per correu electrònic o per fax a l'IRS després de tenir la vostra petita conversa telefònica.)

Que els empleats facin la seva part

També heu de fer una altra cosa abans de saber com gestionar tots aquests impostos: heu de fer que cada un dels vostres empleats ompli un formulari W-4 per dir-vos quin estat de presentació utilitzarà i quantes exempcions personals. reclamaré. Endevineu d'on treu els W-4 en blanc? Des del vostre amigable agent de l' IRS o del lloc web de l' IRS .

Pagar als teus empleats

Després de subscriure's al servei de nòmines de QuickBooks, configurar els comptes de nòmina i obtenir un número d'identificació de l'empresari, ja esteu preparat per pagar algú. Aquesta secció us sorprendrà, sobretot si heu estat fent la nòmina manualment. El procés fa que valgui la pena tota la vostra decisió d'utilitzar QuickBooks per fer la vostra nòmina. Així és com:

1. Inicieu el procés de nòmina escollint Empleats –> Pagar empleats.

O seleccioneu Empleats a la llista Navegadors i feu clic a la icona Pagar empleats. Apareix la finestra Selecciona els empleats a pagar. Si no veieu cap nom que cerqueu en aquesta llista, no heu afegit mai l'empleat a la vostra llista d'empleats.

2. Canvieu els paràmetres que vulgueu.

No hauríeu d'utilitzar cap dels quadres i botons de la finestra Selecciona empleats per pagar per canviar la manera com QuickBooks fa la nòmina. Però podeu fer diversos canvis:

• • Si no voleu imprimir xecs (potser els escriviu a mà o simplement utilitzeu QuickBooks per conservar els llibres), deixeu la casella de selecció Per imprimir.

• Confirmeu el compte bancari des del qual es paguen els empleats al quadre de llista desplegable Compte bancari.

• Normalment, voleu deixar seleccionada l'opció Introduïu hores i comprovació de vista prèvia abans de crear, per si de cas. Amb aquesta opció seleccionada, QuickBooks mostra una vista prèvia de resum per a cada xec de pagament que creeu. Si seleccioneu l'altra opció, Crea comprovació sense previsualització amb les quantitats següents i últimes, QuickBooks no us permetrà comprovar primer el seu funcionament: QuickBooks només crea els xecs.

• Establiu adequadament la data de comprovació i les dates de finalització del període de pagament.

3. Seleccioneu els empleats a qui esteu pagant i feu clic al botó Crea.

Si pagueu a tots els empleats de la llista, feu clic al botó Marca-ho tot a la part dreta de la pantalla Selecciona els empleats per pagar. Si necessiteu marcar els empleats individualment, feu clic al costat de cadascun a la columna de l'esquerra, la columna amb la marca de verificació a l'encapçalament. A continuació, feu clic al botó Crea perquè QuickBooks creï versions "esborrany" de cadascun dels xecs de nòmina que necessiteu per als empleats. A continuació, QuickBooks mostra la finestra Vista prèvia del xec de nòmines si heu indicat al pas 2 que voleu previsualitzar els xecs de nòmina. La finestra també mostra l'impost sobre la nòmina i els imports de retenció que QuickBooks ha calculat per a vostè.

4. Ompliu la informació de la nòmina, segons sigui necessari.

A la casella Guanys, empleneu el nombre d'hores que ha treballat la persona i apliqueu aquestes hores a un client o feina, si cal. A la casella Altres articles de nòmina, introduïu comissions, addicions (com ara propis, bonificacions i reemborsaments de despeses), deduccions (com ara quotes sindicals i contribucions 401 (k)) i contribucions de l'empresa (com beneficis d'assegurança o 401 (k)). quantitats coincidents). També podeu canviar l'element de la nòmina o la tarifa o afegir-ne un altre, si ho necessiteu.

Mira això. QuickBooks calcula els impostos de l'empresa i dels empleats i l'import del xec net. Si alguna informació és inexacta, només cal que feu clic a la quantitat i canvieu-la, ja sigui suprimint-la o substituint-la per la informació correcta.

També podeu tenir en compte que QuickBooks manté els totals tant per al xec actual com per a l'any fins a la data.

5. Feu clic al botó Crea per registrar la transacció del xec de pagament.

Després de comprovar tots els xecs de pagament dels empleats, QuickBooks torna al quadre de diàleg Selecciona els empleats a pagar.

6. Imprimeix els xecs.

Podeu imprimir xecs des de la finestra Selecciona els empleats a pagar fent clic al botó Imprimeix els xecs. QuickBooks imprimeix xecs de pagament igual que imprimeix xecs habituals.