El propòsit de la comptabilitat per treballar amb QuickBooks 2012

El més important que cal entendre sobre la comptabilitat per aprofitar al màxim el vostre treball a QuickBooks 2012 és que proporciona informació financera a les parts interessades. Totes les funcions de comptabilitat que es descriuen aquí són realitzades amb habilitat per cadascuna de les versions de QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier i QuickBooks Enterprise.

Els grups d'interès són les persones que fan negocis o interactuen amb una empresa; inclouen gestors, empleats, inversors, bancs, venedors, autoritats governamentals i agències que poden gravar una empresa. Les necessitats d'informació d'aquestes parts interessades determinen què ha de fer un sistema de comptabilitat.

Necessitats d'informació de gestors, inversors i emprenedors

La primera categoria d'interessats inclou els directius, inversors i emprenedors de l'empresa. Aquest grup necessita informació financera per determinar si una empresa està guanyant diners. Aquest grup també vol qualsevol informació que doni una idea de si una empresa està creixent o es contrau i com de sana o malalta està.

Per complir amb les seves obligacions i deures, aquest grup sovint necessita informació detallada. Per exemple, un gerent o empresari pot voler saber quins clients són especialment rendibles o no. Un inversor actiu pot voler saber quines línies de productes creixen o es contrauen.

Un conjunt relacionat de requisits d'informació es refereix al manteniment de registres d'actius i passius. Un actiu és quelcom que posseeix l'empresa, com ara efectiu, inventari o equip. Un passiu és algun deute o obligació que té l'empresa, com ara préstecs bancaris i comptes a pagar.

Òbviament, algú d'una empresa, potser un gerent, un comptador o un comptable, ha de tenir registres molt detallats de la quantitat d'efectiu que l'empresa té als seus comptes bancaris, l'inventari que l'empresa té al seu magatzem o als seus prestatges, i l'equip que l'empresa posseeix i utilitza en les seves operacions.

Algú que treballa en un negoci, gestiona un negoci o inverteix activament en un negoci necessita una bona informació general sobre els assumptes financers de l'empresa i, en molts casos, informació molt detallada sobre actius importants (com l'efectiu) i passius (com ara préstecs bancaris).

Necessitats d'informació dels creditors externs

Una segona categoria d'interessats inclou empreses externes que presten diners a una empresa i agències d'informació de crèdit que proporcionen informació a aquests prestadors. Per exemple, els bancs volen conèixer els assumptes financers i la situació financera d'una empresa abans de prestar diners. El sistema comptable ha de produir la informació financera que requereix un banc per considerar una sol·licitud de préstec.

Quina informació volen els prestadors? Els prestadors volen saber que un negoci és rendible i gaudeix d'un flux d'efectiu positiu. Els beneficis i els fluxos d'efectiu positius permeten a una empresa pagar fàcilment el deute. Un banc o un altre prestador també vol veure actius que es podrien liquidar, en el pitjor dels casos, per pagar un préstec, i també altres deutes que poden representar una reclamació sobre els actius de l'empresa.

Els venedors també solen requerir informació financera d'una empresa. Sovint, un venedor presta diners a una empresa mitjançant l'ampliació de crèdit comercial. El que cal destacar d'això és que els venedors de vegades requereixen una comptabilitat especial.

Per exemple, una de les categories de venedors amb què tracta una empresa com Wiley Publishing, Inc. són els autors. Per tal de pagar a un autor la regalia a la qual té dret, Wiley fa una bona quantitat de treball per calcular els imports de la regalia per unitat i després informa i remet aquests imports als autors.

Altres empreses de vegades tenen requisits d'informació financera similars per als venedors. Els franquiciats (com ara l'home o la dona que posseeix i opera el McDonald's local) paguen una quota de franquícia en funció dels ingressos. Els minoristes poden realitzar una comptabilitat i informes especials per tal de gaudir de bonificacions i incentius dels fabricants dels productes que venen.

Necessitats d'informació de les agències governamentals

Les parts interessades previsibles que requereixen informació financera d'una empresa són les agències governamentals federals i estatals amb jurisdicció sobre l'empresa. Per exemple, totes les empreses dels Estats Units han d'informar sobre els seus ingressos, despeses i beneficis perquè l'empresa pugui calcular correctament l'impost sobre la renda degut al govern federal i després pagar aquest impost.

Les empreses amb empleats també han d'informar al govern federal i estatal sobre els salaris pagats a aquests empleats i pagar impostos sobre la nòmina en funció de mètriques, com ara el nombre d'empleats, els salaris pagats als empleats i les prestacions d'atur reclamades pels empleats anteriors.

Proporcionar aquest tipus d'informació financera a les agències governamentals representa un deure clau del sistema de comptabilitat d'una empresa.

Necessitats d'informació de generació de formularis empresarials

A més dels informes financers descrits als paràgrafs anteriors, els sistemes de comptabilitat solen realitzar una altra tasca clau per a les empreses: produir formularis comercials. Per exemple, un sistema de comptabilitat gairebé sempre produeix els xecs necessaris per pagar als venedors.

A més, un sistema comptable prepara les factures i els xecs de nòmines. Els sistemes de comptabilitat més sofisticats, com els utilitzats per les grans empreses, preparen molts altres formularis comercials, com ara ordres de compra, extractes mensuals de clients, notes de crèdit als clients, rebuts de vendes, etc.