El mètode de comptabilitat Fiddle-Faddle

La feina de preparar els estats financers, anomenada comptabilitat o comptabilitat , requereix un munt de manipulacions amb números o aprendre a utilitzar la comptabilitat per partida doble. Per produir aquests extractes amb un programa de comptabilitat com QuickBooks 2012, heu d'utilitzar la comptabilitat per partida doble.

Podeu construir estats financers mitjançant el mètode del violí. Però el mètode del violí pateix algunes debilitats realment debilitantes. Aquestes debilitats indiquen que necessiteu una eina millor. Concretament, necessiteu comptabilitat per partida doble.

La majoria de les petites empreses, o almenys aquelles petites empreses on els propietaris encara no estan formats en comptabilitat, han utilitzat el mètode del violí. Per exemple, feu una ullada als estats financers que es mostren a les taules següents. La primera taula mostra el compte de resultats d'un dia a l'any que opera el negoci imaginari de parades de gossos calents.

Una declaració de resultats senzilla per a l'estand de gossos calents

La següent taula mostra el balanç de situació a l'inici del primer dia d'operació.

Un balanç senzill per al parador de gossos calents

Amb el mètode de comptabilitat fiddle-faddle, calculeu individualment cada número que es mostra a l'estat financer. Per exemple, la xifra d'ingressos de vendes equival a 13.000 dòlars. El mètode de comptabilitat del violí requereix que d'alguna manera obtingueu aquest número d'ingressos de vendes manualment.

És possible que pugueu trobar aquest número recordant cadascuna de les vendes que vau fer durant el dia. O, si prepareu factures o rebuts de venda, és possible que pugueu obtenir aquest número afegint totes les vendes individuals. Si teniu una caixa registradora, també podeu trobar aquest número mirant la cinta de la caixa registradora.

Altres números d'ingressos i despeses es calculen de la mateixa manera bruta. Per exemple, els 1.000 dòlars de despesa de lloguer es calculen recordant l'import que vau pagar per lloguer o mirant al registre del vostre talonari de xecs i trobant el xec que heu escrit per al lloguer.

Els valors del balanç es produeixen aproximadament de la mateixa manera. Podeu deduir el saldo d'efectiu de 1.000 dòlars, per exemple, mirant el talonari de xecs o, en el pitjor dels casos, l'extracte bancari. Podeu deduir el saldo d'inventari de 3.000 $ afegint els valors dels articles d'inventari individuals. Podeu calcular els imports de la responsabilitat i el patrimoni del propietari de manera similar.

Alguns dels valors que es mostren en un compte de resultats o en un balanç es tapen , és a dir, es calculen mitjançant altres números de l'estat financer. Per exemple, no cerqueu l'import dels beneficis en cap lloc concret; en canvi, calculeu els beneficis restant les despeses dels ingressos. També podeu, per descomptat, calcular els valors del balanç, com ara els actius totals, el patrimoni del propietari i el passiu total del patrimoni del propietari.

El mètode de comptabilitat del violí funciona raonablement bé per a una empresa molt petita sempre que tingueu un bon talonari de xecs. Per tant, per a una empresa molt petita, és possible que pugueu sortir-vos-en amb aquest enfocament cru i fragmentari de la comptabilitat.

Però, malauradament, el mètode del violí pateix tres debilitats horribles per a una empresa que no té finances súper simples:

• No és prou sistemàtic per ser automatitzat. Potser no us importa que l'enfocament del violí no sigui prou sistemàtic per a l'automatització. Un enfocament sistemàtic com la comptabilitat per partida doble es pot automatitzar, com ho fa QuickBooks. Aquesta automatització significa que la tasca de preparar els estats financers requereix potser cinc clics del ratolí.

  Com que l'enfocament del violí no es pot automatitzar, cada vegada que voleu produir estats financers, vosaltres o algun company de feina pobre feu una gran quantitat de treball per recollir els números i totes les dades en brut necessàries per produir informació.

• És molt fàcil perdre detalls. Veieu que el negoci de la parada de gossos calents només comporta tres despeses de funcionament: lloguer, salaris i subministraments. Si coneixeu les categories de despeses d'explotació en què incorre l'empresa, és bastant fàcil mirar el registre de xecs i trobar el xec o els xecs que paguen el lloguer, per exemple.

  Podeu utilitzar un enfocament similar amb els salaris i les despeses de subministraments. Tanmateix, què passa si també teniu una categoria de despeses de publicitat o una despesa de llicència comercial, o alguna altra categoria fàcil d'oblidar? Si oblides una categoria, perds despeses.

• No permet una comprovació rigorosa d'errors. La comprovació d'errors és important amb els sistemes de comptabilitat i comptabilitat. Amb tots els números i transaccions flotant, els errors s'introdueixen fàcilment al sistema.