Creeu una còpia de comptable del fitxer de dades de QuickBooks 2013

QuickBooks 2013 facilita als comptables treballar amb fitxers de dades dels clients. El vostre client crea la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks utilitzant la seva versió de QuickBooks i el fitxer de dades reals i després crea un fitxer que el client us envia (com per correu electrònic o per correu electrònic) o que Intuit, el fabricant de QuickBooks, t'envia.

Això és el que ha de fer el vostre client si el client s'encarregarà d'enviar-vos el fitxer:

Trieu l'ordre Fitxer → Còpia del comptable → Activitats del client → Desa el fitxer.

QuickBooks mostra primer un missatge demanant al client si vol qualsevol dels dos

• Còpia de l'expedient d' un comptable

• Una còpia portàtil o còpia de seguretat del fitxer

També podeu crear una còpia d'un comptable escollint Fitxer→Crea una còpia i després fent clic al botó Còpia del comptable.

Un fitxer portàtil és una còpia real i en directe del fitxer de dades de QuickBooks que s'ha reduït una mica de mida perquè sigui més fàcil de moure (com ara enviant el fitxer per correu electrònic com a fitxer adjunt). Un fitxer de còpia de seguretat és una segona còpia de seguretat del fitxer de QuickBooks que creeu (normalment), de manera que tingueu una còpia del fitxer de dades de QuickBooks en cas que passi alguna cosa dolenta amb el fitxer de dades de QuickBooks original.

Seleccioneu Còpia del comptable.

Feu clic a Següent per continuar.

Especifiqueu una data de divisió.

Quan un client fa clic al botó Següent per continuar amb la creació de la còpia d'un comptable, QuickBooks li demana la data de divisió. Les transaccions anteriors a aquesta data només es poden editar dins de la còpia del comptable. Transaccions que quedaven després d'aquestes dades es pot configurar en tant còpia de el comptador i la còpia de client.

Feu clic a Següent per continuar.

Apareix un altre missatge que indica al client que QuickBooks ha de tancar totes les finestres per crear una còpia de comptable. QuickBooks també pot dir al client que inseriu un disc.

Feu clic a D'acord i inseriu el disc (si cal).

QuickBooks mostra el quadre de diàleg Desa la còpia del comptable.

Anomena la còpia del comptable.

Utilitzeu el quadre Nom del fitxer del quadre de diàleg Desa la còpia del comptable per anomenar la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks. Si cal, el client també pot utilitzar la llista desplegable Desa a per especificar on s'ha de desar la còpia del comptable del fitxer de dades de QuickBooks.

El client ha de recordar on es desa la còpia del fitxer del comptable. Aquest fitxer es lliura al comptable, per correu electrònic o correu electrònic, o en un disc, perquè el comptable el pugui utilitzar.

Creeu el fitxer.

Després que el client anomena la còpia del comptable del fitxer de dades i indiqui, si cal, on s'ha de desar la còpia del comptable, el client fa clic a Desa. A continuació, QuickBooks desa la còpia d'un comptable del fitxer de dades de QuickBooks.

Aquest fitxer de dades és després transmès al comptable pel client . En altres paraules, el client ha d'enviar el fitxer per correu electrònic o per correu electrònic.

El vostre proveïdor de correu electrònic pot limitar la mida dels fitxers adjunts (inclosos els fitxers QuickBooks) que podeu enviar per correu electrònic. Si la mida us molesta, podeu carregar el fitxer de QuickBooks al lloc web d'Intuit seleccionant Fitxer → Còpia del comptable → Activitats del client → Envia al comptable. Llavors, Intuit envia al vostre comptable un missatge amb un enllaç on es pot fer clic que pot utilitzar per agafar el fitxer.

Les còpies comptables fan servir tres tipus de fitxers. El fitxer de transferència del comptador (amb l'extensió de fitxer .qbx) és el que un client crea i li dóna al comptable. La còpia del comptable real (amb l'extensió de fitxer .qba) és amb la qual treballa el comptable després d'obrir el fitxer de transferència del comptable. I, finalment, hi ha el fitxer d'exportació del comptador (amb l'extensió de fitxer .qby).