Creació duna comanda de compra a QuickBooks

Una comanda de compra té un propòsit senzill: li diu a algun venedor que voleu comprar algun article. De fet, una comanda de compra és un contracte de compra.

Moltes petites empreses no utilitzen ordres de compra. Però quan arriben a una mida determinada, moltes empreses decideixen utilitzar-les perquè les comandes de compra es converteixen en registres permanents dels articles que heu demanat. A més, l'ús de comandes de compra sovint formalitza el procés de compra en una empresa. Per exemple, podeu decidir que ningú de la vostra empresa no pot comprar res que costi més de 100 dòlars tret que rebi una comanda de compra. Si només podeu emetre ordres de compra, heu controlat eficaçment les activitats de compra mitjançant aquest procediment.

Per utilitzar QuickBooks per crear comandes de compra, seguiu aquests passos:

1. Digueu a QuickBooks que voleu crear una comanda de compra escollint Proveïdors –> Crea comandes de compra.

QuickBooks mostra la finestra Crea comandes de compra.

Tingueu en compte que si el menú Proveïdors no proporciona una ordre Crea ordres de compra, QuickBooks no sap que voleu crear ordres de compra.

2. Utilitzeu el quadre de llista desplegable del menú Proveïdors per identificar el venedor a qui voleu comprar l'article.

El quadre de llista desplegable Proveïdor enumera cadascun dels venedors de la vostra Llista de proveïdors.

3. (Opcional) Classifica la compra mitjançant el quadre de llista desplegable Classe.

4. (Opcional) Proporcioneu una adreça d'enviament a diferent al quadre de llista desplegable Enviament a.

El quadre de llista desplegable Envia a mostra una llista de tots els vostres clients, venedors i empleats. Seleccioneu l'adreça del vaixell seleccionant un d'aquests altres noms. Després de seleccionar una entrada de la llista Envia a, QuickBooks omple el quadre d'adreça d'enviament amb la informació adequada.

La finestra Crea comandes de compra ofereix alguns botons i caixes estàndard i, amb sort, coneguts: Anterior, Següent, Imprimir, Cercar, Ortografia, Historial i Plantilla.

5. Confirmeu la data de la comanda de compra.

Inicialment, QuickBooks posa la data actual del sistema al quadre Data. Tanmateix, hauríeu de confirmar que la data que QuickBooks introdueix com a data de la comanda de compra és correcta. Aquesta és la data del contracte. Sovint, la data estableix termes contractuals, com ara el nombre de dies en què s'ha d'enviar l'article.

6. Confirmeu el número de la comanda de compra.

El número de comanda de compra, o número de comanda, identifica de manera única el document de comanda de compra. QuickBooks numera seqüencialment les comandes de compra per a vostè i col·loca el número següent a la casella del número de comanda. La conjectura que fa QuickBooks sobre el número de comanda de compra correcte sol ser correcta, però si no és correcta, introduïu el número de substitució.

7. Confirmeu el venedor i envieu la informació.

El bloc Vendor i el Bloc Ship To identifiquen el venedor a qui esteu comprant l'article i l'adreça d'enviament a la qual voleu que el venedor enviï l'enviament. Aquesta informació hauria de ser correcta si la vostra llista de proveïdors està actualitzada i heu utilitzat correctament el quadre de llista desplegable Enviament a per identificar, si cal, una adreça d'enviament a alternativa. No obstant això, confirmeu que la informació que es mostra en aquests dos blocs d'adreces és correcta. Si la informació no és correcta, per descomptat, arregleu-la. Podeu editar la informació del bloc d'adreces seleccionant la informació incorrecta i després tornant a escriure la que s'hagi de mostrar.

8. Descriu cada article que vulguis demanar.

Utilitzeu les columnes de la finestra Crea comandes de compra per descriure amb detall cada article que voleu demanar com a part de la compra. Cada element va a la seva pròpia fila. Per descriure un article que voleu comprar al venedor, proporcioneu la informació següent:

• Article: la columna Article us permet registrar el número d'article únic de l'article que voleu comprar. Recordeu que els elements s'han d'introduir o descriure a la llista d'elements. El més important que heu de saber sobre la llista d'articles és que qualsevol cosa que vulgueu mostrar a la factura, o, per tant, a una comanda de compra, s'ha de descriure al fitxer de l'article.

• Descripció: la columna Descripció mostra la descripció de l'element que seleccioneu. També podeu editar el camp Descripció perquè tingui sentit per als clients o venedors.

• Qty: La columna Qty us permet identificar la quantitat de l'article que voleu. Introduïu el nombre d'elements que voleu en aquest camp, òbviament.

• Tarifa: la columna Tarifa us permet introduir el preu per unitat o tarifa per unitat de l'article. Tingueu en compte que QuickBooks utilitza diferents etiquetes per a aquesta columna en funció del tipus d'empresa que hàgiu configurat.

• Client: la columna Client us permet identificar el client per al qual s'està comprant l'article.

• Import: la columna Import mostra el total gastat per a l'element. QuickBooks us calcularà l'import multiplicant la quantitat per la tarifa (o preu). També podeu editar l'import de la columna. En aquest cas, QuickBooks ajusta la tarifa (o preu) de manera que la quantitat per la tarifa sempre sigui igual a la quantitat.

Heu d'introduir una descripció de cada article que s'ha d'incloure a la comanda de compra. Això vol dir, per exemple, que si voleu demanar sis articles a un venedor, la vostra comanda de compra hauria d'incloure sis línies d'informació.

9. Imprimeix la comanda de compra.

Voleu imprimir l'ordre de compra. L'objectiu d'enregistrar una comanda de compra a QuickBooks és crear un registre formal d'una compra. Gairebé sempre voldreu transmetre aquesta comanda de compra al venedor. L'ordre de compra indica al venedor exactament què voleu comprar i el preu que esteu disposat a pagar. Per imprimir l'ordre de compra, podeu fer clic al botó Imprimeix. També podeu imprimir comandes de compra més endavant en un lot; per fer-ho, deseu totes les comandes de compra que vulgueu crear i, a continuació, trieu l'ordre Fitxer –> Imprimeix formularis –> Comandes de compra.

10. Deseu l'ordre de compra.

Per desar la comanda de compra, feu clic al botó Desa i tanca o al botó Desa i nou. Si feu clic al botó Desa i nou, QuickBooks desa aquesta comanda de compra i torna a mostrar una versió buida de la finestra Crea comandes de compra perquè pugueu gravar una altra comanda de compra.