Creació dentrades de temps facturable a QuickBooks Online

Els vostres empleats poden treballar directament per a vosaltres en les activitats necessàries per gestionar la vostra empresa (com ara preparar factures de clients o introduir informació comptable a QuickBooks Online) i també poden realitzar tasques directament relacionades amb els vostres clients. En aquest últim cas, és possible que vulgueu fer un seguiment del temps que els empleats dediquen a projectes relacionats amb els clients i després facturar als vostres clients pel temps dels vostres empleats.

Per fer un seguiment del temps, utilitzeu la finestra Activitat temporal o la finestra Full de temps setmanal; independentment de la finestra que utilitzeu, QBO fa un seguiment de l'hora introduïda i, quan prepareu una factura per a un client per al qual s'ha registrat el temps, QBO us demana que afegiu l'hora a la factura.

Aprendràs a introduir l'hora utilitzant tant la finestra Activitat de temps com la finestra Full de temps setmanal, i veuràs com QBO us demana que inclogueu el temps facturable a la factura d'un client. Tingueu en compte que una entrada de temps que podeu tornar a facturar a un client s'anomena, intel·ligentment, temps facturable.

Entrar en una sola activitat temporal

Obriu la finestra Activitat temporal utilitzant el menú Crea signe més (+) a la part superior de QBO. Seguiu aquests passos:

Feu clic al botó Crea el signe més (+) per obrir el menú Crea.

A la columna Empleats, feu clic a Activitat única.

QBO mostra la finestra Activitat temporal.

A la llista Nom, seleccioneu l'empleat o el proveïdor que ha realitzat la feina.

Introduïu la data de realització del treball.

A la llista Client, seleccioneu el client per al qual s'ha realitzat el treball.

A la llista Servei, seleccioneu el servei que s'ha realitzat.

Marqueu la casella Facturable, que canvia a la casella Facturar a, i proporcioneu una tarifa per hora.

Si el treball realitzat està subjecte a impostos, marqueu la casella Impost.

Al quadre Temps, introduïu la quantitat de temps dedicat a aquesta activitat.

Podeu introduir les hores d'inici i de finalització, inclosa qualsevol hora de pausa, marcant la casella Introduïu les hores d'inici i de finalització; QBO calcula el temps dedicat i el mostra a sota del quadre Descripció.

Introduïu una descripció de l'obra que apareixerà, per defecte, en una factura.

Podeu canviar la descripció després d'afegir l'entrada d'hora a la factura.

Feu clic a Desa per desar l'entrada o Desa i nou per introduir una altra activitat temporal.

Si feu clic a la fletxa al costat de Desa i nou, podeu triar Desa i tanca.

La finestra Activitat de temps.

Ús d'un full de temps per registrar el temps

Si preferiu introduir l'hora en un format de quadrícula que mostri els dies i les dates d'una setmana, el full de temps setmanal és per a vosaltres. Per introduir l'hora mitjançant aquesta finestra, seguiu aquests passos:

Feu clic al botó Crea (el signe més (+)) per obrir el menú Crea.

A la columna Empleats, feu clic a Full de temps setmanal.

Seleccioneu el nom de la persona l'hora de la qual esteu gravant.

Seleccioneu la setmana per a la qual voleu gravar el temps.

A la secció Detalls, seleccioneu un nom de client, un article de servei i, si escau, proporcioneu una descripció.

Per tornar a facturar l'hora a un client, marqueu la casella de selecció Facturable i proporcioneu una tarifa per cobrar l'hora.

Omplir el temps treballat el dia corresponent.

Feu clic a Desa, desa i nou, o feu clic a la fletxa al costat de Desa i nou i seleccioneu Desa i tanca.

El full de temps setmanal.

Afegir una despesa facturable a una factura

Podeu afegir entrades de temps facturables a una factura de dues maneres. Per exemple, si visualitzeu la pàgina d'un client, QBO mostrarà una llista de transaccions pendents. A la columna Acció de qualsevol entrada de temps facturable, QBO mostra un botó Inicia la factura que podeu fer clic per iniciar una factura al client i incloure la despesa facturable a la factura. Per veure la pàgina d'un client, feu clic a Client a la barra de navegació i, a continuació, feu clic al nom d'un client.

Però no cal que busqueu entrades de temps facturables. QBO us demana que els afegiu a qualsevol factura que creeu per a un client per al qual hi ha entrades de temps facturables. Inicieu una factura (al menú Crea —el signe més— feu clic a Factura) i seleccioneu un client. Si el client té entrades de temps facturables, apareixeran al panell del costat dret de la pantalla.

Feu clic al botó Afegeix a cada entrada de temps facturable que vulgueu afegir a la factura. O, per afegir totes les entrades, feu clic al botó Afegeix-ho tot a la part superior del panell de la dreta. QBO introdueix la informació de cada entrada de temps facturable en una línia de la factura, emplenant el servei, la descripció, la quantitat, la tarifa i l'import total. Podeu editar qualsevol informació de la línia segons sigui necessari. Ompliu la resta de la factura com ho faríeu amb qualsevol altra factura, afegint altres línies que potser no pertanyin a les entrades de temps.

No oblideu que podeu afegir un subtotal per a les entrades de temps, si ho voleu.