Correcció derrors de factura amb QuickBooks 2005

Utilitzeu el formulari de facturació de QuickBooks per facturar als clients els béns que veneu. Ningú és perfecte, de manera que no cal que us molesteu pels errors que cometeu mentre introduïu informació a les factures. Si ho feu, però, aquí teniu algunes maneres de corregir errors habituals.

Si la factura encara es mostra a la pantalla

Si la factura encara es mostra a la pantalla, només podeu moure el cursor a la casella o el botó que està malament i després corregir l'error. Com que la majoria de la informació que introduïu a la finestra Crear factures és curta i dolça, podeu substituir fàcilment el contingut d'alguns camps escrivint el que ja hi ha. Per començar de nou, només cal que feu clic al botó Esborra. Per desar la factura després d'haver fet els canvis, feu clic a Desa i nou.

Si necessiteu inserir una línia al mig de la factura, feu clic amb el botó dret per mostrar un menú de dreceres i seleccioneu Insereix línia o Suprimeix línia al menú de dreceres que apareix.

Si la factura no es mostra a la pantalla

Si la factura no es mostra a la pantalla però encara no l'heu imprès, podeu utilitzar els botons Següent i Anterior per consultar les factures. Quan arribeu a l'error, només heu de corregir l'error tal com es descriu a la secció anterior. Si cometeu un error en corregir la factura, podeu fer clic al botó Revertir per tornar a la factura desada. El botó Revertir substitueix el botó Esborra quan esteu visualitzant una factura existent, és a dir, una factura que ja heu desat.

Si heu imprès la factura, també podeu fer el tipus de canvi descrit als paràgrafs anteriors. Per exemple, podeu consultar les factures fins que trobeu la (ara impresa) que té l'error. I podeu canviar l'error i tornar a imprimir la factura. És possible que no vulgueu seguir aquesta ruta, però, si ja heu enviat la factura. És possible que vulgueu considerar arreglar la factura emetent una nota de crèdit (si la factura original s'ha cobrat en excés) o una altra factura (si la factura original ha cobrat menys). El motiu pel qual potser voldreu emetre una nota de crèdit o una altra factura és que la vida es fa molt desordenada si vostè o el vostre client teniu diverses còpies de la mateixa factura flotant i causant confusió.

Eliminació d'una factura

També podeu eliminar les factures. Per procediment, eliminar una factura és fàcil. Només heu de mostrar la factura a la finestra Crear factures i triar Edita -> Eliminar factura. Quan QuickBooks us demani que confirmeu l'eliminació, feu clic a Sí. Però primer llegiu el paràgraf següent. És possible que no vulgueu suprimir la factura. . . .

Tot i que suprimir factures és fàcil, no és una cosa que hagueu de fer de manera casual o per diversió. Esborrar una factura està bé si l'acabeu de crear; només l'has vist tu i encara no l'has imprès. En aquest cas, ningú ha de saber que t'has equivocat. És el teu secret. Però la resta del temps, fins i tot si heu creat una factura que no voleu més endavant, hauríeu de conservar una còpia de la factura al sistema QuickBooks. En fer-ho, tens un registre de l'existència de la factura, cosa que fa que sigui més fàcil respondre preguntes més endavant.

"Però com puc corregir els meus llibres si deixo la factura falsa?" demanes. Bona pregunta. Per corregir els vostres registres financers per a la factura que ja no voleu comptar, simplement anul·leu la factura. La factura roman al sistema QuickBooks, però QuickBooks no la compta perquè perd la seva informació de quantitat i quantitat. Bones notícies: anul·lar una factura és tan senzill com suprimir-ne una. Només heu de mostrar la factura a la finestra Crear factures i, a continuació, triar Edita -> Anul·lar factura.